Rotterdam maakt sociale impact op basis van data

De gemeenten Rotterdam en Utrecht hebben beiden een Spend Impact Analyse (SIA) gemaakt. Rotterdam heeft, naast de groene MVOI-thema’s, ook social return en ISV meegenomen in haar analyse. Hierdoor is het mogelijk om ook deze thema’s kwantitatief te onderbouwen. Kijkend naar de analyse van de groene thema’s, dan zijn de verschillen tussen de gemeenten klein. Mede daarom is de verwachting dat de inzichten uit deze SIA, inclusief de analyse van de sociale thema’s van Rotterdam, ook interessant zijn voor andere gemeenten. Bekijk de SIA van de gemeente Rotterdam om na te gaan of een product of dienst uit een inkoopcategorie kansen biedt voor social return en/of ISV en gebruik de inzichten bijvoorbeeld tijdens een ambitiesessie bij de start van een nieuw project.

Inzicht voor interne opdrachtgevers

“Met onze analyse willen we inzichten verkrijgen om méér impact te maken via Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)”, zegt Onno Scholten, adviseur social return bij de gemeente Rotterdam. “Deze inzichten geven nieuwe gespreksstof tijdens de overleggen met onze interne opdrachtgevers. Welke impact heb je gemaakt met jouw inkopen en hoe wil je daar vervolgens op sturen? Neem het sociaal domein. Daar is de klimaatimpact per ingekochte euro relatief klein. ‘Wat dragen wij nou bij aan de CO2-uitstoot?’, zeggen de interne opdrachtgevers dan ook vaak. Maar omdat de categorie sociaal domein een groot inkoopvolume kent, gaat het uiteindelijk toch 17% van het totale CO2 uitstoot van alle inkoop. Dat soort inzichten verkrijg je dankzij het gebruik van data. Laat de cijfers daarom in een overzichtelijke grafiek zien om ook de minder intrinsiek gemotiveerde collega's over de streep te trekken.”

Social return in de analyse

De analyse van de gemeente Rotterdam richt zich niet alleen op de klimaatimpact. “Als je écht wilt weten hoe je presteert op het gebied van MVOI, dan hoor je ook te kijken naar social return ”, zegt Scholten. “Voor dit thema kun je geen theoretische berekeningen hanteren. We hebben in kaart gebracht welk bedrag aan social return is besteed per inkoopsegment en welk percentage dat bedrag uitmaakt binnen elk segment. Op die manier kwamen we tot de conclusie het inkoopsegment ‘zorg’ heel groot én kansrijk is.”

Ook ISV in kaart brengen

Rotterdam heeft ook Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), risico’s op schendingen van mensenrechten en slechte arbeidsomstandigheden, in kaart gebracht. “Welk bedrag is besteed in welke risicocategorieën van het Rijk of in de categorieën natuursteen en straatverlichting? Met deze analyse -ben je je bewust van het risico en is het beter mogelijk om ketenverantwoordelijkheid te borgen.”

Sturen op ambities

De cijfers uit de SIA krijgen pas betekenis als deze zijn gekoppeld aan bepaalde beleidsdoelstellingen, stelt Scholten. “Welke MVOI-ambities heb je per inkoopcategorie? Organiseer bijvoorbeeld intern een Ambitieweb sessie bij de start van een nieuw project.”

Data in een dashboard 

“De gemeente Rotterdam is een grote organisatie met ongeveer 15.000 medewerkers”, vertelt Scholten. “We kunnen niet iedereen persoonlijk aanspreken op de beoogde resultaten. Daarom houden we de data bij in een overzichtelijk dashboard. Daarin maken we voor iedere inkoop inzichtelijk of social return is opgenomen. Ook vermelden we het als social return niet van toepassing is. Het dashboard helpt ons in gesprek te gaan met de verantwoordelijke afdelingen (interne opdrachtgevers) en met inkoop. Tijdens deze gesprekken kijken we naar de prestaties. Ook achterhalen we de oorzaak als de beoogde impact uiteindelijk tegenvalt.”

In gesprek met leveranciers

Feitelijk zijn het de opdrachtnemers die impact moeten maken. “En dan komen we bij de kern van het verhaal”, meent Scholten. “Op basis van de data die je als opdrachtgever verzamelt, moet je het gesprek aangaan met je leveranciers over zaken als social return. Want als je social return als eis opneemt in je aanbesteding, is dat als resultaatverplichting. In dat geval moet je als professionele  opdrachtgever de resultaten monitoren, zodat je indien nodig kan bijsturen.”

Beloftes waarmaken

“Na de gunning gaan we ook echt op bezoek”, vertelt Scholten. “Wat ga je als leverancier doen met onze afspraken op het gebied van social return? Ook voor onze collega’s die deze gesprekken voeren, hebben we een dashboard opgezet. Op die manier hebben zij goed zicht op de eventuele aandachtspunten. Aan welke afspraken voldoen de leveranciers al en wat moeten ze nog aanpakken om de verdere doelstellingen te behalen? Met een dashboard kun je dus heel gericht monitoren en (bij)sturen. Zo zorg je er met data voor dat leveranciers hun groene en sociale beloftes in aanbestedingen ook écht waarmaken.” 

Ga zelf aan de slag!

Voor alle aanbestedende diensten is een SIA beschikbaar in de MVI-zelfevaluatie tool, die op basis van RIVM data, inzicht geeft in kansrijke sectoren op basis van de potentiële negatieve impact op klimaat, milieu en grondstoffen. 

Tips

Aanvullende tips van Onno Scholten (gemeente Rotterdam) over de Spend Impact Analyse: 

• Stel met behulp van een SIA per inkoopcategorie vast welke ambities je als organisatie nastreeft.
• Breng de bedragen die zijn besteed aan social return per inkoopsegment in kaart om kansen te identificeren.
• Zet data om in overzichtelijke dashboards, zodat je de daadwerkelijke impact kunt monitoren en daarover het gesprek kunt aangaan met zowel de interne opdrachtgevers als de opdrachtnemers.