Stappenplan risicomanagement bij innovatiegericht inkopen

Als u start met het opzetten van een risicoregister, daarin houdt u minimaal de volgende punten bij:

• beschrijving van het risico
• bijschrijving van de oorzaken en de gevolgen
• beoordeling van de kans en impact van de gevolgen
• beschrijving van de gekozen maatregelen en de eventuele gevolgen hiervan

Zo krijgt u een volledig overzicht van de risico’s. En maakt u inzichtelijk hoe  u ermee omgaat.

Bij het identificeren van mogelijke risico’s is het goed om onderscheid te maken tussen oorzaak en gevolgen van een risico. Een voorbeeld hiervan: de oorzaak is bijvoorbeeld dat de brug gesloten is voor renovatie, de gebeurtenis is dat de bouwlocatie onbereikbaar is en de consequentie (zie ook stap 3) is dat de partijen niet aan het werk kunnen en dat het project vertraagt.

Een lijst met mogelijke risico’s gerelateerd aan innovatiegerichte inkoop vindt u op Risico’s bij innovatiegericht inkopen. Bekijk welke in uw geval mogelijk van toepassing zijn. Het is aan te raden om vanuit verschillende perspectieven naar het vraagstuk te kijken die mogelijk een risico kan opleveren. Bespreek deze dus niet alleen intern, maar ook met bijvoorbeeld collega’s vanuit andere disciplines.

Gevolgen beschrijven de impact van een risico op de doelen van het project. Denk bijvoorbeeld aan negatieve publiciteit, een langere leveringstijd, lagere kwaliteit of een hogere prijs van ingekochte producten en diensten. Wat gaat er fout als de gebeurtenis plaatsheeft? Hierover kunt u intern met een groep betrokkenen brainstormen.

Het is lastig om de kans dat een risico zich daadwerkelijk optreed goed in te bepalen. Vaak is hiervoor geen goede (wetenschappelijke) data beschikbaar. Het is daarom vaak beter om in een groep experts een inschatting te maken. U kunt bijvoorbeeld alle betrokkenen vragen eerst een eigen inschatting te maken en deze vervolgens gezamenlijk bespreken. Voor de meeste risico’s is het voldoende om de kans in te delen op een vijfpuntsschaal (heel laag, laag, gemiddeld, hoog, heel hoog). De impact van de gevolgen is vaak beter in te schatten. Ook hier is een inschatting op een vijfpuntsschaal vaak afdoende.

Bepaal de maatregelen die u moet nemen om met de verschillende risico’s om te gaan. Bij het bepalen van de te nemen maatregel  is het van belang een afweging te maken tussen de kosten van de maatregel en de impact. Ofwel: zet u meer, minder of zelfs geen middelen in om een risico te voorkomen? Vuistregels zijn:

• lage kans – lage impact > accepteren
• hoge kans - lage impact > accepteren
• lage kans - hoge impact > neem maatregelen
• hoge kans - hoge impact > vermijden

De geplande maatregelen die u als organisatie neemt, kunnen preventief of reactief zijn of een combinatie hiervan. Naast het vaststellen van maatregelen is het van belang om te bepalen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de maatregelen en het monitoren van een risico. Maatregelen kunnen zijn:

• het inwinnen van meer informatie
• het met een grotere regelmaat controleren van leveranciers
• het spreiden van het risico over meerdere leveranciers
• het vereisen van specifieke ervaring
• het uitvoeren van externe audits
• het afsluiten van verzekeringen
• ​het opstellen van protocollen

Bij het inwinnen van informatie kunt u ook leveranciers betrekken door specifieke risico’s te bespreken in een marktconsultatie of deze onderdeel te laten zijn van een dialoogronde in de concurrentiegerichte dialoog.

De maatregelen die u neemt, hebben zelf ook weer een effect op de kans of de impact van de risico’s. In deze stap schat u de gevolgen hiervan in en bepaalt u de kans en impact van het risico waarbij u de maatregel meeneemt. Daarnaast brengt elke maatregel mogelijk extra risico’s met zich mee of vergroot de kans van een ander risico. Als dit het geval is, spreekt men van een secundair risico.

Stel u maakt zich zorgen over het risico op een verlate levering. Als maatregel kunt u de leverancier hier contractueel aansprakelijk voor stellen. Een secundair risico is dan dat als gevolg van deze aansprakelijkheid de leverancier failliet gaat als het risico zich voltrekt. Hierdoor wordt het product nooit geleverd.

Na deze stap is het risicoregister compleet. Dit is er een momentopname van de risico’s en de verantwoordelijkheden van de betrokkenen beschikbaar.

Als u per risico een verantwoordelijke aanwijst, kunt u kansen en impact periodiek bijwerken. Naarmate het inkoop proces en het innovatietraject vordert kunt u deze risicoanalyse updaten.