Diversiteit en inclusie bij selectieprocedure Rijkstrainees

Praktijkvoorbeeld Diversiteit & Inclusie

De Rijksoverheid wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Daarom werkt zij samen met een HR adviesbureau dat goede ideeën heeft om de selectie van trainees op een inclusieve wijze vorm te geven. Om de juiste partij te vinden, nam Rijkswaterstaat (als categoriemanagement de opdrachtgever van de aanbesteding) een subgunningscriterium Diversiteit en Inclusie (D&I) mee in de aanbesteding. Ook is D&I als eis (bijzondere uitvoeringsvoorwaarde) opgenomen in het Programma van Eisen.

Bijzonder

• De winnaar van de aanbesteding maakt nu bij de selectieprocedure geen gebruik van een cognitieve capaciteitentest, maar focust op de talenten van individuele kandidaten.
• Het bedrijf heeft een klankbordgroep opgericht die bestaat uit een diverse groep mensen binnen het Rijk, om mee te denken over D&I tijdens de selectieprocedure.  

Geleerde lessen en tips

• ‘Ga met een marktconsultatie na of marktpartijen klaar zijn om met D&I te werken en wat ze jou te bieden hebben.’
• ‘Organiseer sessies over D&I voor je collega’s. Zo kunnen ze meedenken over hoe je het in een aanbesteding mee kan nemen. Er is meer mogelijk dan je denkt.’
• ‘Maak van D&I geen doel op zich, maar herken wel de meerwaarde voor je organisatie.’ 

‘Diversiteit gaat over de verschillen die we tussen mensen kunnen ervaren’, vertelt Marieke van der Aa, Categoriemanager Duurzame Inzetbaarheid Rijksoverheid bij Rijkswaterstaat. ‘Sommige van die verschillen zijn zichtbaar, zoals huidskleur, leeftijd en geslacht. Andere niet, zoals vaardigheden en talenten.’ Om diversiteit mee te nemen in aanbestedingen, hanteert het Rijk de strategie ‘HRM inkopen met sociale impact’. ‘Die passen we onder andere toe bij de aanbesteding van de selectie van Rijkstrainees.’

Als je D&I een plek wilt geven in je organisatie, is het onder meer belangrijk om het voor een divers publiek aantrekkelijk en mogelijk te maken te solliciteren, aldus Van der Aa. ‘Je moet je daarbij niet alleen afvragen hoe toegankelijk je bent, maar ook hoe toegankelijk je overkomt. En hoe je op beide vlakken verbetering kunt doorvoeren. Hoe is je imago op dit vlak? Wat voor uitstraling hebben je wervingscampagnes? Hoe zijn vacatureteksten geschreven? Voor dat laatste kan je bijvoorbeeld schrijvers inhuren die erin gespecialiseerd zijn teksten te maken voor een divers publiek.’

Markt uitdagen

‘Wij wisten dat we D&I een plek wilden geven in de selectieprocedure van de Rijkstraineeprogramma’s, maar niet hoe we dat het beste konden doen’, vertelt Van der Aa’s collega Frank de Boer, Tactisch Inkoopadviseur bij Rijkswaterstaat. ‘Daarom zochten we naar een marktpartij die dat wél zou weten. We daagden de markt uit om met ideeën te komen.’

Het projectteam heeft met 2 manieren de markt gestimuleerd om een invulling aan D&I te geven in deze opdracht. De Boer: ‘In het Programma van Eisen staat dat je als opdrachtnemer uiterlijk een jaar na gunning van de opdracht het Charter Diversiteit in Bedrijf van de Sociaal Economische Raad ondertekent. Deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde verplicht de opdrachtnemer onder andere om jaarlijks te rapporteren over de uitdagingen en voortgang op dit vlak binnen hun eigen organisatie. Daarnaast is D&I als 'subgunningscriterium Kwaliteit' functioneel uitgevraagd. Inschrijvers moesten in een plan van aanpak aangeven hoe ze het selectieproces divers en inclusief zouden maken.’

Via hun plan van aanpak konden inschrijvers zich onderscheiden. ‘Maar we wisten niet hoe groot de verschillen zouden zijn’, vertelt De Boer. ‘D&I is nieuw; we wisten dus niet waar de markt mee zou komen. Daarom besloten we het subgunningscriterium niet té zwaar mee te laten wegen; voor slechts 15 procent. In de toekomst willen we het wel zwaarder meewegen in de beoordeling.’

Positieve reacties

‘Uiteindelijk hadden we 5 inschrijvers, waarvan 3 een 'goed' scoorden op het subgunnningscriterium – een resultaat waar we tevreden over waren. Bovendien reageerde de markt positief. Er is nog wel ruimte voor verbetering, want we hadden geen inschrijving die 'uitstekend' scoorde.’

‘De winnaar van de aanbesteding, Leeuwendaal Advies B.V., heeft verschillende ideeën voor een inclusieve selectie toegepast’, vertelt Van der Aa. ‘Zo focust Leeuwendaal zich op de talenten die elke kandidaat meebrengt en hoe deze van meerwaarde kunnen zijn voor de functie van Rijkstrainee. Er worden alleen valide en 'cultuurfaire' tests ingezet en er wordt geselecteerd op relevante, inclusieve criteria. Ook stelde Leeuwendaal voor een klankbordgroep op te richten, met daarin een diverse groep Rijksmedewerkers die meedenkt en reflecteert op alle stappen in het selectieproces, vanuit een D&I-perspectief. Het contract is begin oktober ingegaan, dus we zijn pas net begonnen.’

Leeuwendaal heeft veel expertise op het gebied van diversiteit en inclusie. Dat het op deze wijze zo prominent werd meegenomen in een aanbesteding, was wel relatief nieuw. Voor de medewerkers van Rijkswaterstaat was D&I eveneens nieuw. Daarom organiseerde Van der Aa met haar collega De Boer een interne kennissessie over het onderwerp. ‘Inspirerend, want onze collega’s gingen direct met ons meedenken over hoe we D&I beter in aanbestedingen kunnen verweven.’ 

Privacy beschermen

Of Leeuwendaals aanpak impact heeft moet nog blijken. ‘D&I laat zich lastig meten en uitdrukken in cijfers’, aldus De Boer. ‘Sommige diversiteitsaspecten, zoals geloofsovertuiging of seksualiteit, zijn bijvoorbeeld niet duidelijk zichtbaar. Ook moet je uit privacyoverwegingen natuurlijk voorzichtig met persoonsgegevens omgaan. Hierover stonden eisen in de aanbesteding en die geven we nu verder vorm samen met Leeuwendaal, bijvoorbeeld door ons te laten adviseren door juristen die gespecialiseerd zijn in privacy.’

Kwalitatief beoordelen hoe het ervoor staat met D&I is veel makkelijker, zegt Van der Aa. ‘We houden aan het einde van het selectieproces een evaluatie om te bepalen of kandidaten gelijke trajectkansen krijgen. Dat doen we aan de hand van rapportcijfers per fase. Dit zijn minder harde cijfers dan KPI’s, maar zegt toch iets over hoe we het doen.’

Organisatie verrijken

‘Omdat D&I zo nieuw is, kan het verstandig zijn om de markt via een marktconsultatie te vragen of zij er al klaar voor zijn’, aldus Van der Aa. ‘Zien zij de meerwaarde van diversiteit? Willen zij inderdaad álle talenten benutten die de arbeidsmarkt biedt? En kunnen zij dit ook?’

Dat benutten van diversiteit kan op allerlei manieren, vult De Boer aan. ‘Kijk naar de inzet van mensen met autisme bij de politie. Zij hebben vaak een groot concentratievermogen en oog voor detail. Dat maakt hen dan bijvoorbeeld goed in het analyseren van filmmateriaal. D&I is dus niet alleen een doel op zich; niet alleen een eis vanuit de morele overtuiging dat iedereen gelijke kansen moet hebben. Het kan je organisatie ook echt verrijken. Juist de verschillende vermogens, perspectieven en invalshoeken van medewerkers helpen je vooruit.’