Integriteit van aanbestedende diensten

Regelgeving integriteit

Er zijn diverse regels opgesteld om integriteit bij aanbestedende diensten te waarborgen en te stimuleren. U dient wetgeving en gedragscodes te volgen, misstanden te melden en beleid op te stellen. Wettelijke regels voor integer handelen vindt u in de Aanbestedingswet 2012, de Ambtenarenwet en het Huis voor klokkenluiders.

Organiseren van integriteit

Om het risico van integriteitsovertredingen bij overheidsinkoop te beheersen dient een aanbestedende dienst vooral aandacht te besteden aan het organiseren van integriteit. Hiermee wordt bedoeld dat er een compleet organisatorisch bouwwerk ingericht wordt op het voorkomen van integriteitsovertredingen.

Elementen organisatorisch bouwwerk:

• Inkoop heeft de aandacht van bestuur en management
• Er is een inkoopbeleid met een speciale paragraaf over integriteit''
• Niet alleen inkopers maar ook behoeftestellers, projectleiders e.d. zijn zich bewust van de integriteitsrisico's in het inkoopproces.
• Kennis van integriteitsrisico's moet actueel gehouden worden.
• Kennis over integriteit dient geborgd te worden.

OESO aanbevelingen

Al vanaf 2007 besteedt de OESO veel aandacht aan het terugdringen van integriteitsovertredingen bij de overheid en in het bijzonder bij inkoop. Dit doet de OESO in de vorm van een onderzoeksrapporten waarin best practices uit OESO lidstaten verzameld zijn, met aanbevelingen, checklists en met rapportages over stand van zaken.

De tien aanbevelingen om integriteit te bevorderen bij overheidsinkopen zijn in het kort:

• Zorg voor een adequaat niveau van transparantie in het gehele inkoopproces.
• Maximaliseer transparantie bij aanbesteden m.n. bij uitzonderlijke aanbestedingsprocedures
• Zorg ervoor dat overheidsgeld besteedt wordt aan het doel waarvoor het bedoeld is.
• Zorg ervoor dat inkopers voldoen aan hoge professionele eisen qua kennis, competenties en integriteit.
• Zorg voor mechanismes om integriteitsrisico's te voorkomen.
• Moedig nauwe samenwerking aan tussen overheid en de markt om strikte integriteitsnormen te handhaven vooral bij contractmanagement.
• Zorg voor specifieke mechanismes om overheidsinkoop te monitoren, opsporing ambtsovertreding en passende sancties.
• Richt een duidelijke verantwoordingsketen inclusief controlemechanismen op.
• Handel klachten van de markt op een eerlijke en onpartijdige manier af.
• Stel ngo's, de media en burgers in staat om inkoop aan onderzoek te onderwerpen.

Om aanbestedende diensten te helpen bij het implementeren van deze aanbevelingen heeft de OESO de uitgebreide OECD checklist Enhancing integrity in public procurement opgesteld. OESO maakt zich ook sterk voor het terugdringen van overtredingen van de mededinging in relatie tot overheidsinkopen. Ook op dit terrein heeft de OESO aanbevelingen opgesteld in het rapport Principles for integrity in public procurement. Ook is een Public Procurement Toolbox ontwikkeld.

Waarborgen rijksinkoop

In januari 2015 heeft de Auditdienst Rijk van het ministerie van Financiën in korte tijd 100 Rijksmedewerkers geïnterviewd om een beeld te krijgen van de beleving van integriteit in relatie tot inkoop. Deze quick scan is gehouden naar aanleiding van de integriteitsproblemen rond enkele ICT aanbestedingen. De centrale vraag was welke van de 14 door de auditdienst benoemde waarborgen het rijk hanteert en die in de praktijk ook als effectief beoordeeld worden.

Zes waarborgen worden toegepast en ook als effectief ervaren door de geïnterviewden:

• Er bestaat een functiescheiding tussen de behoeftesteller en de inkoper.
• Inkopen verlopen via een inkoopsysteemwaardoor workflow en andere vormen van procesborging afgedwongen worden.
• Het inkoopproces en de naleving zijn onderdeel van (interne) audits .
• Aan medewerkers worden opleidingseisen gesteld, zij moeten hun kennis actueel houden.
• Medewerkers zijn verplicht om nevenwerkzaamheden en eventuele belangenverstrengeling te melden.
• Bewustzijn van medewerkers en leidinggevenden wordt vergroot door periodiek aandacht te vragen voor integriteit; bijvoorbeeld op intranet, bij bijeenkomsten en opleidingen.

Gedragscode overheidsorganisatie (Opdrachtgeversforum)

Het Opdrachtgeversforum in de bouw heeft de gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap ontwikkeld. Deze code is geschreven op basis van vier kernwaarden van publiek opdrachtgeverschap: maatschappelijke verantwoordelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie. Deze kernwaarden zijn uitgewerkt in gedragsregels. Met de code geven publieke opdrachtgevers aan wat opdrachtnemers van hen mogen verwachten en wat zij van de opdrachtnemers verwachten. Daarnaast biedt de code kaders aan de eigen medewerkers voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. De code is een initiatief van het Opdrachtgeversforum in de bouw maar ook andere opdrachtgevers mogen zich aanmelden.

Steunpunt integriteitsonderzoek politieke ambtsdragers

Het Steunpunt integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers is onderdeel van het CAOP, het kennis- en dienstencentrum op het gebied van arbeidszaken in het publieke domein. Het Steunpunt adviseert commissarissen van de Koning, burgemeesters en voorzitters van waterschappen. Bij een signaal van een mogelijke integriteitsschending door een politieke ambtsdrager, zijn zij meestal de opdrachtgever tot integriteitsonderzoek.
Het Steunpunt is geen meldpunt voor mogelijke integriteitsschendingen.

Advisering

Het Steunpunt adviseert over de aanpak van mogelijke integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers. Dit advies richt zich vooral op de manier waarop een goed integriteitsonderzoek moet verlopen. Het Steunpunt wordt bij voorkeur ingeschakeld bij het eerste signaal van een mogelijke integriteitsschending. Dit stelt bestuurders in staat om van begin af aan weloverwogen beslissingen te nemen. Het Steunpunt doet zelf geen onderzoek. Bestuurders blijven zelf verantwoordelijk voor de gekozen aanpak en uitvoering.

Aanvullende taken van het Steunpunt zijn:

• Algemene voorlichting geven over de aanpak van integriteitsschendingen
• Contacten met het onderzoeksveld onderhouden
• Geanonimiseerd de relevante casuïstiek registreren
• Nieuwe ontwikkelingen, trends en patronen signaleren 

Integriteit inkoopconsultants

Regelmatig besteedt een (kleine) aanbestedende dienst het gehele inkoopproces uit. Over het algemeen wordt daarbij weinig of geen aandacht geschonken aan integriteitsrisico's. Zelden vindt een echte screening plaats. Alertheid is zeker nodig omdat inkoopconsultants vaak niet aangesloten zijn bij een branchevereniging die een gedragscode hanteren zoals NLingenieurs, ROA (Raad van Organisatie- Adviesbureaus) of OOA (Orde van Organisatiekundigen en -Adviseurs).

Aandachtspunten voor aanbestedende diensten

Er zijn tekens die kunnen wijzen op situaties waarin een integriteitsschending kan worden vermoed. Afgeleid van de 10 aanbevelingen van de OESO, de waarborgen die de Rijksaudit heeft bekeken en enkele praktijkgevallen kunnen dit op het gebied van organisatie onder meer de volgende aanwijzingen zijn:

• Een professionele visie op inkoop ontbreekt.
• Het inkoopproces verloopt niet transparant.
• Het inkoopproces verloopt niet systematisch.
• Controle instrumenten ontbreken zoals aanbestedingskalender, contractenregister, interne controle en een procedure voor (juridische) afwijkingen.
• Inkoopdossier met gemotiveerde beslissingen ontbreekt.
• Er is geen functiescheiding tussen behoeftesteller en inkoper.
• Het vier-ogen principe wordt niet standaard toegepast.
• Ingehuurde externen op het gebied van inkoop worden niet of onvoldoende gescreend.
• Klachten van bedrijven over aanbestedingen.
• Negatieve aandacht in de media.
• Ontbreken van onafhankelijke audits of evaluaties van het inkoopproces.
• Inkoopconsultants hoeven niet standaard een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.