Laagste prijs en laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit
Antwoord:
Het laagste prijs criterium (in haar zuiverste vorm) is het meest eenvoudige criterium om te gunnen. Slechts de prijs telt. Een inschrijving die niet aan de minimumkwaliteit voldoet wordt terzijde gelegd, een inschrijving die uitgaat boven de minimumkwaliteit wordt niet extra gewaardeerd. Dit criterium wordt alleen gebruikt als de gewenste kwaliteit vaststaat, zoals bij elektriciteit, of als het bestek de te leveren prestatie zeer nauwkeurig omschrijft zoals vaak het geval is bij de aanbesteding van bouwwerken/ infrastructuur (met name RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw)-bestekken).
Als de te leveren kwaliteit kan variëren en de gewenste minimumkwaliteit niet precies voorgeschreven kan worden, bestaat het risico dat het criterium 'laagste prijs' leidt tot te lage kwaliteit van de goedkoopste inschrijving.
Specificaties duidelijk
Indien gebruik wordt gemaakt van het criterium 'laagste prijs' moeten de specificaties zodanig duidelijk zijn dat achteraf geen interpretatieverschillen kunnen ontstaan (die leiden tot meerwerk). In de aanbestedingsstukken moet u motiveren waarom er gegund wordt op laagste prijs.
Voor het vaststellen van de laagste prijs moet worden beschreven hoe de laagste prijs wordt berekend. Bij een bouwwerk zal dat simpelweg de bouwsom zijn. Voor andere producten, bijvoorbeeld hardware, is de laagste prijs de prijs voor de hardware inclusief drie jaar onderhoud.
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit
Bij het gunningscriterium laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit kan naast de prijs ook een ander kostencriterium worden meegewogen. Een voorbeeld hiervan is het meewegen van kosten die verbonden zijn aan de gehele levenscyclus van een product. Aanbestedende diensten kunnen op die manier duurzaamheid meewegen in de aanbestedingsprocedure.
Te hoge inschrijvingen?
Indien de prijzen van alle inschrijvers (ook de laagste) hoger zijn dan de zorgvuldige raming van de aanbesteder, kan de aanbesteder deze inschrijvingen als onaanvaardbaar aanmerken en de procedure vervolgen met de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling.