Hoe organiseer ik inlichtingen- of vragenrondes?

Je moet als aanbestedende dienst gevraagde Inlichtingen over de procedure uiterlijk 10 dagen voor de uiterlijke termijn van inschrijving te verstrekken als de inlichtingen op tijd zijn gevraagd. Dit doe je bij nota van inlichtingen. Bij een versnelde procedure bij de toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling bedraagt deze termijn 4 dagen Geef in de aanbestedingsstukken duidelijk aan tot wanneer je vragen wilt ontvangen en dat het niet tijdig stellen van vragen voor het risico van de inschrijvers komt. Inschrijvers lopen daarmee het risico onvoldoende tijd te hebben om hun inschrijving aan te passen. Je kunt er dan voor kiezen de uiterlijke inschrijvingstermijn te verlengen. Dit doe je door een kennisgeving van veranderingen of aanvullende informatie via TenderNed.

Schriftelijke vragenronde(s)

Op basis van de gelijkheid van behandeling van deelnemers aan een aanbestedingsprocedure is vereist dat alle vragen en antwoorden aan alle aanvragers van de aanbestedingsstukken worden gezonden. De aanvragers kunnen op basis van de vragen en antwoorden de inschrijving aanpassen.

Ga als aanbestedende dienst serieus in op de gestelde vragen. Geïnteresseerde marktpartijen hebben belang bij jouw antwoorden om een goede inschrijving te kunnen doen. Geef daarom niet alleen antwoord in 'Ja' of 'Nee' of met verwijzingen naar de vindplaats in de leidraad waar het antwoord staat, maar licht het antwoord ook toe. Pas als dat nodig is de aanbestedingsstukken aan, zoals de planning en verstrek een aangepaste versie van de aanbestedingsdocumenten.

Meestal wordt een datum gesteld waarop de vragen binnen moeten zijn en aangegeven wanneer – bij voldoende belangstelling – een informatiedag wordt gehouden of de antwoorden worden toegezonden.

Inlichtingenbijeenkomst

Op een inlichtingenbijeenkomst kunnen alle potentiële inschrijvers ook mondeling vragen stellen. Geef als aanbesteder aan dat de inschrijvers alleen aan de schriftelijke nota van inlichtingen zoals die verzonden zal worden, rechten kunnen ontlenen. Ook als mondelinge antwoorden worden gegeven. Waak ervoor dat een leverancier na afloop van de informatieronde nog informatie uitwisselt met nog aanwezige medewerkers. Spreek van te voren duidelijk af wie welke vragen zal beantwoorden. Mochten mondelinge vragen worden gesteld waarvan je niet zeker bent of het antwoord aanbestedingstechnisch klopt, geef dan geen antwoord en neem deze vraag mee voor de schriftelijke beantwoording.

In alle gevallen geldt dat de beantwoording van vragen niet mag leiden tot een substantiële wijziging van de specificaties of eisen die gesteld worden aan de leverancier. De antwoorden mogen ook niet leiden tot discriminatie van een product, dienst of leverancier of leiden tot minder transparantie en objectiviteit.