Eindcongres Beter Aanbesteden: geleerde lessen delen en netwerken in Burgers’ Zoo

Het programma Beter Aanbesteden was gericht op het verbeteren van het inkoopproces én de dialoog en samenwerking tussen overheden en ondernemers. Betrokkenen kwamen tijdens het eindcongres nog 1 keer bij elkaar om te netwerken, kennis te delen en de resultaten van Beter Aanbesteden samen te vieren.

Pinguïns verzorgen ontvangst

Dat we in een dierentuin waren, bleek wel uit de tientallen pinguïns die de bezoekers direct na de ingang vanuit hun verblijf ‘begroeten’. Bordjes leidden aanwezigen vanuit daar door de zoo naar de congreslocatie. Nadat aanwezigen met koffie en thee werden ontvangen, stroomde het publiek langzaam verder naar de zaal voor het plenaire programma.

Applaus voor jezelf!

Toen dagvoorzitter Laureen Peskens vroeg wie er eerder vanmiddag al een rondje door de dierentuin had gemaakt, gingen flink wat handen omhoog. Vervolgens sneed ze het thema van de dag aan. “Beter aanbesteden eindigt nooit echt, maar het programma Beter Aanbesteden komt vandaag wél officieel ten einde. Het succes van dit programma is te danken aan jullie allemaal, dus ik begin graag met een groot applaus voor jezelf.” Peskens riep vervolgens de 4 vertegenwoordigers van de programmapartners naar voren: Ingeborg Leermakers (teammanager PIANOo), Mark Boumans (vicevoorzitter VNG en burgemeester van Doetinchem), Michiel Boots (directeur-generaal Economie en Digitalisering van het Ministerie van Economische Zaken) en Jacco Vonhof (voorzitter MKB-Nederland). 

“De dialoog is terug”

Gevraagd naar wat ze het meest was bijgebleven van Beter Aanbesteden, noemde Vonhof al snel de teruggekeerde dialoog. “De bouwfraude heeft lange tijd nagedreund en wierp een soort Chinese muur op tussen ondernemers en aanbestedende diensten. Mede door dit programma is het gesprek tussen die 2 weer op gang gekomen en is aanbesteden ontdaan van de vieze smaak.” Boumans onderstreepte het belang van klare taal. “Het uitgangspunt moet zijn dat iedereen een uitvraag begrijpt. Dat dit ook echt is verbeterd in aanbestedingen, vind ik een van de successen van het programma.” Leermakers voegde toe: “Kleinere en andere partijen krijgen een eerlijke kans als uitvragen niet onnodig ingewikkeld zijn. Dat levert een gelijker speelveld op.”

Aanbestedingen moeten minder complex

Boots schetste de politieke verantwoordelijkheid en coördinerende rol bij aanbestedingen. “Een goed gesprek is de basis, maar er is meer. Marktpartijen – vooral kleine en middelgrote ondernemers – ervaren inschrijven nog te vaak als ingewikkeld en lopen daardoor vast. Mede dankzij dit programma zijn we als overheid beter gaan inzien dat we de regeldruk rond aanbestedingen verder moeten verminderen, of het nu om milieuaspecten of CSRD-eisen gaat. Hóe precies? Dat vraagt ook om een dialoog. Het belang is sowieso niet te onderschatten: maar liefst 14% van de Nederlandse economie wordt aanbesteed. Vele tienduizenden ondernemers zijn geholpen als inschrijven toegankelijker en makkelijker wordt.”

Voorlichting blijft nodig én gaat door

Boumans stipte een specifiekere overheidsuitdaging aan. “Veel vereisten in aanbestedingen rond social return en verduurzaming werken nu ‘vervuilend’. Daarover zijn we nog niet uitgepraat.” Boots erkende direct dat het zoeken is naar de juiste invulling en zei graag in gesprek te blijven. Vonhof juichte dat toe: “De dialoog neemt veel interpretaties en misverstanden bij aanbestedingen weg.” Leermakers erkende tot slot dat aanbesteden complex kan zijn. “Daarom geven we er ook in de volle breedte voorlichting over. Goed nieuws is dat dit regiomanagement in 2025 onder de vlag van PIANOo komt te vallen. Daar hebben we subsidie voor gekregen vanuit EZ.”

Eindrapport op de foto

Peskens riep tot slot Alex Buursema (programmamanager Beter Aanbesteden) naar voren. Hij presenteerde een kwartetspel voor alle aanwezigen met leermomenten en ideeën om mee te nemen uit het programma, zoals inkopen met impact. “We reiken dit spel alleen vandaag uit, dus het is een collectors item”, benadrukte hij lachend. De partners op het podium kregen de eerste exemplaren uitgereikt en poseerden vervolgens samen met het eindrapport van het programma voor de fotograaf. Toen Peskens de zaal ook uitnodigde om dit bijzondere moment vast te leggen, gingen heel wat telefoons in de lucht. 

Serious game: winnen met andermans argumenten

Daarna betraden Colin Weenink en Gerdi de Vries het podium. Zij werken bij organisaties die gebruik maakten van de subsidieregeling van Beter Aanbesteden. Weenink zette de subsidie in als inkooptrainee bij de gemeente Hengelo om samen met vier mede-trainees een serious game te ontwikkelen. Het doel was om marktpartijen en aanbesteders dichter bij elkaar te brengen. Het bordspel duurt 45 minuten en wordt idealiter gespeeld door 6 spelers – 3 aanbesteders en 3 marktpartijen – die via routes op het bord de 6 MVO-thema’s van het Nationaal Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen passeren. Deelnemers scoren punten door voor- en tegenargumenten voor de andere partij te bedenken. Zo leren ze gaandeweg het spel elkaars perspectief te begrijpen. “Het spel is sinds vandaag officieel te koop”, deelde Weenink trots.

Tenderboard voor anonieme vragen

De Vries, accountmanager bij Business Club Steenwijkerland, somde een reeks middelen en initiatieven op die de gemeente als aanbestedende diensten en marktpartijen meer tot elkaar kunnen brengen. “Samen met de gemeente Steenwijkerland hebben we reststromen in beeld gebracht en bestekken geanalyseerd. De centrale vraag was: wat kunnen we samen slimmer doen met lokale grond- en afvalstromen? Denk aan grond en puin van het ene project dat bij een ander project toepasbaar blijkt. We maakten ook een flyer over circulaire inkoop. En ontwikkelden een bedrijvenregister waar marktpartijen vindbaar zijn voor ambtenaren met overheidsopdrachten. Ook ontwikkelden we een tenderboard. Marktpartijen kunnen daar anoniem vragen stellen aan de gemeente over overheidsopdrachten. Al deze middelen helpen om het gesprek op gang te houden.” 

Polo’s met dichte knoopjes

Bij het laatste plenaire onderdeel kreeg Theo van der Linden, deskundige en spreker op het gebied van aanbestedingen, het publiek meermaals aan het lachen. Met 10 prikkelende stellingen nam hij de zaal mee in de wereld van de recente aanbestedingsjurisprudentie. Bij elke stelling volgde de vraag: ‘Wat zegt de rechtbank hiervan?’ Stemmen ging met het ophouden van groene en rode kaartjes (eens/oneens), de beste 10 deelnemers kregen na afloop zijn boek mee naar huis. Het half uur vloog voorbij. Van der Linden schetste verschillende kwesties: van de betwiste deskundigheid van een schooldirecteur als beoordelaar tot een aanbesteding voor ziekenhuistransport per helikopter vanaf de Wadden. “Polo’s met knoopjes dicht trek ik slecht, maar zo’n voorkeur mag niet meespelen bij de beoordeling van een chauffeur.” 

Culinaire safari

Daarna stroomde de zaal leeg en verplaatsten de aanwezigen zich naar de ‘culinaire safari’. Onder het motto ‘Ontmoet, Proef en Verbind’ waren er op verschillende plekken uitgiftes geplaatst voor een lopend buffet met een grote diversiteit aan eten en drinken. Complimentendames liepen rond om de deelnemers te voorzien van uiteenlopende complimentjes om de gesprekken los te weken en op een groot storyboard verzamelden 2 cartoonisten inzichten en lessen van Beter Aanbesteden, aangedragen door de aanwezigen. 

Lessen van onderhandelende apen

Het slotwoord was voor gedragsbioloog, auteur en apenkenner Patrick van Veen. In een wervelende presentatie vol anekdotes over gedragsexperimenten met apen legde hij uit hoe ons oergedrag vaak onbewust van invloed is op onderhandelen en inkopen. Verbijsterend en soms ook hilarisch bleken de talrijke overeenkomsten tussen het sociaal gedrag van apen en mensen op thema’s als samenwerken, communicatie en sociale veiligheid. Wat te denken van de geslepen onderhandel-skills van chimpansees om druiven? “Bedenk dus vooraf in wat voor soort groep je zit en hoe je moet onderhandelen”, sloot Van Veen af. Want na-papegaaien mocht vandaag dan verboden zijn, maar slim na-apen natuurlijk niet.

Het programma Beter Aanbesteden is een coproductie van het ministerie van Economische Zaken, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), VNO-NCW, MKB Nederland en PIANOo.