Opstellen selectiecriteria

Op deze pagina:
Uitsluiting 
(Minimum)geschiktheidseisen 
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)   
Selectiecriteria 
Alleen bepaald type opdrachtnemers toelaten 
Uitsluiting en selectie bij nationale en onderhandse procedures 

Uitsluiting

Met het toepassen van uitsluitingsgronden sluit u bepaalde bedrijven uit.

De Aanbestedingswet 2012 kent voor EU-aanbestedingen dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Daarnaast kunnen aanvullende uitsluitingsgronden worden toegepast die borgen dat de beginselen van gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen, doch niet verder gaan dan noodzakelijk om dat doel te bereiken.

Bij verplichte uitsluitingsgronden gaat het om omstandigheden die de aanbieder betreffen en die zijn uitsluiting van alle aanbestedingen kunnen rechtvaardigen. Er is vaak geen duidelijke relatie tussen die omstandigheden en de specifieke opdracht; dit is ook niet nodig. Uitsluitingsgronden functioneren als knock-outcriteria. Is een uitsluitingsgrond van toepassing, dan betekent dat over het algemeen verdere uitsluiting van de procedure. Bij facultatieve uitsluitingsgronden ligt dat genuanceerder. 

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid af te zien van uitsluiting:

• bij dwingende redenen van algemeen belang
• als uitsluiting niet proportioneel is gezien de verstreken tijd sinds veroordeling en het voorwerp van de opdracht
• als uitsluiting kennelijk onredelijk zou zijn op het gebied van niet voldoen aan verplichtingen tot betaling van belastingen of sociale zekerheidspremies. 

Daarnaast is er de expliciete mogelijkheid dat ondernemers in de gelegenheid moeten worden gesteld om aan te tonen dat zij voldoende maatregelen hebben genomen om hun betrouwbaarheid aan te tonen. Dit geldt voor zowel de verplichte als de facultatieve uitsluitingsgronden. 

Verplichte uitsluiting

Artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012 verplicht u als aanbestedende dienst een onderneming uit te sluiten van verdere deelname aan een procedure, als die onderneming onherroepelijk is veroordeeld voor een van de in dat artikel genoemde strafrechtelijke delicten, die te maken hebben met integriteit. U mag alleen van die verplichting afwijken om bovengenoemde in de wet opgenomen redenen.

Verplichte uitsluitingsgronden hoeft u niet bij aankondiging van de opdracht of in het aanbestedingsdocument op te nemen. Dit omdat deze rechtstreeks werkend zijn voor iedere aanbesteding waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Als u weet of redelijkerwijs kunt weten dat op een onderneming een verplichte uitsluitingsgrond van toepassing is, dan moet u deze van verdere deelneming aan de procedure uitsluiten. U kunt er in de pers over hebben gelezen, of door informatie van concurrerende aanbieders op de hoogte zijn. U dient alle gegadigden het Uniform Europese Aanbestedingsdocument in te laten vullen, waarin ze verklaren dat omstandigheden van artikel 2.86 (en 2.87) van de Aanbestedingswet 2021 niet op hen van toepassing zijn. Een onderneming die de gevraagde verklaring niet overlegt wordt uitgesloten.

U kunt een bedrijf vragen om een zogenaamde Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Een GVA is een verklaring van de minister van Justitie en Veiligheid dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten of prijsvragen. Aanvragen GVA worden rechtstreeks ingediend bij het ministerie van Justitie en Veiligheid / Dienst Justis / Afdeling COVOG.

Bibob

De Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) geeft bestuursorganen sinds 2003 een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij zaken doen bijvoorbeeld via een aanbesteding. Ook als u niet op rijksniveau werkt, kunt u een Bibob-advies aanvragen. Een dergelijke aanvraag moet worden aangevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob. Een voorwaarde is dat u als aanbestedende dienst eerst zelf een onderzoek verricht. Tevens dient een u in de aanbestedingsstukken te vermelden dat een onderzoek door bureau Bibob tot de mogelijkheden behoort.

Meer informatie: Regelgeving integriteit

Facultatieve uitsluiting

U kunt op basis van artikel 2.87 Aanbestedingswet 2021 bepaalde facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing verklaren, als u dat nodig vindt. Stel, dat uit marktonderzoek blijkt dat de sector waarin u een opdracht wilt plaatsen in slechte financiële staat verkeert. In dat geval kan het opportuun zijn om bij aankondiging van de opdracht of in het aanbestedingsdocument op te nemen dat ondernemers, die in staat van faillissement verkeren of waarvan het faillissement is aangevraagd, kunnen worden uitgesloten.

Door middel van defacultatieve uitsluitingsgrond ‘past performance’kunt u ondernemers uitsluiten indien hun prestaties in het verleden tekortschoten. Uitsluiting op basis van prestaties uit het verleden mag overigens pas als er sprake is van ‘aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen’. Een kleine, incidentele tekortkoming is dus onvoldoende voor uitsluiting.De tekortkoming moet een overheidsopdracht, concessieopdracht of een speciale-sectoropdracht betreffen. Opdrachten in de private sector blijven dus buiten beschouwing. De tekortkoming moet betrekking hebben op een ‘wezenlijk voorschrift’. Te denken valt aan de termijn voor levering. Tenslotte moet het slechte presteren hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van een eerdere opdracht, tot schadevergoeding of tot andere vergelijkbare sancties. Goed contractmanagement is dan ook een vereiste voordat u deze grond kunt toepassen. Bij het toepassen van deze uitsluitingsgrond speelt het proportionaliteitsbeginsel een belangrijke rol. Uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure wegens slechte past performance is een zware sanctie en dient in verhouding te staan tot de verweten tekortkoming.

De uitsluiting van ondernemers in een aanbestedingsprocedure kan disproportionele gevolgen hebben. Ondernemingen hebben daarom de mogelijkheid op eigen initiatief hun betrouwbaarheid aan te tonen bij de aanbestedende dienst. Bijvoorbeeld in die gevallen dat zij schade hebben vergoed of actief hebben meegewerkt met de onderzoekende autoriteiten en maatregelen hebben genomen om verdere fouten te voorkomen. Indien u als aanbestedende dienst van oordeel bent dat de maatregelen voldoende zijn, hoeft u de ondernemer niet uit te sluiten. Deze zelfreinigende maatregelen (self cleaning) moeten ertoe strekken herhaling van de tekortkoming(en) te voorkomen.

De proportionaliteitstoets speelt een grote rol bij de facultatieve uitsluitingsgronden. Vanwege de bevoegdheid uit te kunnen sluiten dient de aanbestedende dienst vrijwel altijd aanvullend een proportionaliteitstoets uit te voeren, waarbij het gedrag van de inschrijver concreet en individueel moet worden getoetst en uitsluiting evenredig dient te zijn. 

Facultatieve uitsluitingsgronden staan in de Aanbestedingswet 2012, maar zijn niet rechtstreeks werkend. U moet ze expliciet bij de aankondiging van uw opdracht of in uw aanbestedingsdocument van toepassing verklaren. In artikel 2.87 van de wet staan de omstandigheden die u als mogelijke uitsluitingsgrond 'kunt' aanmerken.

In de Aanbestedingswet 2012 is beschreven met welke bewijsstukken een onderneming kan aantonen dat in haar situatie een facultatieve uitsluitingsgrond niet aanwezig is. Deze opsomming lijkt limitatief, maar volgens jurisprudentie kunt u in bijzondere omstandigheden toestaan dat aanvullende bescheiden worden overgelegd.  

De Europese Commissie heeft in maart 2021 richtsnoeren gepubliceerd over hoe de manipulatie van aanbestedingsprocedures kan worden bestreden. De richtsnoeren geven aanbestedende diensten onder meer achtergrondinformatie en handvatten bij de toepassing van de facultatieve uitsluitingsgronden in de EU-aanbestedingsrichtlijnen in het geval van manipulatieve inschrijvingen of bij aanwijzingen van collusie.

Andere uitsluitingsgronden

De facultatieve gronden van 2.87 lijken limitatief, dat is echter enkel het geval bij de uitsluitingsgronden die zien op de professionele kwaliteit van de inschrijver. U kunt als aanbestedende dienst dus ook andere uitsluitingsgronden in het aanbestedingsdocument opnemen, die niet in de Aanbestedingswet 2012 zijn vastgelegd, zolang deze niet disproportioneel van aard zijn, en mits er geborgd wordt dat de beginselen van gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen. De uitsluitingsgrond mag tevens niet verder reiken dan noodzakelijk om het doel te bereiken. Zo kunt u bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden ondernemers c.q. ondernemingen uitsluiten die bij de voorbereiding van de opdracht zijn betrokken zijn geweest of die met elkaar verbonden zijn.

Voorbeelden andere uitsluitingsgronden

Uitsluiten van ondernemingen uit één concern

U kunt rechtspersonen die met elkaar zijn gelieerd of verbonden, verbieden deel te nemen aan dezelfde aanbestedingsprocedure. Volgt u een niet-openbare procedure, dan kunt u deze bepaling vastleggen (bij voorwaarden voor deelneming) in de aankondiging, of in de selectieleidraad. In een openbare procedure kunt u deze bepaling opnemen in de gunningsleidraad, het bestek/beschrijvend document of in de aankondiging van de opdracht.

In de praktijk wordt deze bepaling vooral gesteld bij een niet-openbare procedure. Daarbij zouden in een extreem geval na de selectie alleen ondernemingen uit één concern kunnen overblijven. Deze zullen waarschijnlijk hun onderlinge aanbiedingen met elkaar afstemmen. Dit is binnen één concern overigens niet verboden op grond van de Mededingingswet.

Uit het Assitur- en het Serratoni-arrest, uitspraken van het Europese Hof van Justitie, volgt dat een absoluut verbod op deelname van verbonden ondernemingen niet is toegestaan. Een automatische uitsluiting is in strijd met het evenredigheidsbeginsel. De betrokken ondernemingen moeten de gelegenheid krijgen om aan te tonen dat hun onderlinge (afhankelijkheids)relatie geen invloed heeft op hun gedrag bij de aanbesteding en dat geen gevaar voor samenspanning bestaat.

Het Hof heeft bepaald dat een onderneming die kan aantonen dat zij haar offerte onafhankelijk en vertrouwelijk heeft opgesteld, niet mag worden uitgesloten. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat sprake is van gescheiden administraties, een eigen omzetverantwoordelijkheid en dat geen onderling overleg is gevoerd of informatie is gedeeld over de inschrijving.

Betrokken geweest bij voorbereiding

U kunt met gebruikmaking van een (facultatieve) uitsluitingsgronden uw aanbestedingsdocument bepalen dat een marktpartij die in een marktconsultatie of een adviestraject is betrokken bij de specificatie van de opdracht wordt uitgesloten van deelname aan de daaropvolgende aanbestedingsprocedure. Als u bij deze voorbereidende werkzaamheden de marktpartij niet contractueel van vervolgopdrachten heeft uitgesloten, en deze doet een inschrijving bij aanbesteding van de hoofdopdracht, dan dient u deze de gelegenheid te geven om aan te tonen dat zijn betrokkenheid geen onevenredige belemmering oplevert voor de concurrentie.

Hetzelfde geldt voor een marktpartij die op andere wijze door uw toedoen in een voorsprongpositie is geraakt of als duidelijk sprake is van belangenverstrengeling. Denkt u bij dit laatste bijvoorbeeld aan draaideurconstructies van personeel. U moet een marktpartij alleen uitsluiten als deze tijdens de voorbereiding van de opdracht een kennisvoorsprong heeft gekregen die onevenredig groot is en bij aanbesteding niet meer ongedaan kan worden gemaakt. Dit vanwege de toepassing van het gelijkheidsbeginsel.

Als geen sprake is van een onevenredige kennisvoorsprong of als deze door u bij publicatie van de opdracht ongedaan is gemaakt, bestaat geen enkel beletsel om bij de voorbereiding betrokken partijen tot de aanbestedingsprocedure toe te laten.

(Minimum)geschiktheidseisen

Bij uw marktoriëntatie heeft u geconcludeerd welk type leverancier of opdrachtnemer geschikt is voor het uitvoeren van uw opdracht. Door het vastleggen van bepaalde (minimum)geschiktheidseisen kunt bepalen welk type bedrijf in aanmerking komt om uw opdracht uit te voeren. Daarbij gaat het zowel om de technische bekwaamheid, beroepsbevoegdheid als om de financiële geschiktheid van het bedrijf.

Proportionaliteit

Denk van tevoren goed na over de noodzaak en de omvang van de minimumeisen die u stelt. Soms worden eisen klakkeloos gesteld uit automatisme of omdat bij een andere aanbesteding een dergelijke eis ook werd gesteld. Er moet een duidelijke relatie zijn tussen de eis die u stelt en de onzekerheid die u met het stellen van de eis wil tegengaan. De eis moet ook proportioneel zijn en voldoende verband houden met het voorwerp van de opdracht. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u uitsluitend geschiktheidseisen dient te stellen die kunnen garanderen dat een gegadigde of inschrijver over de juridische capaciteiten en financiële middelen en de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid beschikt om de overheidsopdracht uit te voeren.

Door het onnodig stellen van eisen sluit u mogelijk juist geschikte (MKB)-bedrijven onbedoeld uit van deelname aan de procedure. Ook moet u goed nadenken over de lasten voor bedrijven die moeten aantonen aan de minimumeisen te voldoen. Daardoor kan een bepaalde categorie bedrijven afhaken, waardoor u mogelijk met uw uitvraag niet de beste aanbieding uit de markt haalt.

Er is veel aandacht voor het op proportionele wijze stellen van geschiktheidseisen. De Gids Proportionaliteit, als verplicht te volgen richtsnoer, geeft hiervoor handvatten. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures die in het kader van de Aanbestedingswet 2012 worden gehouden. De wet bepaalt dat geschiktheidseisen geen betrekking mogen hebben op de totale omzet van een onderneming en op totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, tenzij u in de aanbestedingsstukken dit met met zwaarwegende argumenten motiveert. Als u toch omzeteisen stelt, mogen deze nooit meer dan 3 maal de geraamde waarde van de opdracht bedragen.

Minimale geschiktheid

U kunt bepalen dat een ondernemer alleen geschikt is om een bepaalde overheidsopdracht uit te voeren als hij daarvoor een zekere minimale deskundigheid bezit. Deze eisen moet u in de aankondiging van de opdracht vermelden. De eisen kunnen betrekking hebben op economische en financiële draagkracht en op technische of beroepsbekwaamheid.

De te stellen eisen:

• moeten verband houden met de opdracht;
• moeten proportioneel daarmee zijn;
• mogen niet discrimineren.

Financiële geschiktheid

Voor het aantonen van voldoende financieel-economische draagkracht kunt u als aanbestedende dienst diverse bewijsmiddelen bij de gegadigde opvragen. Het betreft onder meer bankverklaringen, (uittreksels uit) jaarrekeningen of een bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s. De middelen zijn niet limitatief opgesomd in de wet, wat inhoudt dat u aan een inschrijver kan vragen op een andere manier dan genoemd in de wet zijn economische en financiële draagkracht aan te tonen. Uiteraard dient alleen informatie te worden gevraagd die daadwerkelijk relevant is voor de desbetreffende opdracht. U mag ook alternatieve bewijsmiddelen toelaten, die door gegadigde worden overlegd als de gegadigde daarvoor gegronde redenen heeft. Zo is bijvoorbeeld niet iedere ondernemer verplicht een jaarverslag met jaarrekening te laten opmaken. In dat geval zou u als alternatief een gewaarmerkte accountantsverklaring kunnen accepteren.

Meer informatie: Faillissementsrisico

Technische bekwaamheid

U kunt eveneens eisen stellen aan de technische bekwaamheid van een ondernemer en daartoe bewijsmiddelen opvragen. De technische bekwaamheid die u eist dient proportioneel zijn. Het voldoen aan een eis van technische bekwaamheid kan worden aangetoond met bijvoorbeeld:

• een lijst van de werken die de afgelopen vijf jaar zijn verricht vergezeld van certificaten die bewijzen dat de belangrijkste werken naar behoren zijn uitgevoerd en waarin het bedrag van de werken, de plaats en het tijdstip waarop deze zijn uitgevoerd vermeld wordt, en waarin wordt aangegeven of de werken volgens de regels der kunst zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht;
• een lijst van de voornaamste leveringen of diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren;
• opgave van de al dan niet tot de onderneming van de ondernemer behorende technici of technische organen;
• een beschrijving van de technische uitrusting van de leverancier of de dienstverlener, van de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek;
• een verklaring omtrent de outillage, het materieel en de technische uitrusting waarover de dienstverlener of de aannemer voor de uitvoering van de overheidsopdracht beschikt;
• monsters, beschrijvingen of foto's.

Certificaten

Certificaten zijn er, naast een manier om aan te tonen dat aan (bepaalde) technische specificaties is voldaan, ook om de technische bekwaamheid van een ondernemer aan te tonen. U moet hierbij bijvoorbeeld denken aan certificaten die onderbouwen dat aan bepaalde kwaliteits- of milieunormen is voldaan.

Wij adviseren u per opdracht te bepalen of een certificaat (en de daarbij horende eisen) zich verhouden tot de aard van de opdracht en leveranciers niet (onnodig) worden uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Het bezitten van een bepaald certificaat kan kostbaar en/of tijdrovend zijn.  Als u in uw aanbestedingsdocumenten een dergelijk certificaat eist, dan is het van belang dat u vermeldt dat u gelijkwaardige bewijsstukken accepteert. Wij raden u aan voorafgaand aan de aanbesteding in kaart te brengen wat als gelijkwaardig kan worden aangemerkt.

Beroepen op andere partij

Een ondernemer hoeft niet zelf aan alle eisen te voldoen, hij kan zich ook beroepen op de financiële draagkracht of op de bekwaamheid van een andere partij. Dit kan alleen als hij kan aantonen daar daadwerkelijk over te beschikken. Dit kan via onderaanneming of combinatievorming, maar mag ook op andere wijze.

Kritieke taken

Een aanbestedende dienst kan de inschakeling van onderaannemers(s) in een aanbesteding in beginsel (dus) niet verbieden.

Maar dat is anders voor de uitvoering van bepaalde kritieke taken als bedoeld in artikel 2.95 lid 2 Aanbestedingswet 2012. Een aanbestedende dienst kan in zijn aanbesteding bepalen dat deze door de inschrijver/gegadigde zelf (dienen te) worden uitgevoerd. In dat geval mogen dergelijke werkzaamheden niet door een onderaannemer worden uitgevoerd. 

Minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria

Minimumgeschiktheidseisen zijn eisen die u aan de aanbieder stelt met betrekking tot zijn bekwaamheid en zijn financiële geschiktheid. Indien er meer gegadigden zijn dan het aantal dat u wilt uitnodigen tot het doen van een inschrijving (3-5) kunt u het aantal terugbrengen tot het gewenste aantal door middel van objectieve en niet discriminerende criteria of regels. Let op dat in de Richtlijn 2014/24 geschiktheidseisen onder de term selectiecriteria vallen. Dit is anders dan in de Aanbestedingswet 2012, waar de selectiecriteria zien op de criteria die worden gebruikt om het aantal gekwalificeerde gegadigden te beperken (tot 3-5). 

Selectiecriteria zijn geen gunningscriteria

U mag selectiecriteria niet als (sub)gunningscriteria gebruiken. Minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria hebben betrekking op de aanbieder/inschrijver, (sub)gunningscriteria op de aanbieding/inschrijving. Maar denkbaar is dat kwaliteitsaspecten van de aanbieder ook een directe relatie hebben met de kwaliteit van de inschrijving. Bij intellectuele dienstverlening komt dit voor. Zo gaat het bij de inhuur van een advocaat vaak meer om de persoon die de dienst levert dan om de onderneming die de opdracht krijgt.

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Op 5 januari 2016 heeft de Europese Commissie de uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 houdende een standaardformulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vastgesteld. 

Het UEA is verplicht bij Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures waarbij uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden gesteld. In het geval u als aanbestedende dienst uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen stelt, dan bent u volgens de Aanbestedingswet 2012 (artikel 2.85) gehouden te controleren of de ondernemer bij zijn verzoek tot deelneming gebruik heeft gemaakt van het UEA.

Met een UEA geeft de ondernemer aan:

• of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn;
• of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen (deze eisen heten in het UEA selectiecriteria);
• of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria (deze criteria heten in het UEA criteria ter beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden.

Het UEA hoeft op zichzelf niet ondertekend te worden als het onderdeel is van een groter pakket documenten waar een handtekening onder staat.  PIANOo adviseert u in uw aanbestedingsdocument aan te geven dat een inschrijver/gegadigde met de ondertekening van zijn aanmelding/inschrijving ook tekent voor het UEA (en eventuele andere relevante bijlagen).

Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)

De Aanbestedingswet 2012 regelt dat een ondernemer bij Europese, nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat geen bezwaren bestaan tegen inschrijving op een overheidsopdracht. Deze verklaring wordt afgegeven door de minister van Justitie en Veiligheid (Dienst Justis) en mag niet ouder zijn dan twee jaar. Met de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) kan een ondernemer aantonen dat de uitsluitingsgronden met betrekking tot onherroepelijke veroordelingen niet op hem van toepassing zijn (art. 2.86 Aanbestedingswet 2012 en 2.87, eerste lid, onderdelen c en d, Aanbestedingswet 2012) voor zover het een onherroepelijke veroordeling of een onherroepelijke beschikking wegens overtreding van mededingingsregels betreft). Onherroepelijke veroordelingen die niet in de voorgaande vijf jaar hebben plaatsgevonden, dient u als aanbestedende dienst buiten beschouwing te laten. Het opvragen van een Gedragsverklaring aanbesteden is niet verplicht, maar als een aanbestedende dienst hiervoor kiest dan moet deze het vastgestelde model gebruiken.

De aanvraagprocedure voor een GVA loopt via het ministerie van Justitie en Veiligheid en Justitie/Dienst Justis/Afdeling COVOG. De aanvraagformulieren (met toelichting) vindt u op de website van Dienst Justis.

Selectiecriteria

Waarom kiezen voor procedure met voorselectie?

U kunt beslissen dat niet alle geschikte bedrijven mogen meedingen naar de opdracht, maar dat alleen de bedrijven die u het meest geschikt acht voor de opdracht een offerte mogen uitbrengen. U kiest voor een procedure met voorselectie als bijvoorbeeld uit uw marktverkenning is gebleken dat op de specifieke markt veel aanbieders zijn die in uw inkoopbehoefte kunnen voorzien en/of het opstellen van de offerte een meer dan gemiddelde inspanning van de markt vraagt. Met zo'n voorselectie voorkomt u dat onnodig veel bedrijven offertekosten maken en dat u onnodig veel offertes moet beoordelen. Met het opstellen van selectiecriteria bepaalt u hoe u de meest geschikte bedrijven zult selecteren (ranken). Een Europese aanbestedingsprocedure met een dergelijke voorselectie is de niet-openbare procedure. De doorlooptijd van een procedure met voorselectie is aanzienlijk langer dan die van een openbare procedure.

Selectiecriteria kunnen zowel betrekking hebben op de financiële en economische draagkracht als op de technische en beroepsbekwaamheid van gegadigden. Inhoudelijk liggen de selectiecriteria veelal in het verlengde van minimumgeschiktheidseisen zoals de mate van ervaring, maar ook het aantal en de kwaliteit van referenties. Een minimumgeschiktheidseis is bijvoorbeeld dat een gegadigde minimaal drie jaar ervaring heeft. In het verlengde daarvan zou u als selectie-eis een gegadigde met vijf jaar ervaring beter kunnen scoren dan een gegadigde met 3 jaar ervaring. 

Niet-selecteren

U kunt de niet-openbare procedure ook doorlopen zonder te selecteren. U bepaalt dan uitsluitend de geschiktheid van de gegadigden aan de hand van de uitsluitingsgronden en minimumeisen. Daarna nodigt u alle geschikt bevonden gegadigden uit om een inschrijving te doen.

Hoeveel gegadigden selecteren?

In een Europese, niet-openbare procedure, moet u ten minste 5 gegadigden selecteren. In een concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling en de procedure van het innovatiepartnerschap minstens 3. 

Zijn er minder dan het minimumaantal geschikte gegadigden, dan kunt u de procedure toch voortzetten, maar dat is niet verplicht. U mag niet alsnog nieuwe gegadigden toevoegen of gegadigden meenemen die niet aan de minimumeisen voldoen. Het uiteindelijk aantal uitgenodigde gegadigden dient altijd een daadwerkelijke mededinging te waarborgen. De wet geeft niet aan hoeveel partijen dit zijn, maar in het verleden was de vuistregel minimaal twee, het is echter mede afhankelijk van uw aanbesteding en de bijbehorende markt of de daadwerkelijke mededinging met slechts twee partijen al is gewaarborgd.

Minimumgeschiktheidseisen

Selectiecriteria dienen om bedrijven die aan de minimumgeschiktheidseisen voldoen onderling te vergelijken en te waarderen. Het gaat dus om een relatief waarderingsproces. De te kiezen selectiecriteria worden sterk bepaald door de aard (complexiteit) en de omvang van de opdracht. Voorwaarde is dat de criteria proportioneel, objectief en niet-discriminerend zijn. Met het toepassen van de selectiecriteria worden de bedrijven geselecteerd die het beste in staat zouden moeten zijn een goede inschrijving te doen en de opdracht als beste uit te voeren.

Vooraf bekendmaken

De selectiecriteria moet u vooraf in de aankondiging, het bestek of de selectieleidraad bekendmaken. Ook moet u het minimum- en maximumaantal te selecteren gegadigden in de aankondiging opnemen.

Selecteren door loten

Door te selecteren op basis van concrete en objectieve selectiecriteria worden marktpartijen optimaal gestimuleerd zich te onderscheiden. Toch kan een aanbestedende dienst besluiten om geen selectiecriteria te stellen en te selecteren door loting. Bijvoorbeeld indien deze kansen voor het MKB wil vergroten en de administratieve last wenst te beperken. De wijze van loting moet wel in de aanbestedingsstukken opgenomen worden

Het staat de aanbestedende diensten vrij om ook een combinatie tussen loten en een wegingsmethode te kiezen. Door bijvoorbeeld aan de selectie van de drie besten ook nog twee gegadigden door loting toe te voegen is het mogelijk om minder ervaren opdrachtnemers uit te nodigen tot het doen van een inschrijving.

Door te selecteren op basis van concrete en objectieve selectiecriteria wordt de markt gestimuleerd. Daarom adviseert PIANOo aanbestedende diensten om de rol van loting zo beperkt mogelijk te houden. In sommige gevallen kunnen lotingprocedures onrechtmatig zijn. Te denken valt aan een situatie waarbij (heel) veel gegadigden gelijk scoren en waarbij loting doorslaggevend is. Enkele rechters oordeelden dat deze wijze van selectie in strijd met het karakter en doel van de aanbestedingsprocedure was: concurrentie werd zo niet gestimuleerd en er werd geen zorg gedragen voor inkoop op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Aan de loting kunnen alleen gegadigden deelnemen die voldoen aan de door u bepaalde minimumgeschiktheidseisen.

Alleen bepaald type opdrachtnemers toelaten

Het non-discriminatieverbod is een van de beginselen van het aanbestedingsrecht. Het uitsluiten of bevoordelen van bepaalde categorieën opdrachtnemers is daar in beginsel volledig mee in strijd. U mag alleen een categorie opdrachtnemers bevoordelen als daar een objectieve grond voor is, die verband houdt met de opdracht.

Er is één uitzondering: volgens de Aanbestedingswet 2012 mag een opdracht worden voorbehouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma's voor beschermde arbeid, (mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma's gehandicapte of kansarme werknemers zijn). Dit voorbehoud kunt u bij alle procedures maken. Het is overigens niet toegestaan aan bijvoorbeeld één speciale sociale werkplaats voor te behouden, ze zullen wel onderling moeten concurreren.

Meer informatie: Social return in de aanbesteding

Uitsluiting en selectie bij nationale en onderhandse procedures

Bij een nationale niet-openbare procedure met voorafgaande bekendmaking wordt vaak volstaan met het selecteren van drie gegadigden. U kunt echter ook tot een ander aantal besluiten, met een maximum van vijf op grond van de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Dit kunt u in uw interne inkooprichtlijnen vastleggen.

Bij een nationale procedure met voorselectie bent u vrij de procedure naar eigen inzicht in te richten. U hoeft geen strikte scheiding aan te brengen tussen minimumgeschiktheideisen en selectie-eisen. Wel moet u proportioneel en transparant zijn en mag u niet discrimineren. Uitsluiting, maar ook selectie gebeurt in een onderhandse procedure feitelijk impliciet, doordat u alleen aan één of enkele ondernemingen een offerte vraagt en daarmee de facto andere ondernemingen uitsluit. Bij de enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedure en bij nationale procedures met voorafgaande bekendmaking, kun u analoog de Europese uitsluitingsgronden toepassen. Daarnaast kunt u ook andere uitsluitingsgronden opnemen. Als u dit doet, moet u gebruik maken van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.