Samen naar een schaalbare inkoopstrategie

In de asfaltindustrie zien veel organisaties kansen om te verduurzamen. Dat geldt voor zowel bedrijven als publieke opdrachtgevers. En hoe meer de wensen van de opdrachtgevers op één lijn zitten, hoe sneller bedrijven daarop in kunnen spelen. Verduurzaming wordt zo gerichter en effectiever. Vandaar dat Rijkswaterstaat de krachten bundelde met de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland, Overijssel en Gelderland. Samen vormden ze een Buyer Group: een groep publieke opdrachtgevers die één lijn trekt in de wijze van inkopen en aanbesteden in een bepaalde categorie.

Focus op duurzaamheid

Sara Rademaker, wier bedrijf Circulair Support advies geeft over duurzaam en circulair opdrachtgeverschap, stuurde de Buyer Group aan. ‘De 5 publieke opdrachtgevers hadden in deze sector al hetzelfde algemene doel: verduurzaming van de wegverharding. Bovendien wilden ze allemaal innovatie stimuleren. Als Buyer Group stelden ze nu ook een gezamenlijke strategie op om de wijze van uitvraag bij de aanbesteding meer op één lijn te brengen.’

‘Waar we voorheen verschillende focuspunten hadden – de één bijvoorbeeld een lange levensduur van asfalt, de ander lage CO2-uitstoot – kwamen we nu tot dezelfde marktvisie’, vertelt Chris van Schalm, duurzaamheidsadviseur bij Rijkswaterstaat en deelnemer van de werkgroep. ‘Hiermee worden aanbestedingen aantrekkelijker voor asfaltproducenten. Zij investeren nu eenmaal eerder in een innovatie als zij daar een duidelijk focuspunt voor aangereikt krijgen én als ze die innovatie bij meerdere publieke opdrachtgevers kunnen toepassen. Hun return on investment is dan groter.’

Route voor aanbesteden

‘De buyer group-leden deelden in de overleggen ervaringen, praktijkvoorbeelden en visies. ‘Op basis daarvan hebben ze een gemeenschappelijke, gestandaardiseerde, schaalbare manier van aanbesteden vastgelegd,’ zegt Rademaker. Van Schalm benadrukt dat de 5 buyer group-leden al vanaf het begin grotendeels op één lijn zaten. ‘Allemaal wilden we de klimaatdoelen voor 2030 een stap dichterbij brengen. Daarvoor streefden we naar een zo duurzaam en circulair mogelijke wegverharding.’ Rademaker vult aan: ‘In de overleggen ging het dus niet zozeer over de richting, als wel over de route. Die route verschilde per organisatie, maar is in de nieuwe strategie voor iedereen dezelfde.’

Verschillen in methodes

De Milieukostenindicator (MKI) speelt een belangrijke rol in de gedeelde aanbestedingsaanpak. Rademaker: ‘De Milieukostenindicator vat alle milieueffecten van een project samen in één score of “waarde”, uitgedrukt in euro’s. Inschrijvers voor aanbestedingen op het gebied van wegverharding berekenen welke MKI-waarde hun voorgestelde aanpak oplevert. Daardoor zijn inschrijvingen veel beter met elkaar te vergelijken op het gebied van duurzaamheid.’ Ook moeten inschrijvers aangeven hoe circulair hun methode is. Anders gezegd: in hoeverre zijn de producten die zij nu toepassen later volledig herbruikbaar binnen de asfaltketen?

‘Verder ligt er niet veel vast voor inschrijvers’, benadrukt Van Schalm. ‘We willen bedrijven niet tot in detail vertellen hoe ze wegverharding moeten aanpakken. Hun voorgestelde methodes mogen dus heel verschillend zijn. Daarmee kunnen ze ook beter inspelen op verschillende contexten én laten we ruimte voor innovatieve oplossingen.’

Meerdere contractvormen

De Buyer Group heeft zich niet vastgelegd op één contractvorm; er zijn verschillende soorten contractvormen mogelijk. ‘Welke vorm het beste past hangt onder meer af van de methode en de specifieke omstandigheden. Waar veel publieke organisatie zoekende zijn in hun manier van uitvragen, helpt onze strategie hun met de gebundelde ervaringen,’ aldus Van Schalm.

‘De aanbestedingsaanpak van de Buyer Group stimuleert het uitvragen van innovatie bij marktpartijen’, zegt Rademaker. ‘Daarbij hebben we onderscheid gemaakt tussen functionele aanbestedingen – welk resultaat wil je behalen – en technische aanbestedingen – waar de invulling al meer sturend en gedetailleerder is. Met technische aanbestedingen is er vaak weinig ruimte voor innovaties. Toch hebben we voor beide varianten verschillende een aanpakken weten op te stellen die duurzaamheid, circulariteit en innovaties zo veel mogelijk stimuleren.’

Van Schalm: ‘Innovatie is noodzakelijk om te verduurzamen. Net als samenwerking. Door de krachten te bundelen leren we als opdrachtgevers van elkaars ervaringen en kunnen we makkelijker opschalen.’ De ontwikkelde aanpak van de Buyer Group is ook beschikbaar voor andere partijen. ‘Diverse decentrale overheden hebben ons al gevraagd of ze onze strategie mogen inzien en gebruiken. Wij delen onze aanpak graag, want hoe meer partijen haar gebruiken, hoe groter de impact.’ Rademaker: ‘We wachten daarbij niet tot anderen ons om onze strategie vragen. We delen die ook actief. En we krijgen graag feedback, horen graag andere visies; daar stellen we ons voor open.’

Makkelijk toepasbaar

‘Overheden zullen de strategie prima kunnen gebruiken’, verwacht Van Schalm. ‘Misschien dat wegverhardingssituaties hier en daar verschillen, maar in onze aanpak werken we met voorbeelden in verschillende situaties. Zo hoeven kleinere organisatie niet bang te zijn dat ze te weinig kennis over contracten hebben. We hebben andere partijen ook zoveel mogelijk meegenomen bij de ontwikkeling van de strategie. We hebben altijd open gecommuniceerd naar andere opdrachtgevers en marktpartijen. Zo hielden we onze aanpak helder en transparant.’ Ook nu de ontwikkelingsfase afgerond is, blijft de Buyer Group andere partijen actief betrekken. Rademaker: ‘Onze werkgroep stellen we open voor partijen van buiten de Buyer Group. Zo leren zij de strategie kennen en ontvangen wij reacties van buitenaf. Dat kan alleen maar helpen bij ons gezamenlijk doel!’

Nu de inkoopstrategie ontwikkeld is, gaat de Buyer Group over tot de implementatie ervan. Rademaker: ‘We selecteren nu projecten waar we de strategie op gaan toepassen. Dan kunnen we écht de impact de aanpak meten.’ Van Schalm: ‘We hebben hoge verwachtingen. We weten wat de markt kan, en wat de publieke organisaties willen. Met een gezamenlijke aanpak komen we nu samen tot innovatieve en duurzame oplossingen voor de wegverharding.’

De buyer groups zijn een initiatief vanuit het Rijk, IPO, VNG en UVW en liggen in het verlengde van de Green Deal Circulair Inkopen en de leernetwerken van 2018 en 2019.