Terugblik: CoP Digitale Innovaties: hoe innovaties beproeven met pilots en prototypes?

Community of Practice Digitale Innovaties

Digitale innovatie biedt in potentie waarde voor publieke organisaties. Het zijn innovaties waarbij digitale technologie een aanzienlijk aandeel heeft, een drijvende kracht is. Dat levert ook veel nieuwe inkoopvraagstukken op. De Community of Practice (CoP) is bedoeld voor innovatiemanagers, programmamanagers, met als centrale vraag: hoe regel je die inkoop? PIANOo organiseert de CoP in opdracht van het ministerie van BZK. De CoP komt bijeen in online sessies. In 2023 vinden de bijeenkomsten om de 2 maanden plaats. Aansluiten kan nog steeds.

BZK heeft afgelopen jaren een aantal keer gebruikgemaakt van SBIR om nieuwe toepassingen van artificiële intelligentie (AI) te laten ontwikkelen. Marieke van Putten noemt enkele voorbeeldprojecten, zoals het automatisch omzetten van miljoenen handgeschreven documenten van het Stadsarchief Amsterdam in automatisch gegenereerde transscripties. Of beeldverwerking om in videomateriaal mogelijke misdaden te achterhalen of om daarmee proactief op te kunnen treden op grond van camera-observaties.

SBIR voor haalbaarheidsstudies en prototypes

Volgens Van Putten is een SBIR een heel mooi instrument in een traject voor innovatiegericht inkopen. “Je kunt dit inzetten om meerdere partijen te vragen om voor een breder vraagstuk oplossingen aan te dragen. Het breekt de markt open en het zet overheden aan tot innoveren.” Bij de inzet van SBIR moet een overheidspartij betrokken zijn. “Met SBIR innoveer je in 2 fases. Partijen voeren eerst een haalbaarheidsstudie uit. Daarna wordt een prototype ontwikkeld. Om dat te kunnen doen heb je een vraag van een overheid nodig, die daarvoor een proeftuin opzet.”

Tips van Marieke van Putten om SBIR succesvol in te zetten:

• Zorg voor een stevig voortraject: bepaal het doel van je uitvraag en scherp de vraagstelling goed aan. Je kunt de behoeften voor de toekomst eventueel inventariseren in een Buyer Group. Stimuleer mkb-bedrijven om te netwerken zodat ze met gezamenlijke voorstellen kunnen komen.
• Wees niet bevreesd dat een innovatie (deels) kan mislukken. De investeringen via SBIR zijn namelijk niet heel groot.
• Zorg dat er na het innovatietraject een follow-up komt op het uitgevraagde vraagstuk in een breed netwerk van bedrijven.

Ondersteuning door RVO

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geeft ondersteuning bij de uitvoering van SBIR. “Al sinds het begin van SBIR in 2004 heeft RVO zich gespecialiseerd in de procedure en een goed bereik bij mkb-bedrijven opgebouwd. De rolverdeling is dat wij al het beleidsinhoudelijke werk doen en RVO de praktische organisatie vooraf en de monitoring bij bedrijven achteraf.”

Briljante Mislukkingen

Jaarlijks reikt de Nederlandse AI Coalitie (NL AIC) een award uit voor ‘Briljante Mislukkingen’. Een Briljante Mislukking is een goed voorbereide poging om iets te realiseren met een andere uitkomst dan gepland. Mislukkingen zijn briljant wanneer ervan geleerd wordt en de ervaringen met anderen worden gedeeld. Tot 31 januari 2023 is het nog mogelijk om inzendingen in te sturen. Tijdens het congres van NL AIC in april 2023 zal de uitreiking plaatsvinden.

Innovaties Belastingdienst

Als IT- en innovatiespecialist richt Paul ter Beek zich op technologische vernieuwingen binnen de organisatie van de Belastingdienst. Zo was hij onder meer betrokken bij projecten rond bijvoorbeeld ‘refactoring’ (om oude softwareprogramma’s naar een nieuw platform te leiden), software rond ‘zero trust en need to know’ (om gebruikers minimale toegang tot data te verschaffen) en ‘realtime heffen en innen’ (namelijk op het moment van fiscaal relevante transacties).

Verschillende innovatietrajecten

De Belastingdienst vliegt de innovatietrajecten verschillend aan. “Je kunt kiezen voor een proof of concept om te testen of een bepaald concept werkt”, zegt Ter Beek. “Na de proef ruim je het concept weer op. Bij een pilot begin je klein en pak je door bij succes. Bij een experiment doe je zonder concreet einddoel onderzoek naar mogelijkheden voor de nabije toekomst.” Ter Beek komt bij innovaties nog wel regelmatig enkele drempels tegen. “De inkoopprocedure kan soms langer duren dan het proof of concept. En een pilotperiode kan dusdanig tijd in beslag nemen, dat het momentum soms alweer voorbij is.”

Inkoopinstrumenten om innovatie te beproeven

Volgens Ter Beek zijn er routes om innovaties te verkennen:

• Organiseer een marktconsultatie waarin je partijen vraagt een oplossing te beschrijven om vervolgens een use case te bouwen waarvoor je een budget tot 50.000 euro uittrekt.
• Selecteer een of enkele verschillende partijen via een onderhandse gunning, om oplossingen te verkennen.
• Plaats een specifieke uitvraag onder de rijksbrede EASP-mantel (Europese Aanbesteding voor Standaard Programmatuur).
• Zet je een innovatieproject op met alleen een onderzoeksoogmerk? Dan hoeft er niet aanbesteed te worden (conform artikel 2.24 sub g van de Aanbestedingswet 2012).