Prestatiemeten / Past Performance
Bij de uitvoering van overeenkomsten worden bij een aantal aanbestedende diensten ook de kwaliteit van de samenwerking met de opdrachtnemer gemeten. Met name in de GWW-sector hebben verschillende organisaties hier al ervaring mee opgedaan. Dit kan op een aantal manieren, bijvoorbeeld door Prestatiemeten (gedurende de uitvoerende fase) ontwikkeld door Rijkswaterstaat en ProRail of door Past Performance (na afronding van een opdracht). Deze beoordelingssystematieken bevorderen de relationele kant van de samenwerking met de markt, en creëren een basis voor een meer objectieve leverancierskeuze bij volgende opdrachten.
Prestatiemeten
Prestatiemeten is een manier om de kwaliteit van de samenwerking met de markt te meten en maakt vaak deel uit van het contractmanagement. Bij Rijkswaterstaat bijvoorbeeld beoordelen beide partijen elkaar én zichzelf ieder kwartaal op een aantal punten. De vragen gaan onder andere over planmatig werken, kwaliteit, samenwerking, veiligheid en documentatie. Na het invullen van de vragenlijst, gaan partijen aan tafel om de scores te bespreken. Meningsverschillen en verbeterpunten worden toegelicht. Daarnaast kijken Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer ook naar de dingen die juist goed gaan. Op basis van dit gesprek worden afspraken gemaakt die een kwartaal later opnieuw getoetst worden. Rijkswaterstaat werkt met een transparant, eenduidig en gestandaardiseerd meetproces. Zo worden de continuïteit en uniformiteit van het proces gewaarborgd.
De belangrijkste voordelen van het prestatiemeten zijn:
- Vermindering van faalkosten: door periodiek met elkaar in gesprek te gaan, zien beide partijen eventueel aankomende problemen en kunnen tijdig bijsturen om de negatieve gevolgen te minimaliseren/voorkomen;
- Voorkoming van miscommunicatie: de feedback en beoordelingen vinden wederzijds plaats, wat helpt om de wederzijdse verwachtingen te managen;
- Kwaliteitsverbetering tijdens de uitvoering: door tijdens de uitvoering elkaar te beoordelen, wordt aangestuurd op kwaliteitsverbetering in de realisatie van de opdracht.
Past Performance en selectie bij toekomstige overheidsopdrachten
Sommige aanbestedende diensten gebruiken de resultaten van prestatiemetingen van eerdere overheidsopdrachten bij de selectie van marktpartijen bij een opvolgende overheidsopdracht. Dit staat in de praktijk ook bekend als Past Performance en wordt vaak bij gelijksoortige opdrachten toegepast. Een Past Performance-score kan ook gebaseerd zijn enkel op de eindevaluatie van de opdracht in plaats van een geheel Prestatiemeten-traject. Bij Past Performance gaat het in tegenstelling tot Prestatiemeten om de harde kant van de samenwerking, namelijk de geleverde prestatie. Met andere woorden de aanbestedende dienst kijkt in hoeverre de opdrachtnemer de bij inschrijving gemaakte beloftes heeft waargemaakt.
Het gebruik van Past Performance binnen een Europese aanbestedingsprocedure
Het gebruik van Past Performance -scores in een Europese aanbestedingsprocedure kan door de toepassing als facultatieve uitsluitingsgrond. Een aanbestedende dienst kan een ondernemer die bij de uitvoering van een eerdere opdracht is tekortgeschoten van deelname aan een aanbestedingsprocedure uitsluiten. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
- Er moet sprake zijn van ‘aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen’. Een kleine, incidentele tekortkoming is dus onvoldoende voor uitsluiting.
- De tekortkoming betreft een overheidsopdracht, concessieopdracht of een speciale-sectoropdracht. Opdrachten in de private sector blijven dus buiten beschouwing.
- De tekortkoming moet betrekking hebben op een ‘wezenlijk voorschrift’. Te denken valt aan de termijn voor levering.
- De tekortkoming moet hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van de opdracht, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties.
Bij het toepassen van deze uitsluitingsgrond speelt het proportionaliteitsbeginsel een belangrijke rol. Uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure is een zware sanctie en dient in verhouding te staan tot de verweten tekortkoming.
Verder bent u verplicht de betrokken ondernemer in de gelegenheid te stellen te bewijzen, dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Als het bewijs toereikend is, kan worden afgezien van uitsluiting.
Onderhandse procedures
Bij meervoudige onderhandse procedures kunnen prestatiemetingen wel worden meegewogen, mits deze objectief zijn vastgesteld. Een aanbestedende dienst moet op basis van objectieve criteria kunnen motiveren waarom een bepaalde marktpartij wordt toegelaten tot een procedure. Niet-toegelaten marktpartijen kunnen om deze motivering vragen. Het is van belang dat het voorwerp van de oorspronkelijke opdracht (waarbij prestaties zijn gemeten) vergelijkbaar is met de 'nieuwe' overheidsopdracht.
Het mee laten wegen van prestatiemetingen bij onderhandse procedures voor toekomstige overheidsopdrachten is voornamelijk geschikt voor aanbestedende diensten die regelmatig dezelfde type overheidsopdrachten in de markt zetten.