Hoe de provincie Flevoland met succes een innovatiecompetitie organiseerde

SBIR

Enkele jaren geleden heeft de provincie Flevoland een actieplan Smart Mobility opgesteld, om de mobiliteitsvraagstukken die in de provincie spelen op te lossen. Eén van die vraagstukken is het in goede banen leiden van het verkeer als er grote evenementen zijn in de provincie. Bij gebeurtenissen als Lowlands, Walibi Fright Nights en Defqon.1 treedt er vaak filevorming op. Het toevoegen van extra infrastructuur is niet altijd mogelijk en ook niet kostenefficiënt om de drukte te beteugelen en de provincie bereikbaar te houden. Om nieuwe oplossingen voor het probleem te vinden, besloot de provincie een innovatiecompetitie (ofwel SBIR: Small Business Innovation Research) te organiseren.

Meerdere bedrijven

Flevoland koos voor een innovatiecompetitie, om meerdere bedrijven aan dezelfde ontwikkelvraag  te kunnen laten werken, zegt Tjesco Gerts, adviseur verkeerskunde bij de provincie. “Op die manier komt op een gegeven moment het beste bedrijf bovendrijven en dat is voor ons het grote voordeel ten opzichte van een regulier aanbestedingstraject. Als we één groot project hadden willen maken van de kwestie, dan was dat zo’n groot bedrag geweest dat we verplicht waren geweest het project aan te besteden en met slechts één partij te doorlopen.”

Jeroen Reiber, aanbestedingsjurist bij de provincie Flevoland, vult aan: “Het grote voordeel is dat de deelnemende partijen echt innovatief willen zijn en in vergelijking met traditionele aanbestedingen meer het achterste van hun tong laten zien. Op die manier biedt een SBIR voor ons meer ruimte om echte innovatie uit de markt te halen dan een regulier aanbestedingstraject.”

Ook aan de financieringskant zitten voordelen, stelt Gerts: het budget dat de provincie Flevoland voor het project reserveerde, werd door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat verdubbeld, samen goed voor in totaal bijna één miljoen euro.

Geen kant-en-klare oplossingen

De innovatiecompetitie begon met 20 inschrijvingen, waarvan er 8 naar de eerste fase doorgingen. In die fase voerden de geselecteerde partijen een haalbaarheidsonderzoek uit. Daarvan zijn 4 partijen doorgestroomd naar de tweede fase: de prototypefase. In de derde en laatste doorontwikkel- en testfase bleven 2 consortia van partijen over die allebei een levensvatbare oplossing voor het probleem hadden: TripService en Sweco.

Eerstgenoemde bedacht een oplossing door software te verbinden aan de website van Walibi, om bezoekers van dat pretpark zo al van tevoren verschillende vervoersmethoden voor te schotelen – inclusief verwachte reistijd, CO2-uitstoot en mogelijkheden om tijdens de rit bij te sturen. Sweco pakt het anders aan: met een zogeheten geofence, het analyseren van diverse open data-bronnen en het monitoren van social media maakt het een (verwacht) beeld van wat er in een gebied leeft en ziet zo waar alle verkeersstromen vandaan komen.

Gerts geeft aan dat beide oplossingen op onderdelen nog niet kant-en-klaar zijn en verder ontwikkeld zouden moeten worden. “Maar dan is de vraag: is dat erg? Dat denk ik niet. Het hoofddoel van de innovatiecompetitie was om de markt uit te dagen om met oplossingen te komen. Dat is gelukt, zowel Sweco als TripService zijn in gesprek met andere partijen om hun innovatie aan de man te brengen en te verbeteren.”

Voordat de provincie Flevoland overgaat op een verdere inpassing van smart mobility voor verkeersmanagement, waaronder de mogelijke implementatie van de oplossing van Sweco of TripService, wil zij eerst meer experimenteren rondom het gebied van Walibi. Gerts: “Uiteindelijk is de grote vraag: hoe kunnen we het verkeer op een andere manier en op grotere schaal managen? Denk bijvoorbeeld aan de woningbouwopgave in de provincie of mogelijk verdere openstelling van Lelystad Airport, daarvoor is het van belang dat we er klaar voor zijn.”

Uitdagingen binnen de SBIR

De grootste uitdaging van de innovatiecompetitie lag er volgens Gerts in dat de planning behoorlijk krap was, zeker omdat de coronapandemie daar ook bij om de hoek kwam kijken. “Je wil juist dat er wat files ontstaan, zodat je tijdens de innovatiecompetitie in de praktijk kunt testen. Maar door de toen geldende coronamaatregelen ontstonden bij Walibi geen verkeersopstoppingen, dus dat was lastig. Dat heeft erin geresulteerd dat we de deelnemende partijen in de prototypefase wat meer tijd dan gepland hebben gegeven. De einddatum van de SBIR hebben we niet gewijzigd en is op 31 december 2022 blijven staan. Dat betekent dat we weer wat minder tijd hadden voor de laatste fase.”

Een andere uitdaging, volgens Gerts: het verdienmodel. “Alle partijen steken best wat geld in dit project, maar je blijft altijd het risico houden dat het doodbloedt en het traject niet oplevert wat je ervan had verwacht.”

Verder vult aanbestedingsjurist Reiber aan dat een SBIR ook een goede juridische voorbereiding vergt: “De belangrijkste kwestie: hoe motiveer je dat je gebruik maakt van een uitzondering op de aanbestedingsregels? Van aanbestedingsjuristen vergt dat moed en een pragmatische instelling.”

De organisatie meekrijgen

Hoe is het Gerts en Reiber gelukt om de organisatie mee te krijgen in een project waarbij zoveel geld gemoeid is, zonder dat er harde verplichtingen zijn voor het resultaat? “De tijd was er rijp voor,” zegt eerstgenoemde. “Bij de laatste coalitieonderhandelingen, in 2019, was al duidelijk geworden dat er budget moest komen voor smart mobility. Het hielp ook dat er daarvoor al zo’n zes ton was gereserveerd, een bedrag dat we uiteindelijk niet helemaal hoefden uit te geven voor dit project omdat het ministerie financieel bijsprong en RVO ondersteunde bij de organisatie van de competitie. Flevoland wil pionieren, en daarbij mag het ook weleens fout gaan.” De adviseur verkeerskunde noemt de samenwerking met RVO “heel prettig”: “Af en toe hard tegen hard, maar altijd zakelijk en met respect voor de mensen an sich.”

Ten slotte is het ook van belang om de bestuurders goed betrokken te houden. “Zorg ervoor dat je structureel overlegt met de bestuurder: hoe gaat het? Wat gaat minder goed? Op die manier kan een bestuurder ook bijsturen als dat nodig is.”

Tips voor andere organisaties die een SBIR willen organiseren

• Bij een SBIR maak je gebruik van een wettelijke uitzondering op de aanbestedingsplicht. Motiveer goed hoe je voldoet aan de eisen die hieraan worden gesteld.
• Zorg dat je flexibel bent in je planning en dat er een back-up plan is voor als de eerste opzet niet werkt.
• Neem ook bestuurders zoveel mogelijk mee in het gehele proces van de innovatiecompetitie.
• Advies nodig? Neem contact op met PIANOo.