Den Haag en Stedin kiezen voor concurrentiegerichte dialoog
Heb je een vraagstuk waarbij je nog geen zicht op de oplossingen en dus op zoek bent naar innovatieve oplossingen uit de markt? Dan kan de aanbestedingsvorm ‘concurrentiegerichte dialoog’ een uitkomst zijn. In gesprek met een aantal geselecteerde ondernemers, werk je toe naar de beste oplossing voor je organisatie. Zo zette de gemeente Den Haag deze vorm van aanbesteden in bij de ontwikkeling van een slim energiemanagementsysteem. (november 2024)
Door de onvoorspelbaarheid van zonne- en windenergie en de sterk gestegen vraag naar elektriciteit, loopt het elektriciteitsnet vol. Alleen uitbreiden is niet voldoende. Het elektriciteitsnet moet slimmer gebruikt worden. Een smart grid (een intelligent elektriciteitsnet) kan congestieproblemen voorkomen door slim en autonoom de lokale vraag en het lokale aanbod van elektriciteit te balanceren. Den Haag en Stedin doen daar ervaring mee op bij het Noordelijk Havenhoofd te Scheveningen.
Voorstel voor concurrentiegerichte dialoog
“We hadden zelf al marktonderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een slim energiemanagementsysteem”, zegt Tjebbe Vroon, innovatieadviseur bij Stedin. “We wisten alleen niet in hoeverre de markt kon bieden wat we wilden”, Roelof Davids, inkoopadviseur bij de gemeente Den Haag, stelde daarom voor om de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsprocedure in te zetten. “Het biedt je als aanbestedende dienst de ruimte in gesprek te gaan met marktpartijen over mogelijke oplossingen passend bij je vraagstuk.”
Minimale geschiktheidseisen
Den Haag schreef de aanbesteding voor de concurrentiegerichte dialoog uit en beperkte de geschiktheidseisen tot een minimum. “We vroegen best veel van de markt en beseften dat één partij waarschijnlijk niet alles kan bieden. Ze kunnen daarom samenwerken, waarbij we kleinere partijen door de beperkte geschiktheidseisen niet uitsluiten”, zegt Davids.
4 partijen selecteren
Volgens de regels van de concurrentiegerichte dialoog moet je 3 tot 5 partijen selecteren voor de fase van de dialoog. “We vonden 3 partijen te weinig”, zegt Davids. “Aan de andere kant vonden we 5 disproportioneel, want de procedure vraagt best wat tijd en energie van de deelnemers. Dus namen wij 4 als uitgangspunt.” Uiteindelijk dienden 3 partijen een offerte in, waarvan 1 partij zich heeft teruggetrokken.
Dialoog in 1 gesprek
Den Haag en Stedin kozen voor slechts 1 gesprek binnen de dialoogfase. “Ook in dit geval woog het argument van proportionaliteit mee”, zegt Davids. “De omvang van de opdracht was niet zo groot dat je partijen vaker kon uitnodigen. We boden de deelnemers nog wel een aparte dialoog aan gericht op de juridische kant van de opdracht. Daar bleek geen behoefte aan te zijn.”
Transparantie en gelijke behandeling
Den Haag en Stedin zorgden voor transparantie en een gelijke behandeling van de deelnemers tijdens de gesprekken door schriftelijke vastlegging. “Ondanks een vaste agenda, voorkom je niet dat je in het ene gesprek iets meer informatie geeft dan in het andere, afhankelijk van de vragen die deelnemers stellen. Alle extra informatie deelden we met alle deelnemer”, zegt Vroon.
Alert in beoordelingsfase
Ook in de beoordelingsfase moet je transparanten eerlijk te werk gaan, benadrukt Davids. “De kans bestaat dat je onbewust referenties uit de selectiefase meeweegt in de latere beoordelingsfase. Een inkoopadviseur moet daar als een scheidsrechter bovenop zitten.”
Deelnemende partijen tevreden
Davids en Vroon zijn blij dat ze voor de concurrentiegerichte dialoog kozen. “Ook de deelnemende partijen vonden het fijn om op deze manier met ons van gedachten te wisselen”, zegt Vroon. “Onze eerlijkheid en transparantie werd gewaardeerd. Een van de niet-gegunde partijen neemt nu zelfs vrijwillig deel aan de klankbordgroep van het project. Dat is toch wel tekenend.”
Tijd winnen
Volgens Vroon kun je met een concurrentiegerichte dialoog tijd winnen. “We hebben door de gesprekken veel kennis opgedaan en geleerd wat er op het gebied van smart grids allemaal mogelijk is. Doordat je in zo’n vroeg stadium overlegt, kun je na gunning veel eerder starten met de uitvoering van het project. Je hoeft elkaar niet eerst nog te leren kennen. Dus wat je aan de voorkant van het proces extra investeert, betaalt zich aan de achterkant uit.”
Tips van Roelof Davids (gemeente Den Haag) en Tjebbe Vroon (Stedin):
- Kies voor de concurrentiegerichte dialoog bij een complex en/of innovatief vraagstuk waarvoor nog niet een kant-en-klare oplossing is.
- Bereid je goed voor op de gespreksfase met een marktonderzoek. Zo kun je snel met de deelnemers tot de kern komen.
- Met een draaiboek maak je deze procedure minder complex om te managen.
- Maak een standaard opzet voor de gesprekken en deel vervolgens alle informatie met de deelnemers, voor transparantie en gelijkheid.
- Zie de concurrentiegerichte dialoog als een leerproces waarin je heel efficiënt kennis verzamelt over jouw vraagstuk.