Aan de slag met MKB-vriendelijk inkopen

Een belangrijke doelstelling van de Aanbestedingswet 2012 is de toegang tot overheidsopdrachten voor het midden en kleinbedrijf (mkb) te verbeteren. In de wet is een aantal specifieke bepalingen opgenomen die hieraan moeten bijdragen. Zo mogen omzeteisen niet zo maar meer gesteld worden, moet het samenvoegen van opdrachten gemotiveerd worden en moeten opdrachten in beginsel in percelen verdeeld worden. Daarnaast is het van belang dat de aanbestedende dienst proportionele eisen aan de onderneming én de opdracht stelt.

Op deze pagina:
Rekening houden met MKB
Aandacht voor het MKB
Redenen voor mkb om wel of niet in te schrijven |
Gebruik maken innovatiekracht van Start-ups

Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Dit geldt dus ook voor de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding. De Gids Proportionaliteit is een richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit. Hierin staan handvatten voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Het proportionaliteitsbeginsel moet er onder andere aan bijdragen dat de administratieve lasten voor ondernemers en aanbestedende diensten verminderen. Het vereenvoudigen van de regels en voorschriften dient ook de toegang tot overheidsopdrachten te vereenvoudiging. Echter, de praktijk blijkt weerbarstig. Wanneer de eisen en voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit worden opgevolgd, dan leidt dit niet altijd automatisch tot een hogere deelname van het mkb aan aanbestedingen. Aanbestedende diensten kunnen aanvullende acties ondernemen waardoor meer rekening wordt gehouden met het mkb. Houdt er daarnaast rekening mee dat ondernemers ook hun redenen hebben om wel of niet in te schrijven op een opdracht. Hieronder wordt een en ander nader toegelicht.

Als aanbestedende dienst rekening houden met MKB

In een onderzoek, dat is uitgevoerd in opdracht van de Europese Commissie, worden verschillende aanbevelingen gedaan opdat u meer rekening met het mkb kunt houden. De aanbevelingen hebben zowel betrekking op de keuze en inrichting van aanbestedingsprocedures als op uw beleid en bedrijfsvoering. Hieronder zijn een aantal suggesties opgesomd.

Beleidsmatige en organisatorische aandachtspunten

Benoem uw omgang met het mkb in het inkoopbeleid. Neem hierin bijvoorbeeld op wat uw uitnodigingsbeleid is bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, op welke wijze u omgaat met combinaties en onderaannemers en op welke wijze u rekening houdt met het beperken van de administratieve lasten bij een aanbesteding.
Geef regelmatig voorlichting over uw inkoopbeleid en -processen. U kunt dan toelichten op welke wijze aanbestedingen vormgegeven worden en hoe een aanbestedingsprocedure eruit ziet. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan (digitaal) inschrijven op een aanbesteding en omgaan met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Geef bekendheid aan de inkoopkalender (wat hebt u in de planning voor de komende tijd) en gepubliceerde aanbestedingen. Hierdoor weten ondernemers welke aanbestedingen er aan komen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld social media.
Zorg voor een contactpunt binnen uw organisatie waar ondernemers terecht kunnen met vragen gerelateerd aan inkoop en aanbesteden.
Blijf in gesprek met ondernemers. Organiseer bijvoorbeeld (samen met andere aanbestedende diensten) marktdagen om dit te faciliteren. Op een marktdag geeft u als aanbestedende dienst inzicht in de projecten die u komend jaar of komende jaren gaat aanbesteden. Ook kunt u aandacht besteden aan de inkoop- en innovatiestrategie voor die projecten. U kunt marktdagen organiseren voor specifieke branches of gericht op een bepaalde regio.
Stel een klachtenmeldpunt in waar ondernemers terecht kunnen wanneer zij een klacht hebben over een aanbesteding. Dit maakt het laagdrempeliger om een geschil middels onderling overleg op te lossen en wordt een geschil niet onnodig aan de rechter voorgelegd.
Faciliteer budgethouders en deel informatie over het mkb. Zorg dat niet enkel de afdeling inkoop zicht heeft op potentiële leveranciers. Faciliteer ook de budgethouders met inzicht over geschikte leveranciers. Nodig leveranciers bijvoorbeeld uit om zich te registreren in een database waarin budgethouders op zoek kunnen naar geschikte leveranciers voor een opdracht, die onderhands aanbesteed kan worden.
Monitor de omvang van bestedingen bij het mkb. Maak inzichtelijk wat de resultaten over een bepaalde periode zijn als het gaat om inkopen bij het mkb. Dit kan een aanvullende analyse zijn binnen de spend analyse. Neem dit ook standaard op in de periodieke rapportages.

Aandacht voor het mkb tijdens een aanbestedingsprocedure

Ook tijdens een aanbesteding kunt u rekening houden met het mkb. Dit kan zowel voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure (bij het opstellen van de documenten) als tijdens het doorlopen van de aanbestedingsprocedure.

Voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure

Verdiep u in de markt en onderzoek voor de behoefte die u wil aanbesteden in welke mate de markt bestaat uit mkb. Dit kan door een marktconsultatie te organiseren of door deskresearch. Ook kunt u informatie over branches van banken of van het CBS raadplegen.
Houd rekening met het (lokale) mkb bij het opstellen van objectieve criteria voor de keuze van een ondernemer of ondernemers bij onderhands aanbesteden. Bij opdrachten onder de Europese drempelwaarde kunt u bijvoorbeeld ondernemers selecteren op basis van hun bijdrage aan beleidsdoelstellingen op het gebied van bijvoorbeeld inclusie of duurzaamheid.
Besteed in de aanbestedingsstukken voldoende aandacht aan de onderstaande zaken:
Houd in de aanbestedingsstukken rekening met het taalgebruik. Vermijd jargon en beschrijf de procedure in begrijpelijke taal.
Probeer de kern te beschrijven in de aanbestedingsdocumenten en houd het beknopt. De beweging ‘aanbesteden op 3A4’ streeft ernaar om de omvang van voorwaarden en informatie in de aanbestedingsdocumenten te beperken. Overweeg of u bij aanbestedingen voor bepaalde productgroepen rekening kan houden met het gedachtegoed van ‘aanbesteden op 3 A4’
Wees kritisch met het stellen van eisen. Overweeg bijvoorbeeld of het stellen van uitsluitingsgronden bij een onderhandse aanbesteding noodzakelijk is. (als u deze stelt zullen ondernemers ook het UEA moeten invullen) Wees ook kritisch op het stellen van bepaalde uitvoeringseisen. Zijn de eisen écht van belang voor een opdracht? Denk ook het eisen van referenties of het stellen van eisen rondom aansprakelijkheid, verzekeringen of certificaten (en vergelijkbaar).
Wees ook kritisch met het uitwerken van de gunningscriteria. Vermijd gunningscriteria waarbij om uitgebreide plannen wordt gevraagd. Overweeg bijvoorbeeld of gunningscriteria ook middels een checklist beantwoord kunnen worden. Dit is voor inschrijvers eenvoudig en snel in te vullen.
Beschrijf in de aanbestedingsstukken op welke wijze rekening gehouden is met het mkb.
Overweeg het toepassen van de percelenregeling. Op die manier kunt u (max 20% van de totale waarde van de gehele opdracht) van de opdracht onderhands gunnen.
Publiceer de aankondiging van een (Europese) aanbesteding ook op de sociale media van uw organisatie.
Organiseer een informatiebijeenkomst, waarbij de aanbestedingsprocedure wordt toegelicht. Zorg in elk geval voor verslaglegging en publiceer deze bij uw aanbestedingsdocumenten zodat u het level playing field bewaakt.
Wijs het mkb op de mogelijkheid om als combinatie of onderaannemer in te schrijven.
Wees uitgebreid in de beantwoording van vragen, zowel bij de Nota van Inlichtingen als bij vragen die worden gesteld naar aanleiding van de voorgenomen gunningsbeslissing. Op die manier weten partijen die onbekender zijn met aanbesteden ook beter waarom bepaalde keuzes en afwegingen zijn gemaakt.
Verwijs naar het klachtenmeldpunt in de aanbestedingsstukken en neem klachten serieus in behandeling.
Organiseer evaluatiegesprekken met de afgewezen inschrijvers. Geef inschrijvers lessen mee waar ze van kunnen leren en waar zij rekening mee kunnen houden bij een volgende aanbesteding.

Redenen voor mkb om wel of niet in te schrijven

Een aanbestedende dienst wil natuurlijk graag voldoende inschrijvingen van kwaliteit ontvangen. Toch zal een mkb-er niet bij elke aanbesteding willen of kunnen inschrijven. Maar wat bepaalt nu of een mkb-er gaat inschrijven? Er zijn meerdere factoren die hierbij een rol kunnen spelen.

Past de opdracht in de bedrijfsstrategie?

Een ondernemer zal afwegen of een opdracht past binnen de bedrijfsstrategie en de visie van het bedrijf. Wanneer een ondernemer wil uitbreiden dan zal deze mogelijk eerder inschrijven op opdrachten. Omgekeerd, wanneer een ondernemer kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan en van mening is dat in een aanbesteding enkel prijs doorslaggevend is, dan kan dat een reden zijn om niet in te schrijven.

Beschikt de ondernemer over voldoende capaciteit en competenties?

In sommige gevallen houden aanbestedende diensten en inkopers onvoldoende rekening met de capaciteit van de markt wanneer zij aanbestedingen (en de uitvoering van projecten) plannen. Aanbestedingen worden dan tijdens vakantieperiodes in de markt gezet of er worden té strakke planningen gehanteerd. Voor een grote aanbesteding kunnen tientallen of zelf honderden werkdagen nodig zijn om de inschrijving te voltooien. Ondanks dat grotere bedrijven vaak gespecialiseerde tenderteams hebben, hebben ook zij niet onbeperkte capaciteit. Bij kleinere bedrijven moet een medewerker vaak naast zijn of haar reguliere werkzaamheden de inschrijving opstellen,. Hierdoor kan het voorkomen dat een ondernemer niet gaat inschrijven vanwege een gebrek aan capaciteit.

Is de opdracht financieel aantrekkelijk?

Ondernemers kijken niet alleen naar de winstmarge van een opdracht. Ook de duur van de overeenkomst, eventuele investeringen en de cashflow zijn van belang.

Staan de inspanning voor het opstellen van een inschrijving en de kans op winst in verhouding tot elkaar?

Ondernemers zullen de kans om te winnen afwegen tegen de inspanningen die geleverd moeten worden. Bij deze afweging spelen een aantal elementen een rol:

De geschatte kans om de winnende inschrijver te zijn op basis van de eigen competenties.
Het verwachte aantal inschrijvers.
De kwaliteit van andere inschrijvers.
De administratieve lasten die komen kijken bij het indienen van een inschrijving.

Ook bij raamovereenkomsten zullen ondernemers afwegen wat de inspanning is die zij bij eventuele mini-competities moeten leveren. De paradox voor inkopers is dat zij een groot aantal goed gekwalificeerde inschrijvers willen, maar dat een deel van die inschrijvers juist afhaakt omdat hierdoor de kans op het winnen van de opdracht lager is.

Past de aanbestedende dienst in het klantenbestand?

Potentiële opdrachtnemers besluiten op basis van een aantal factoren of ze gaan inschrijven:

De aantrekkelijkheid van de betreffende opdrachtgever.
De ervaring met eerdere aanbestedingen van de betreffende aanbestedende dienst.
Ervaringen met daadwerkelijk werken voor de betreffende organisatie.
De reputatie van de opdrachtgever: staat zij bekend als een goede opdrachtgever, betaalt zij op tijd en heeft zij een positieve houding?

Gebruik maken innovatiekracht van Start-ups

Start-ups zijn jonge bedrijven zonder of met slechts een beperkte bewezen staat van dienst met een innovatief product, dienst of businessmodel. Start-ups kunnen soms een waardevolle bijdrage leveren aan uw maatschappelijke opgaven, omdat zij buiten bestaande kaders opereren. Omdat start-ups geen uitgebreide staat van dienst hebben kan het lastig zijn om mee te dingen in een overheidsopdracht. PIANOo zet de mogelijkheden op een rij in de handreiking: Hoe biedt u start-ups betere kansen op overheidsopdrachten?