Voor inhuur werkt Utrecht afdelingsoverstijgend
Mis je als aanbestedende dienst tijdelijk de juiste mensen, dan huur je voor een bepaalde periode arbeidskrachten in. Dit is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan, want bij de inhuur van medewerkers komen allerlei aspecten om de hoek kijken: financiële, juridische, HR- en inkooptechnische. De gemeente Utrecht heeft het inhuurtraject gestroomlijnd met een deskundige inhuurdesk en een werkgroep waarin alle betrokken afdelingen vertegenwoordigd zijn. (juni 2024)
Liselot Smit is coördinator van de inhuurdesk, het team achter het online platform Marktplein Inhuur Utrecht. “Externe partijen, zoals zzp’ers en detacheringsbureaus, kunnen zich hier binnen 16 verschillende categorieën diensten aanmelden voor opdrachten”, zegt ze. “Ze kunnen na aanmelding opdrachten inzien en zich daarop inschrijven.” Het platform is een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). “Het richt zich op functies vanaf functieschaal 10. Voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten in de functies tot en met schaal 9 hebben we raamovereenkomsten gesloten.”
Deskundige begeleiding inhuur
“Voor het inhuren van externen via het Marktplein gelden alle uitgangspunten van de aanbestedingswetgeving”, benadrukt Eva Ordelman, strategisch inkoopadviseur bij de gemeente. “Denk bijvoorbeeld aan vereisten voor een objectief, transparant en non-discriminatoire uitvraag- en beoordelingsproces.” De inhuurdesk geeft begeleiding aan afdelingen die medewerkers willen inhuren. Smit: “We kunnen helpen bij het formuleren van de opdrachtomschrijving, het opstellen van transparante criteria. Dit is enorm belangrijk voor een objectieve beoordeling bij de gunning.”
Kritiek, piek, ziek, specifiek
De gemeente Utrecht kijkt telkens kritisch naar de noodzaak om in te huren voordat een opdracht op het marktplein komt te staan. Kan tijdelijke inhuur bijvoorbeeld worden vervangen door vaste medewerkers en hoe kan de kennis van externen worden overgedragen naar de organisatie? “Er zijn 4 redenen om in te huren”, zegt Smit. “Zoals vacatures die te lang openstaan en dan tijdelijk moeten worden ingevuld. Ook huren we externen in voor tijdelijke projecten of om verzuim op te vangen, maar ook omdat we een bepaalde expertise niet in huis hebben.” Ordelman vat de redenen bondig samen: “Kritiek, piek, ziek, specifiek.”
DAS, raamovereenkomst of broker
Er zijn meer aanbestedende diensten die met een DAS werken. Maar er zijn ook andere manieren om de inhuur van de zwaardere functies te organiseren, zoals met een raamovereenkomst of via een broker. “Welke methode je ook gebruikt, de vraag die je je als organisatie moet stellen is of je met inhuur bereikt wat je wilt bereiken”, zegt Ordelman. “Draagt inhuur bij aan de organisatiedoelstellingen, is de verhouding tussen vast en flex naar wens en heb je voldoende grip op de inhuur?”
Multidisciplinaire werkgroep Inhuur
Bij de inhuur van flexibele arbeidskrachten komen veel disciplines om de hoek kijken. HRM stelt de gewenste profielen op, inkoop kent de aanbestedingsrechtelijke spelregels, financiën houdt het inhuurplafond in de gaten en juridische zaken komt om de hoek kijken bij klachten en bezwaren. In Utrecht komen vertegenwoordigers van al die betrokken afdelingen samen in de werkgroep Inhuur, onder wie Ordelman en Smit. “We komen eens per 3 weken bijeen”, zegt Smit. “Dan nemen we onder meer rapportages over de inhuur door. We staan stil bij vragen zoals: wat wordt er per organisatieonderdeel uitgegeven aan inhuur, gebeurt dit rechtmatig en hoe kunnen we dit procesmatig goed inregelen.”
Opvang Oekraïense vluchtelingen
De werkgroep is vast en volgens Ordelman is daar een goede reden voor. “Overleg blijft nodig, want we hebben te maken met continue veranderingen, zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. Neem de komst van Oekraïense vluchtelingen voor wie heel snel crisisopvang nodig was. Voor de projectorganisatie moesten we in no-time mensen inhuren en dan moeten afdelingen elkaar snel weten te vinden. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de aanbestedingsregels en de langdurige procedures die daarbij komen kijken? Is er een manier om mensen sneller in te huren en toch binnen het eigen inhuurbeleid te blijven?”
Rol inkoop
Voor de meer ‘alledaagse’ inhuuropdrachten hoeft de werkgroep niet in actie te komen. Dat regelt de inhuurdesk zelf. “Bij de dagelijkse inhuurvraagstukken is de rol van de afdeling inkoop er niet of nauwelijks”, zegt Smit. “Ons team heeft in de loop van de tijd steeds meer inkoopkennis opgedaan. Toch is het fijn om de werkgroep en experts in aanbestedingsregelgeving achter de hand te hebben.”
Aanvullende tips van Liselot Smit en Eva Ordelman (gemeente Utrecht) voor inhuur van flexibele arbeidskrachten:
- Zet de verschillende betrokken disciplines rond de inhuur bijeen. Denk aan HRM, inkoop, financiën, juridische zaken en business control.
- Organiseer een periodiek overleg tussen vertegenwoordigers van de betrokken afdelingen. Dat creëert onderling begrip en verbondenheid.
- Werk met verschillende domeinen aan een inhuurbeleid dat aansluit op de doelstellingen van je organisatie. Laat dat inhuurbeleid leidend zijn voor de praktijk en stuur daarop op basis van data die je verzamelt over inhuur.