Wij willen meer zonnepanelen in de stad

Praktijkvoorbeeld MVI

De gemeente Amsterdam wil zonnepanelen plaatsen op gemeentelijk vastgoed. Dat deed ze onlangs op zes panden met een sportbestemming. Deze panden worden dankzij zonne-energie een stuk duurzamer.

Bijzonder

Dit is de eerste keer dat de gemeente Amsterdam een Europese aanbesteding heeft gedaan voor het plaatsen en onderhouden van zonnepanelen.

Voordelen

• Met een Europese aanbesteding kun je veel uitgebreidere eisen stellen. Dat verhoogt de kwaliteit van het eindproduct.
• Door Europees aan te besteden leer je meer over de huidige mogelijkheden van de markt.
• Voor een Europese aanbesteding is het noodzakelijk dat je als aanbestedende dienst over de juiste kennis beschikt. Haal desgewenst externe experts in huis.

Nadelen

• Het uitschrijven van een Europese aanbesteding is complex en vraagt veel tijd.

‘Zonnepanelen op gemeentelijk vastgoed is een logische stap bij het verduurzamen van onze stad.’ Aan het woord is Nina van Kranendonk, Programmamanager Sport en Duurzaamheid bij de gemeente Amsterdam. ‘Ze leveren veel op en hebben een goede uitstraling naar het publiek. In 2017 haalde ik samen met mijn afdeling zeven ton aan gemeentemiddelen binnen om op zwembaden en sporthallen zonnepanelen te plaatsen. Toen moesten we op zoek naar een uitvoerende partij. Dus stelde ik een projectteam samen om hiervoor een aanbesteding uit te schrijven.’

Eerste Europese aanbesteding

In het projectteam zaten, naast Van Kranendonk zelf, twee zonne-energie-experts, een halbeheerexpert en een projectmanager. ‘En toen we wisten dat we Europees gingen aanbesteden, voegde ik ook nog een inkoopadviseur toe. Voor onze gemeente was het de eerste keer dat we zonnepanelen Europees aanbesteedden, dus we konden advies goed gebruiken.’

De inkoopadviseur in kwestie was Rende Jan Hop. ‘Ik was net bij de gemeente begonnen toen Nina me bij het team haalde’, vertelt hij. ‘Als je één pand van zonnepanelen voorziet, kun je nog wel voor een onderhandse aanbesteding kiezen. Maar hier ging het over meerdere panden en gingen we de aanbestedingsdrempel over. Daardoor werd Europees aanbesteden verplicht.’

‘Ook als het niet verplicht was geweest, had ik gekozen voor Europees aanbesteden’, zegt Van Kranendonk. ‘Een Europese aanbesteding kost veel tijd en aandacht, bijvoorbeeld voor vooronderzoek, gesprekken met de markt en contractmanagement. Maar daar staat tegenover dat je de markt leert kennen en meer gedetailleerde eisen kan stellen. Dat moet ook wel, want sommige panden zijn kostbare, monumentale gebouwen. Dan wil je wél met een partij werken met de juiste kennis en ervaring.’

Meest rendabele investering

Een belangrijke afweging die het projectteam moest maken, was of de gemeente eigenaar zou worden van de zonnepanelen. ‘Door zonnepanelen aan te kopen, worden ze van jou’, vertelt Hop. ‘Dan sluit je er ook een onderhoudscontract bij af. Maar je kan het plaatsen van zonnepanelen ook als een dienst insteken. Iets waar de gemeente Amsterdam ervaring mee opdoet. In dat geval lease je als gemeente de zonnepanelen en bied je jouw dakruimte aan marktpartijen aan.’ Die plaatsen de zonnepanelen en verkopen de opgeleverde stroom aan jou of aan derden. De panelen blijven in dat geval eigendom van de marktpartij.

‘Wat slim is verschilt per situatie’, aldus Van Kranendonk, die ook benadrukt dat er voor elke aanpak aparte aanbestedingsregels gelden. ‘Maar binnen ons team was de keus snel gemaakt. De sportpanden kunnen alle opgewekte energie direct gebruiken, dus wilden wij de zonnepanelen als levering. Het is dan de meest rendabele investering en het gaat hier wél om gemeenschapsgeld.’

Opbrengstgarantie brengt zekerheid

‘We namen de zonnepanelen niet alleen af, we sloten ook een onderhoudscontract af’, vertelt Hop. ‘Dat was nieuw voor ons. We wilden in eerste instantie een contract voor vijf jaar, met eventuele verlenging. Dit servicecontract was onderdeel van de inschrijving, dus voor een goed plan waren voor deelnemende marktpartijen punten te verdienen.’

Ook nieuw was een opbrengstgarantie. ‘De opbrengst van de panelen was onderdeel van de gunningscriteria – daar kregen inschrijvende partijen punten voor. Daarom zijn leveranciers verplicht ons te rapporteren over de opbrengsten. Er is zelfs een boeteclausule, mocht de beloofde opbrengst structureel niet gehaald worden. Zoiets als dit, zou je in een onderhandse aanbesteding niet kunnen eisen, maar wel bij Europees aanbesteden. Dat is het grote voordeel: de samenwerking is professioneler.’

Financieel haalbaar project

De volledige aanbesteding bestond uit het plaatsen van zonnepanelen op zes panden, verdeeld over drie percelen. Voor elk perceel moesten marktpartijen zich apart inschrijven, vertelt Van Kranendonk. ‘Het eerste perceel is een grote nieuwbouwsporthal in Amsterdam-Oost. Het tweede een perceel met twee sportaccommodaties met kleinere systemen. En het derde was het zogenoemde “monumentenperceel”, met onder andere het Zuiderbad en de Apollohal. Uiteindelijk zijn percelen 1 en 3 gewonnen door zonne-energiesysteembouwer JansZon. Bij perceel 2 waren de zonne-energiespecialisten van Zon&Co de winnaar.

Bij elk pand begonnen we met een uitgebreide analyse van het dak. We stelden voor elk pand een uitgebreid plan op en hielden verscheidene vragenrondes, zodat de markt wist waaraan ze begon. Ook hebben we Subsidie Duurzame Energie (SDE) aangevraagd bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), om het project financieel haalbaar te maken.’

‘Bovendien organiseerden we voor geïnteresseerde marktpartijen een schouw’, zegt Hop. ‘Zo konden ze zelf de staat van de daken inspecteren en inschatten of de klus haalbaar was voor hen of niet. Eén marktpartij schreef zich om die reden niet in voor het monumentenperceel: zij had te weinig ervaring met monumentale panden. Kortom, we waren veel met de markt in gesprek. Zo kwamen we er steeds meer achter wat wel en niet mogelijk was.’

Leerzaam voor alle partijen

Helemaal foutloos verliep het aanbestedingstraject niet. ‘Ondanks dat we de markt intensief begeleidden, vergaten sommige marktpartijen bijvoorbeeld nog steeds formulieren bij het inschrijven’, vertelt Van Kranendonk. ‘Een ander bedrijf leverde voor een perceel een eigen ontwerp in, terwijl we van tevoren hadden aangegeven dat er voor dat specifieke perceel een vaststaand ontwerp was. Dan merk je wel dat de markt nog vrij jong is.’

Doordat de gemeente tijdens het hele traject helder communiceerde over de mogelijkheden, was het voor alle partijen duidelijk waarom gekozen werd voor de winnende partij. Hop: ‘We lieten de verliezende inschrijvers ook weten hoe ze zich kunnen verbeteren voor de volgende aanbesteding. Dat deden we via een uitgebreid gunningsverslag.’

Deelname aan het aanbestedingstraject was niet alleen leerzaam voor de marktpartijen, maar ook voor het projectteam. ‘Zo wisten we aanvankelijk niet zeker wat redelijke prijzen waren’, zegt Van Kranendonk. ‘Nu wel; onze inschatting bleek te kloppen.’ Alle verworven kennis staat in het dossier dat het team heeft opgebouwd. ‘Dit dossier kunnen we bij volgende zonnepanelenaanbestedingen raadplegen’, aldus Van Kranendonk. ‘Wellicht zijn er tegen die tijd andere inschrijvers. Maar ook dan laten we kwaliteit weer de doorslag geven – net als bij deze eerste aanbesteding.’

Geleerde lessen & tips

• ‘Zorg dat je team de juiste samenstelling heeft. Zo hadden wij een werkvoorbereider/halbeheerder in ons team. Die wist alles van de gebouwen waar het om ging. Onmisbare kennis!’
• ‘Is de markt nog onbekend met Europees aanbesteden? Begeleid de partijen dan zoveel mogelijk. Bijvoorbeeld op administratief vlak - maar wel binnen de grenzen van de aanbestedingswet. En wees transparant over de keuzes die je maakt.’
• ‘Door een uitgebreid gunningsverslag te publiceren, kweek je begrip in de markt voor jouw keuzes. Bovendien spoor je partijen ermee aan om bij een volgende aanbesteding weer mee te doen.’

Dossier: Energie