Prestatiecontracten om beleidsdoelstellingen te realiseren via inkoop

Praktijkvoorbeeld prestatiecontracten voor meerjarig onderhoud Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat maakt gebruik van prestatiecontracten voor meerjarig onderhoud van (water)wegen. Via die wijze realiseren ze beleidsdoelstellingen via inkoop. Aannemers worden bij deze contracten verantwoordelijk voor het onderhoud.

Bijzonder

De nieuwe generatie prestatiecontracten heeft de naam “basisonderhoudscontract”. Dit contract stelt Rijkswaterstaat sinds begin 2020 in staat te werken met een nieuwe vorm van aanbesteden: “concurrentiegerichte dialoog light”.

Geleerde lessen en tips

• ‘Ga in gesprek met de markt om bepaalde prestaties en doelstellingen over bijvoorbeeld duurzaamheid te toetsen. Zodat je vooraf al goed met hen kan afstemmen wat mogelijk is en wat je precies wilt.’
• ‘Het helpt om de taal van beleid en die van werkvloer te verstaan, zodat inkooptrajecten strategisch in te zetten zijn. Steun van je management bij het uitvoeren van risicovolle projecten is onontbeerlijk.’  
• ‘De markt kan beter anticiperen op je vraag als zij goed op de hoogte is van jouw planning. Een inkoopkalender publiceren is daarom waardevol.’  

‘Met ons werk houden we de Nederlandse auto- en waterwegen begaanbaar’, vertelt Antoine Giezen. Als senior contract- en inkoopadviseur bij Rijkswaterstaat houdt hij zich al vijftien jaar bezig met het dagelijks onderhoud van onze wegen. ‘De uitvoering van het werk besteden we uit aan aannemers. Als reparaties door slijtage nodig zijn, maar ook bij calamiteiten zoals verkeersongelukken.’

Meetbare prestaties

Al ruim tien jaar sluit Rijkswaterstaat voor meerjarig onderhoud prestatiecontracten met opdrachtnemers af. ‘Hierin leggen we meetbare prestaties vast waarvoor de aannemer verantwoordelijk is’, legt Giezen uit. ‘Tijdens de looptijd moet de aannemer dus aan alle gestelde eisen en prestaties blijven voldoen. We hoeven de aannemers niet operationeel aan te sturen en dat levert voordelen op. Zo is er minder overlast voor weggebruikers tijdens werkzaamheden, omdat aannemers zelf het onderhoudswerk coördineren. Daardoor is onderhoud ook goedkoper, voor opdrachtgevers en -nemers.’

Bruggen bouwen

De komende jaren staat Rijkswaterstaat voor flinke opgaven, stelt Giezen. ‘Er staat bijvoorbeeld veel groot onderhoud op de planning; zoals bruggen en sluizen die aan vervanging toe zijn, de “vervanging- en renovatieopgave”. Tegelijkertijd vragen ook beleidsdoelstellingen als duurzaamheid en social return onze aandacht. Het helpt daarbij om de taal van beleid en die van werkvloer te verstaan, zodat inkooptrajecten strategisch zijn in te zetten.’

Een voorbeeld van het realiseren van doelstellingen via inkoop en het contact met het bestuur was bij de aanpak Reclasseringsinzet. Zo werkt Rijkswaterstaat samen met Reclassering Nederland om mensen met een taakstraf bij onze aannemers aan het werk te krijgen. Een uitdaging die Giezen met collega’s oppakte en waarbij hij de steun kreeg van zijn Directeur-generaal Michèle Blom. Giezen: ‘Toen besefte ik me weer: met de steun en vertrouwen van je management kan je heel veel van de grond krijgen. Daarom blijf ik bruggen bouwen tussen ons management en mijn onderhoudsteam. Alles om de opgaven waar we als Rijkswaterstaat voor staan het hoofd te bieden.’

Leren van falen

Giezen: ‘Om te voldoen aan maatschappelijke doelstellingen van deze tijd zoals duurzaamheid en circulariteit, heb je onder andere innovatie nodig. Die innovatie willen we in onze prestatiecontracten ook graag terug laten komen, bijvoorbeeld om onderhoud energiezuinig of circulair te kunnen uitvoeren. En projecten waarbij innovatie voorop staat, kunnen soms mislukken. Dan heb je steun van je management nodig, zodat ook een onderwerp als innovatie een plek in prestatiecontracten krijgt.’

Experimenteren en een hoger risiconiveau zijn onderdeel van vernieuwing, dus zorg dat wanneer een project vastloopt er een grondige evaluatie plaatsvindt, om te leren van de ervaringen. ‘Daar hoort een lange adem van je organisatie bij om projecten de tijd te geven. Net als vertrouwen van het bestuur om ondanks onzekere uitkomsten een project toch voort te durven zetten. Dat vertrouwen geven wij terug door te zorgen dat het basisniveau van ons onderhoud altijd voldoet aan de afspraken die we hierover met ons management maken.’

Vijfde generatie

Rijkswaterstaat werkt inmiddels aan de vijfde generatie prestatiecontracten. Giezen: ‘In de volgende generatie contracten zitten nieuwe voorwaarden. Bijvoorbeeld op onderwerpen als passende looptijd, uitvoering van onderhoudsregimes en overleg over assetmanagement. Zo zorgen we dat de werkzaamheden aan veranderende eisen en behoeftes blijft voldoen. Verder maken we sinds 2020 gebruik van we een nieuwe vorm van aanbesteden aan: “concurrentiegerichte dialoog light”. Een procedure met meerdere dialoogrondes, zodat je tijdens de aanbesteding goed met de markt kan afstemmen wat je precies wilt. Daarnaast willen we, om voorspelbaarder te worden naar de markt, onze tenders inzichtelijker maken. Dat doen we door online periodiek onze inkoopplanning te publiceren, inclusief een factsheet per tender. Zodat marktpartijen zien welke werken we in de pijpleiding hebben.’

Functioneel uitvragen

Bij het inrichten van de prestatiecontracten wil Rijkswaterstaat zoveel mogelijk alle verschillende stemmen van de organisatie een plek te geven. ‘Dat is complex’, zegt Giezen. ‘Iedereen kijkt vanuit zijn eigen perspectief en heeft daarbij horende wensen en eisen. Bijvoorbeeld: door functioneel uit te vragen dagen we aannemers uit om het onderhoud uit te voeren op een manier die zij zelf het beste vinden. Dat zorgt wel eens voor verrassingen bij beheerders, omdat dit betekent dat aannemers het werk soms uitvoeren op een andere manier dan zij gewend zijn.

Beheerders en onderhoudsteams spreken door de coronasituatie elkaar minder fysiek. ‘Probeer elkaar – wanneer het kan – toch fysiek te blijven ontmoeten’, stelt Giezen. ‘Via een scherm mis je soms wat in de communicatie. Zoek elkaar op voor een gesprek. Dan krijg je meer begrip voor elkaars standpunten, prestaties en doelstellingen die je wilt realiseren.’

PIANOo-Vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector

De prestatiecontracten van Rijkwaterstaat kwamen aan bod in de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector, in het kader van het onderwerp ‘Bestuur in relatie tot inkoop’, op de jaaragenda 2021-2022 van de vakgroep. De vakgroep ziet dit als een inspirerend voorbeeld voor andere aanbestedende diensten. Het laat niet alleen zien hoe je inkoop inzet om beleidsdoelstellingen te realiseren, maar ook hoe je bestuurder en management hierbij betrekt.