Hoe creëer ik ruimte voor innovatie in contracten?
Antwoord:
In principe kan in elk contract - dat niet volledig technisch gespecificeerd is ingekocht - ruimte worden gecreëerd voor innovatie tijdens de uitvoering van het contract (en ook voor bijvoorbeeld niet-wezenlijke wijzigingen naar aanleiding van nieuwe inzichten, ontwikkelingen, gewijzigde omstandigheden enzovoort).
Proportionele verdeling
Belangrijk is allereerst dat de risico’s proportioneel worden verdeeld tussen aanbieder en publieke organisatie. Stel ook geen hoge boetes of malussen voor bijvoorbeeld het niet tijdig realiseren van de innovatie. Eventueel kunt u de markt voorafgaand aan de innovatiegerichte inkoop consulteren over de risico’s en de verdeling ervan.
Ruimte voor aanpassingen
Daarnaast is het van belang dat een contract tussen aanbieder en publieke organisatie ruimte biedt voor tussentijdse aanpassingen (met wederzijdse goedkeuring). Dit betekent ook dat aanbieder en publieke organisatie met elkaar in overleg moeten treden als de aanbieder bijvoorbeeld een mogelijkheid ziet voor een innovatie of verbetering. Waar nodig kan dat leiden tot aanvullende afspraken mits het niet gaat om een wezenlijke wijziging.
Vooraf kenbaar maken
Om aanbieders voor te bereiden op de flexibiliteit en/of innovatie te bereiken is het aan te raden om dit vooraf kenbaar te maken. Het gaat dan om de onderwerpen waar de opdrachtgever gedurende de contracttermijn over in gesprek wil blijven om een gewenste ontwikkeling in te zetten of door te zetten (bijvoorbeeld het terugdringen van kosten of het uitproberen van een nieuw concept voor een klein deel van de opdracht). Dit vraagt om meer en vooral ook andere betrokkenheid van de contractmanager bij het contract en de aanbieder zonder op de stoel van de aanbieder te gaan zitten. Het doel is niet om strikter toe te zien op de naleving van afspraken en de wijze waarop een eventuele innovatie tot stand komt, maar vooral om als volwaardig gesprekspartner te beschikken over de benodigde informatie om met de aanbieder samen te kunnen werken. Daarnaast kunt u innovatie stimuleren door eventuele winsten die ontstaan door een innovatie te delen.
Aandacht in gunningsmodel
Om (desgewenst) de kans te vergroten dat u een aanbieder krijgt die open staat voor doorontwikkeling tijdens de uitvoering, kunt u in uw gunningsmodel hier aandacht aan besteden. Hoe ontwikkelt de aanbieder zijn dienstverlening doorlopend door? Hoe zet hij innovaties die hij elders ontwikkelt ook in voor uw organisatie? Enzovoort.