Toelichting Algemene inkoop- en leveringsvoorwaarden
Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden. De kernbedingen (prijs, looptijd enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst geregeld. Per opdracht kan een aanbestedende dienst ervoor kiezen expliciet van bepaalde voorwaarden af te wijken. Wijzigingen in de algemene voorwaarden worden in de overeenkomst vastgelegd. Algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor één van de partijen. Ze moeten daarom zo evenwichtig mogelijk worden opgesteld.
Algemene voorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard en aan de wederpartij worden overlegd bij het tot stand komen van een overeenkomst. De opdrachtgever (of opdrachtnemer) moet instemmen met de voorwaarden, dat kan expliciet of stilzwijgend gebeuren.
Kennis nemen van voorwaarden
Als een partij geen kennis heeft kunnen nemen van de voorwaarden van zijn wederpartij dan gelden deze niet! Het is verstandig om de voorwaarden al bij de aankondiging van de opdracht in het aanbestedingsdocument van toepassing te verklaren. In Nederland geldt namelijk dat de voorwaarden van de partij die zijn voorwaarden als eerste bekend maakt, van toepassing zijn op de rechtsverhouding tussen partijen. Dit tenzij de voorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen door de wederpartij.
Verhouding tot aard van de opdracht
Bij de voorbereiding van een opdracht moet worden afgewogen in hoeverre de algemene voorwaarden zich verhouden tot de aard van de opdracht en of deze ook nodig zijn voor een goede uitvoering daarvan. Het is bijvoorbeeld niet altijd redelijk om de aansprakelijkheid voor schade volledig bij de opdrachtnemer te leggen. Maak eerst een risicoanalyse van de schade die bij de uitvoering van de opdracht kan optreden.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG harmoniseert de regels die in de Europese Unie gelden voor de verwerking van persoonsgegevens. De AVG schrijft onder meer voor dat de uitvoering van de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst. Voor overeenkomsten waarop de ARBIT en de ARVODI van toepassing zijn is daarvoor een model verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Toepassing verwerkersovereenkomst
De model verwerkersovereenkomst is bedoeld voor opdrachten voor de verwerking van persoonsgegevens door derden die geen onderdeel uitmaken van de rechtspersoon Staat der Nederlanden. Uitgangspunt is dat een ingevulde verwerkersovereenkomst wordt meegezonden met het aanbestedingsdocument. De verwerkersovereenkomst kan zo nodig worden aangevuld, bijvoorbeeld met een uitgewerkte auditprocedure. Het aanbestedingsdocument bevat dan onder meer een omschrijving van de persoonsgegevens, verwerkingsactiviteiten, de vereiste technische en organisatorische maatregelen en de procedure voor het melden van datalekken.