Terugkijken: Webinar Onderhandelingsprocedure in de Aanbestedingswet 2012

Weinig toepassing door aanbestedende diensten

De mededingingsprocedure met onderhandeling (verder onderhandelingsprocedure genoemd) wordt door aanbestedende diensten nog maar mondjesmaat toegepast, zo blijkt bij de introductie van het webinar. Van de bijna 5.800 openbare aanbestedingen door aanbestedende diensten in 2019 en 2020 (tot november), werd slechts voor 1% de mededingingsprocedure toegepast. Speciale-sector bedrijven pasten in hetzelfde tijdvak de onderhandelingsprocedure bij 23% van de aanbestedingen toe.

Wanneer onderhandeling wel en niet toepassen?

In 2015 zijn voor aanbestedende diensten de mogelijkheden verruimd om de onderhandelingsprocedure toe te passen. “Samengevat geldt als voorwaarde dat er sprake moet zijn van enige complexiteit,” vertelt Mike Nusteen, bedrijfsjurist bij TenneT TSO B.V. Hij schetst vervolgens in welke gevallen je volgens de wet de onderhandelingsprocedure mag toepassen en hij licht toe wanneer het zinvol is dat te doen. Bijvoorbeeld bij werken waarvoor ook ontwerpen of innovatieve oplossingen gevraagd worden of voor diensten of leveringen waarbij ook aanpassingen nodig zijn. “Dat hoeven geen grote projecten te zijn”, aldus Nusteen.

Inschrijvers op expertise bevragen

Zijn collega Adwin Plinsinga, strategisch inkoper, geeft aan dat keuze voor de onderhandelingsprocedure idealiter volgt uit de inkoopstrategie. “Je zoekt de beste oplossing en dus is het noodzakelijk dat je functioneel uitvraagt, zodat je de expertise van de inschrijvers kunt bevragen.” Hij benadrukt dat er natuurlijk ook regels zijn voor de onderhandeling. “Attendeer je collega’s in het onderhandelingsteam op de grenzen in de onderhandeling, de do’s en don’ts.”

Waarover onderhandelen?

Nusteen benoemt kort de kenmerken van de procedure. Bijvoorbeeld dat je onderhandelt met minimaal 3 partijen. “Maar overweeg om met 4 of 5 partijen de onderhandeling in te gaan, zeker in een markt waar je minder goed in thuis bent.” Ook de langere doorlooptijd komt aan bod. “Die is fors, met 2 of 3 inschrijfrondes. Dat vergt wat van je eigen capaciteit. Maar je haalt ook kwaliteit naar boven als je het goed doet”, benadrukt ook Plinsinga.

Do’s en don’ts

Met de inschrijvers kan over alle aspecten van de voorwaarden van de opdracht worden onderhandeld, behalve over de gunningscriteria en de minimumeisen. De onderhandelingen moeten zijn gericht op verbetering van de inschrijvingen. Verschillende do’s en don’ts bij het onderhandelen komen aan bod.

Inrichten procedure en wat vergt het van de organisatie?

Nusteen neemt in het webinar de stappen van de procedure door, zowel de selectiefase als de gunningsfase, en staat extra stil bij de invulling van de Best and Final Offer (BAFO). “Toepassing van de procedure levert voordelen op, maar vraagt ook meer van de organisatie”, aldus Nusteen. Het vergt een goede voorbereiding en planning, goed waarborgen van de vertrouwelijkheid en een goede verslaglegging. Plinsinga: “Leg strak vast waar je het over gaat hebben, leg deelnemers uit hoe de procedure werkt en notuleer gezamenlijk met de inschrijvers.” Tot slot komen ook de risico’s van de procedure aan bod en hoe u die kunt beperken.

Meer informatie

Mededingingsprocedure met onderhandeling (toelichting procedure en juridische context)
Praktijkvoorbeeld GVB Amsterdam (innoveren met onderhandelingsprocedure)