Hoe selecteer ik een partij en een aanbieding?
Antwoord:
Door het formuleren van uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen bepaalt u welke bedrijven geschikt zijn voor het uitvoeren van uw opdracht. Bij een procedure met voorselectie kiest u door het toepassen van selectiecriteria uit de bedrijven, die aan de minimumgeschiktheidseisen voldoen, de meest geschikte bedrijven. Deze laatste nodigt u uit om een inschrijving te doen. Vaak zullen meerdere een aanbieding doen.
U moet vooraf in uw aanbestedingsdocument aangeven op welke wijze u bepaalt wat voor u de beste inschrijving is. U heeft de keuze uit 3 gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Bij het selecteren van een leverancier is de aanbestedende dienst gehouden aan de algemene beginselen van aanbestedingsrecht: gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit.
Offerte aanvraag
In een offerte aanvraag staat alle informatie die nodig is om inschrijvers/gegadigden een zo goed mogelijk beeld te geven van de inkoopbehoefte. Het betreft zowel eisen en wensen aan de leverancier als aan het te leveren product.
Bij een onderhandse aanbesteding nodigt de aanbestedende dienst 3 tot 5 leveranciers uit om een aanbieding te doen. De keuze van deze leveranciers dient de aanbestedende dienst op verzoek van een ondernemer te kunnen motiveren. Elke ondernemer mag daar schriftelijk om vragen. Bij een Europese aanbesteding en bij een nationaal openbare aanbesteding wordt de opdracht openbaar gepubliceerd en is het afwachten welke en hoeveel inschrijvers een inschrijving indienen of, in het geval van een niet-openbare procedure, gegadigden zich aanmelden.
Selectie leveranciers
Leveranciers worden geselecteerd op basis van de voorafgaand bekendgemaakte geschiktheidseisen die opgenomen zijn in het selectiedocument of de offerte (bestek). Hier gaat het om de geschiktheid van de leverancier (bijvoorbeeld beroepsbevoegdheid, financiële draagkracht, referenties).
Beoordelen en gunnen
Nadat de geschikte leveranciers zijn geselecteerd, worden de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de (sub)gunningscriteria waaraan het werk, het product of de dienst moet voldoen. De inschrijvingen dienen allen op eenzelfde wijze te worden beoordeeld, zodat de gunning correct plaatsvindt en afgewezen leveranciers duidelijk gemotiveerd weten waarom ze zijn afgewezen.