Organiseren van integriteit

Het inrichten van een organisatorisch bouwwerk ter voorkoming van integriteitsovertredingen gaat verder dan alleen aandacht besteden aan de persoonlijke integriteit van inkopers. Het gaat om het zodanig inrichten van de organisatie dat iedereen die beleidsmatig of inhoudelijk met inkoop betrokken is doordrongen is van de risico's op het gebied van integriteit en integer handelt. Een blauwdruk voor het inrichten van zo'n organisatie is niet voorhanden maar de belangrijkste elementen worden hieronder toegelicht.

Bestuur en management

Voor het realiseren van beleid zijn bestuur en management afhankelijk van inkoop. Infrastructuur, zorg, e-Government en andere primaire beleidsdoelen komen alleen tot stand via inkoop. Een steeds groter deel van de begroting van overheden wordt besteed via inkoop. De bestuurlijke aandacht voor inkoop loopt hiermee geenszins parallel. Bij voldoende aandacht van bestuur en management zal inkoop een meer strategische positie krijgen en zal integriteit bij inkoop een doorlopend punt van zorg zijn.

Het kan voorkomen dat bestuurders zelf in de fout gaan. Inkoop dwingen een opdracht aan een bepaalde partij te gunnen komt nog steeds voor. Ook op dit terrein dient het bestuur het goede voorbeeld te geven.

Inkoopbeleid

Vrijwel alle aanbestedende diensten hebben een inkoopbeleid. Laat in dit inkoopbeleid ook integriteit aan bod komen.

In het inkoopbeleid kan bijvoorbeeld worden opgenomen:

• De aanbestedende dienst stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
  De aanbestedende dienst heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
• De aanbestedende dienst contracteert alleen integere bedrijven.
  Sommige aanbestedende diensten vullen dit aan met andere integriteitsaspecten, zoals het inschakelen van het bureau Bibob (bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).
• Nadere invulling van het begrip belangenverstrengeling. Als voorbeeld kan worden genomen de aanpak 'Scheiden van belangen' van Rijkswaterstaat.
• Het borgen van integriteit van de inkopers/medewerkers in eigen integriteitsbeleid

Als voorbeeld kan het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid worden genomen, bovenstaande punten zijn afkomstig uit dit model.

Administratieve organisatie

Niet alle aspecten voor het borgen van integriteit kunnen in het inkoopbeleid vastgelegd worden maar betreffen de administratieve organisatie. Het gaat dan om afspraken rond werkwijzen en verantwoording afleggen zoals:

• Heldere en transparante procedures
• Vastleggen van gemaakte keuzen
• Organisatie van collegiale controle
• Functiescheiding tussen de verschillende rollen in het inkoopproces.
• Vierogenprincipe voor de belangrijkste beslissingen (selectie, gunning, bestellen, contractverlenging e.d.)
• Contractbeheer
• Evaluatie van contracten

Bewustzijn en kennis van integriteitsrisico's

In een overheidsorganisatie zijn vele ambtenaren direct of indirect bij inkoop betrokken. Hetzij als behoeftesteller, beleidsverantwoordelijke, projectleider, jurist, bestekschrijver of als inkoper. Zeker omdat inkoop zo gevoelig is voor corruptie of andere integriteitsovertredingen kan een verankering van integriteit pas slagen als alle betrokkenen zich van de risico's bewust zijn en daar ook naar handelen. Dit vereist wel een proactief beleid voor het actueel houden van deze kennis, het uitwisselen van ervaringen en het leren van externe of interne overtredingen.

Kennis hebben en op peil houden van de geldende gedragscodes is meestal onvoldoende. Discussies over praktijksituaties, trainingen over dilemma's e.d. maken dat integriteit meer is dan alleen een papieren gedragscode. Vaak gaat het om relatief simpele maar qua integriteit lastige praktijksituaties.

Gedragscode

Natuurlijk stimuleert een gedragscode de aandacht voor integriteitsrisico's, effent de weg om sneller problemen aan te kaarten en maakt bestuur (mede) verantwoordelijk. Een gedragscode moet een 'levend' document zijn en blijven waaraan gerefereerd wordt bij bijvoorbeeld functioneringsgesprekken, in discussies over integriteitsproblemen en bij dilemmatrainingen.

Vertrouwenspersoon integriteit

Binnen de meeste aanbestedende diensten zijn een of meer vertrouwenspersonen integriteit (VPI) aangewezen. De vertrouwenspersoon fungeert als klankbord, gids en in geval u een vermoeden van een misstand zou willen melden ook als meldpunt. Degene die het gesprek met de VPI aanvraagt bepaalt zelf de vervolgstappen. In een paar zeer speciale, met name ernstige situaties, is de vertrouwenspersoon verplicht actie te ondernemen. Concreet betekent dit de VPI in situaties waarin sprake is van ernstige misdrijven zoals doodslag, corruptie of een situatie waarbij sprake is van direct gevaar voor gezondheid, veiligheid of milieu van personen, hij zijn vertrouwelijkheid zal moeten doorbreken als de gesprekspartner zelf geen actie onderneemt om de juiste personen te informeren.