Terugblik: CoP Digitale Innovaties: onderzoek & ontwikkeling inkopen en innoveren in een open community

Community of Practice Digitale Innovaties

Digitale innovatie biedt in potentie waarde voor publieke organisaties. Het zijn innovaties waarbij digitale technologie een aanzienlijk aandeel heeft, een drijvende kracht is. Dat levert ook veel nieuwe inkoopvraagstukken op. De Community of Practice (CoP) is bedoeld voor innovatiemanagers, programmamanagers, met als centrale vraag: hoe regel je die inkoop? PIANOo organiseert de CoP in opdracht van het ministerie van BZK. De CoP komt bijeen in online sessies. In 2023 vinden de bijeenkomsten om de 2 maanden plaats. Aansluiten kan nog steeds.

“Rijkswaterstaat heeft een apart domein voor de inkoop van kennis”, vertelt strategisch adviseur Sander Knol. “We kopen jaarlijks voor ongeveer 100 miljoen euro kennisontwikkeling in, verdeeld over zo’n 1.100 overeenkomsten.” Naast een externe zoektocht naar nieuwe kennis via bijvoorbeeld marktconsultaties en overleg met andere inkooporganisaties richt het domein zich ook intern op voorlichting over hoe je kennis kunt inkopen.

Geen markt, geen aanbesteding

“Het gaat om kennis waar Rijkswaterstaat niet over beschikt”, zegt jurist Eline Spruit-van Vuurden. “In dat geval is er soms ook geen markt voor, waardoor de beoogde marktwerking uit de Aanbestedingswet niet kan plaatsvinden. Het gaat echter wel om aanbestedingsplichtige opdrachten.” Binnen dit spanningsveld biedt de wet toch ruimte om kennis direct bij één partij in te kopen. “Dit is mogelijk wanneer één opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren, omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Of wanneer je bij een opdracht met een geraamde waarde onder de Europese drempel dit kunt beargumenteren op basis van de Gids Proportionaliteit, als je aannemelijk kunt maken dat slechts één bedrijf de gewenste kennis heeft. Hierbij moet je wel door middel van een objectieve leverancierskeuze kunnen beargumenteren waarom je voor deze opdrachtnemer kiest”

Voorwaarden voor Onderzoek & Ontwikkeling

Daarnaast is er een andere mogelijkheid in het geval de opdracht te classificeren is als Onderzoek & Ontwikkeling, geeft Spruit-van Vuurden aan. “Daarbij kan het gaan om fundamenteel onderzoek, toegepast onderzoek of experimentele ontwikkeling. Fundamenteel onderzoek betreft het wetenschappelijk onderzoek dat gericht is op het verwerven van kennis.  Daarnaast heb je toegepast onderzoek, dat houdt in dat het onderzoek is door proefvinding, dus door testen uit te voeren.” Ter illustratie, dergelijke trajecten zet RWS in om antwoord te krijgen op vraagstukken als hoe beton reageert bij brand in een tunnel. “Want het ene type beton verschilt van het andere soort beton en tunnels kunnen ook weer van elkaar verschillen. Het is dus toegepast onderzoek, waarbij de omstandigheden worden nagebootst.”

Meefinancieren van bedrijfsleven

Toegepast onderzoek moet je in principe aanbesteden tenzij het onder bepaalde CPV-codes valt (die zijn genoemd in artikel 14 van de Europese Richtlijnen 2014/24/EU). Daarnaast geldt dat het bedrijfsleven meefinanciert of dat het resultaat breed toepasbaar is. Spruit-van Vuurden: “Het meefinancieren van het bedrijfsleven kan soms lastig zijn, afhankelijk van de markt. Maar financiering kan ook iets anders zijn dan geldstromen. Zo is bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van materiaal zoals beton ook te waarderen in termen van geld, dus heb je op die manier ook een bepaalde financiering. En de andere voorwaarde – dat het breed toepasbaar is – houdt in dat de baten niet uitsluitend ten behoeve van de activiteiten van de aanbestedende dienst is.”

Verder raadt Spruit-van Vuurden opdrachtgevers aan om vóór het inkooptraject een marktconsultatie of ander onderzoek te doen naar de aanwezige kennis. “Zo weet je of er een markt is. Is die er niet, dan is dit een aanwijzing dat er sprake kan zijn van Onderzoek & Ontwikkeling.”

De specifieke CPV-codes in artikel 14 van de Europese Richtlijnen 2014/24/EU betreffen:

• 73000000-2  Onderzoek en ontwikkeling, en aanverwante adviezen
• 73100000-3  Onderzoek en experimentele ontwikkeling
• 73110000-6  Uitvoeren van onderzoek
• 73111000-3  Diensten van researchlaboratorium
• 73112000-0  Onderzoek der zee
• 73120000-9  Experimentele ontwikkeling
• 73300000-5  Planning en uitvoering van onderzoek en ontwikkeling
• 73420000-2  Voorbereidende haalbaarheidsstudie en technologische demonstratie
• 73430000-5  Testen en beoordelen

Tips van Eline Spruit-van Vuurden bij het inkopen van onderzoek & ontwikkeling:

• Vraag bij de opdrachtgever goed door: wat wil die, wat houdt de opdracht allemaal in, en waarom wil die dit? Door een opdracht goed te doorgronden maakt het duidelijk of een opdracht wel of niet onder Onderzoek & Ontwikkeling te scharen is.
• Zorg voor een goed opgebouwde, navolgbare onderbouwing voor onderzoek & ontwikkeling. Houd het zo eenduidig mogelijk. Vanuit schrijfvaardigheden is heeft men regelmatig de neiging veel synoniemen te gebruiken, alleen wanneer bij belangrijke termen verschillende bewoording wordt gebruikt, wordt de onderbouwing onduidelijk en dus minder sterk.
• Kijk verder dan alleen jouw specifieke opdracht. Misschien zijn er bij andere afdelingen initiatieven zodat je kunt inhaken op die kennisontwikkeling.
• Schrijf de opdracht niet toe aan één opdrachtnemer, maar gebruik zo objectief mogelijke bewoordingen.
• Zorg dat het management of directie goed meegenomen wordt en daarmee ook de stap durft te zetten om O&O te gebruiken.

Community van 150 organisaties

Naast het inkopen of aanbesteden van onderzoek en ontwikkeling kun je ervoor kiezen om proeftuinen op te zetten om samen met andere organisatie te innoveren. Een succesvol voorbeeld hiervan is DigiShape, een open innovatiecommunity die met data-innovaties en digitalisering de positie van de watersector wil versterken en partijen in hun werk wil ondersteunen. “De kern wordt gevormd door 17 partners: een goede dwarsdoornsnede van de watersector”, zegt Chris Karman, procesbegeleider van DigiShape. “Daaromheen bevindt zich een community van 150 uiteenlopende organisaties.”

Vliegwiel van innovaties

Binnen het netwerk van DigiShape brengen partners ideeën voor innovaties in. “In de community ontstaan vervolgens consortia die de ideeën gezamenlijk in een innovatietraject uitwerken tot een proof of concept dat sectorbreed toegepast kan worden. Het is als een vliegwiel: vanuit DigiShape kan iets los slingeren dat een eigen dynamiek kan ontwikkelen, buiten DigiShape om. We zijn geen stichting en hebben geen zak met geld om zelf programma’s uit te voeren. Deelnemers betalen contributie om gezamenlijke wateropgaven te identificeren en op te pakken. Dat leidt tot digitale, innovatieve oplossingen waar vervolgens de gehele sector allemaal voordeel van heeft.” Vervolgens zou zo’n oplossing via een aanbesteding kunnen worden ingekocht.

Tips van Chris Karman voor een succesvolle open innovatiecommunity:

• Zorg er voor dat een proactief persoon de partners aanjaagt. Want door drukte in de dagelijkse praktijk zal een innovatiecommunity anders minder levendig zijn.
• Organiseer dagen waarop partners elkaar ontmoeten, zoals thematische ontmoetingen of hackathons. Niet alleen om te praten maar ook om acties uit te voeren.
• Leg uit wat een open innovatiecommunity is. Dat je weliswaar betaalt maar toch allemaal profiteert van de innovaties.
• Blijf vernieuwen en teer niet te lang op succes.