Innovatiepartnerschap in praktijk: Circulaire schoolgebouwen Amsterdam

Traditionele aanbestedingen voor schoolgebouwen bieden weinig kans op productontwikkeling of langdurige ketensamenwerking door marktpartijen, zo ervaart de gemeente Amsterdam. Gemeente en schoolbesturen zijn bovendien in onderlinge concurrentie voor beperkte bouwcapaciteit. Dat levert dure schoolgebouwen op die aan minimale eisen voldoen, zonder te voldoen aan ambities op het gebied van bijvoorbeeld circulariteit. Daarom kiest de gemeente voor een nieuwe aanpak. “Laat het college opdracht geven tot het toepassen van een innovatiepartnerschap voor de ontwikkeling van minimaal 9 basisscholen op Strandeiland”, zo luidde het advies in het rapport Spanning op de Bouwmarkt uit 2020. “Maar”, benadrukt Lars van Everdink, contractmanager voor de gemeente Amsterdam, “een innovatiepartnerschap is geen doel op zich. We hebben hiervoor gekozen, omdat het past in onze bredere inkoopstrategie: het toewerken naar een aanbodgestuurde markt.”

Ontwerpvrijheid en schaalgrootte als succesfactoren

Uniek aan dit innovatietraject, is dat de gemeente in één keer 9 tot 30 schoolgebouwen aanbesteedt in een raamovereenkomst. “De ontwerpvrijheid en schaalgrootte maken het voor marktpartijen interessant om zich in te schrijven. Als ze een concept eenmaal hebben ontwikkeld, dan kunnen ze het vaker toepassen en blijft het niet op de plank liggen”, vertelt Carli Hartgerink, adviseur onderwijshuisvesting van de gemeente Amsterdam. “We zagen tijdens de onderzoeksfase dan ook veel positieve energie bij de consortia. Voor hen is het uniek dat een consortium bestaande uit ketenpartners zoals leveranciers, uitvoerende partijen, architecten en adviseurs, langdurig kan samenwerken. En daarnaast worden ze niet, zoals bij een reguliere aanbesteding, meteen afgerekend op hun plannen, maar kunnen ze hun plannen samen met de gemeente en schoolbesturen verder ontwikkelen.”

O&O-fase was snelkookpan

“Intern zijn de consortia teams geworden en dat geldt eigenlijk ook voor de gemeentelijke organisatie”, vult Van Everdink aan. “De onderzoeks- en ontwikkelingsfase (O&O-fase) was een snelkookpan van 6 maanden. Daar was de onderlinge samenwerking ontzettend belangrijk. Voor consortia om hun plannen te toetsen, maar ook voor gemeente en schoolbesturen om hun programma van eisen te optimaliseren met input van de consortia. Daarbij hebben we als opdrachtgever ook gekeken naar onze eigen inbreng en afspraken gemaakt over hoe we de aankomende 10 jaar, waarin we in een raamovereenkomst zitten, gaan samenwerken.”

Meer informatie over innovatiepartnerschap en raamovereenkomst:

• De procedure van het innovatiepartnerschap kan worden gebruikt voor het aanbesteden van werken, leveringen of diensten die nog niet op de markt beschikbaar zijn. Dit kunnen totaal nieuwe producten zijn, maar ook producten die aanmerkelijk worden verbeterd ten opzichte van wat al bestond.
• Een raamovereenkomst heeft een maximale duur van 4 jaar (8 jaar voor speciale sectoropdrachten) en mag alleen in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen een langere looptijd hebben.

Innovatie binnen bestaande kaders

De gemeente Amsterdam zette deze bijzondere aanbesteding in gang en begon daarbij met de interne organisatie. Ze zette vroeg in het proces een stuurgroep op met vertegenwoordigers van de afdelingen Grond & ontwikkeling, Inkoop en Sociaal domein. “Wat ontzettend geholpen heeft, is dat we het proces zo hebben opgezet, dat deze binnen de huidige financiële kaders en werkwijzen van de gemeente past. De aanpak vereist dus geen systeemverandering”, zegt Hartgerink. Het spannendst was het meekrijgen van de schoolbesturen, omdat zij als eindgebruiker niet van tevoren wisten wat de inschrijvende consortia gingen bieden. “Maar”, vervolgt ze, “tegelijkertijd biedt het scholen de kans om zich te richten op hun kerntaak, onderwijs.”

Innovatiepartnerschap in 3 stappen

De aanbesteding middels  het innovatiepartnerschap vond plaats in 3 onderhandelingsrondes, waarbij er aan de voorkant geen geschiktheidseisen werden gesteld. Iedereen met een goed idee kon een verzoek tot deelneming aan de onderhandelingsrondes doen. “Dat leidde tot 32 aanmeldingen op TenderNed en 22 verzoeken tot deelneming. In die 22 consortia waren in totaal zo’n 80 partijen vertegenwoordigd. Veel hiervan waren van hoog niveau, dus dat was een goed begin voor ons”, vertelt Hartgerink.

Vervolgens heeft een externe beoordelingscommissie, bestaande uit verschillende expertises, 5 partijen geselecteerd die toegelaten werden tot de onderhandelingsfase. In 3 onderhandelingsrondes kwamen zij tot een definitieve inschrijving. Hierin deelden de consortia hun visie, plan van aanpak en bouwconcept. De definitieve inschrijvingen werden beoordeeld door de externe beoordelingscommissie. Aan de 3 beste consortia is de raamovereenkomst voor de O&O-fase gegund. Zij werden toegelaten tot de O&O-fase, waarin ze hun bouwconcepten tegen een vergoeding konden uitwerken tot een toepasbaar product.

Geen minimale eisen

In dit proces heeft de gemeente geen minimale eisen voor circulariteit of modulair bouwen neergelegd. Wel hebben ze 3 ambities centraal gesteld in de aanbestedingsstukken: Kwalitatief hoogwaardig, flexibel en duurzaam. “We zien dat de voorgestelde oplossingen veel hoogwaardiger afgewerkt zijn dan gangbare modulaire bouwoplossingen. Door geen ondergrenzen te stellen op deze thema’s, maar consortia uit te dagen om met de beste oplossing voor onze vraag te komen, geven we ze écht de ruimte om te innoveren”, aldus Hartgerink. Aan de gebouwen zijn wel minimale eisen gesteld, de generieke eisen aan de gebouwen zijn functioneel gespecificeerd in het generieke programma van eisen.

Raamovereenkomst met minicompetitie

De 3 raamcontractanten concurreren binnen de raamovereenkomst per schoolgebouw in een minicompetitie. De gemeente ontwikkelt de werkwijze hiervoor in samenwerking met de consortia. Van Everdink: “We onderscheiden een generieke- en een specifieke set eisen. De generieke eisen zijn de technische eisen waar elk schoolgebouw aan moet voldoen, terwijl de specifieke eisen omschrijven wat het gebouw het onderwijs op die plek moet bieden, en stedenbouwkundige eisen aan inpassing op het kavel. Doordat de generieke eisen aan het gebouw ervoor zorgen dat het gebouw werkt, blijft er ruimte over voor schoolbesturen om het gebouw op basis van hun onderwijsconcept en identiteit vorm te geven.”

De minicompetitie wordt gevoerd op basis van het specifieke programma van eisen van het schoolbestuur: welke meerwaarde kan een consortium leveren aan een schoolbestuur op basis van hun specifieke eisen en wensen voor het gebouw? “Dit maakt ook de transactie een stuk simpeler: er hoeft niet meer gekeken te worden naar de generieke eisen, want dat de bouwconcepten hieraan voldoen is in de onderzoeksfase al vastgesteld. Door deze opzet bieden we maximale ruimte voor doorontwikkeling en expansie naar de rest van de markt”, legt Van Everdink uit.

De gemeente als regisseur

“De gemeente heeft wel degelijk een regisserende rol”, benadrukt Van Everdink. “De minicompetitie is daarvan een goed voorbeeld. Aan de ene kant willen de consortia dat wij als gemeente de scholen verdelen, zodat zij snel aan de slag kunnen. Maar wij zien een groter belang: door de partners steeds per school te vragen zich in te schrijven, stimuleren we dat ze blijven innoveren. Doordat wij ze uitdagen, zien andere gemeenten ook waartoe de markt in staat is. Zo helpen we de rest van Nederland om ook betere vragen aan de markt te kunnen stellen.” “Vragen waar ‘onze’ consortia op hun beurt op kunnen inschrijven, maar wat ook de kans biedt aan andere consortia van bedrijven”, vult Hartgerink aan. “Zo ontstaan meer ‘merken’ bouwconcepten op de markt en bewegen we richting een aanbodgestuurde markt voor schoolgebouwen.”

Het proces loopt vooralsnog voortvarend. “We moeten de aanbesteding nog evalueren, maar ik kan zo geen dingen bedenken die we anders zouden hebben aangepakt. Wel is het belangrijk om ons continu bewust te blijven dat we in de driehoek gemeente-consortia-scholen opereren. Alleen bij voldoende draagvlak blijft deze samenwerking succesvol”, sluit Hartgerink het gesprek af.

Tips  voor wie ook een innovatiepartnerschap wil gaan sluiten

• Vertrouw erop dat de markt heel veel kan bieden als je als opdrachtgever de ruimte geeft. Er is al veel mogelijk in de markt, het gaat erom dat je dat zo goed mogelijk ophaalt.
• Een innovatiepartnerschap is niet per se nog eens nodig: het voorbeeld van Amsterdam zorgt ervoor dat er 3 partijen klaar staan om het anders te doen, innovatiepartnerschap of niet. De goede vraag stellen is het belangrijkst.
• Richt het proces zo in dat het past binnen de bestaande werkprocessen en juridische kaders. Dat maakt het een stuk makkelijker om draagvlak te vinden!
• Het is belangrijk om als opdrachtgever een regierol te behouden in het proces. Volledige gelijkwaardigheid zonder rolverdeling kan ertoe leiden dat het proces stagneert omdat er conflicterende belangen optreden. Als opdrachtgever/regisseur kan je kaders definiëren waarmee je de bal aan het rollen kan brengen.
• Via een marktonderzoek voorafgaand aan de aanbesteding van een innovatiepartnerschap kun je onderzoeken of de behoefte al op de markt beschikbaar is.