Terechte uitsluiting wegens te veel pagina’s (week 51 en 52)

Feiten en omstandigheden

Op 24 maart 2024 heeft de Provincie Flevoland de aankondiging gedaan voor de Europese openbare aanbestedingsprocedure voor de inhuur van ICT-professionals. Voor de Opdracht hebben zich meerdere partijen ingeschreven, waaronder Neomax, die op dit moment zittend opdrachtnemer is. In haar inschrijving heeft Neomax voor Onderdeel 1 vijf pagina’s A4 ingediend met op alle pagina’s tekst en tabellen, figuren en/of afbeeldingen. Voor Onderdeel 3 heeft Neomax zestien pagina’s A4 ingediend. Op 17 juli 2024 heeft de Provincie aan Neomax meegedeeld dat haar inschrijving is uitgesloten van verdere deelname wegens het niet voldoen aan de aanbestedingsvoorschriften. In deze brief staat het volgende:

“Uit uw Inschrijving blijkt dat u voor de beantwoording van onderdeel 1 Beschikbaarheid en kwalificatie Resources 5 pagina’s A4 heeft ingediend. Hiermee is het maximaal aantal pagina’s van 4 A4 + 1 pagina voor afbeeldingen, figuren of tabellen (enkelzijdig) conform de Aanbestedingsleidraad en de Nota van Inlichtingen d.d. 23 april 2024 overschreden. Uit de controle door de Provincie is geconstateerd dat de vijfde pagina A4 uit tekst bestond.

Tevens is door u voor de beantwoording van onderdeel 3 Invulling van resource aanvraag 16 pagina’s A4 (enkelzijdig) (inclusief CV’s) gebruikt. Conform de aanbestedingsleidraad mag voor dit criterium maximaal 10 pagina’s A4 (enkelzijdig) (inclusief de CV’s) gebruikt worden plus maximaal 1 pagina afbeeldingen, figuren of tabellen conform de Nota van Inlichtingen d.d. 23 april 2024. Op basis van het bovenstaande heeft de Provincie geconstateerd dat uw inschrijving het voorgeschreven maximaal aantal pagina's fors overschrijdt.”.

Bij brief van 26 juli 2024 heeft Neomax bezwaar gemaakt tegen de uitsluiting van haar inschrijving.

Neomax vordert de Provincie te verbieden om de Opdracht te gunnen aan Bergler B.V., NEXXT Amersfoort BV en Linden IT B.V. Het oordeel van de rechter:

Duidelijk dat Plan van Aanpak uit maximaal vier pagina’s A4 mocht beslaan

“Naar het oordeel van de voorzieningenrechter had op basis van de bewoordingen van onderdeel 4.3.1 van de Aanbestedingsleidraad in combinatie met het antwoord op vraag 53 in de eerste NvI voor een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver duidelijk moeten zijn dat de tekst van het Plan van Aanpak maximaal vier pagina’s A4 mocht beslaan. Gelet op het antwoord op vraag 53 is daar een extra pagina aan toegevoegd, bestemd voor afbeeldingen, figuren en/of tabellen. Dat is dus niet: een extra pagina met (ook) tekst. Voor de uitleg van Neomax kan in de bewoordingen van de aanbestedingsstukken geen steun worden gevonden. Ook uit het antwoord op vraag 56 van de NvI, dat gaat over de volgorde van de beantwoording van de subvragen, valt niet af te leiden dat de inschrijver vrij is alle tekst en afbeeldingen vrijelijk te verdelen over vijf pagina’s. Verder maakt de enkele omstandigheid dat Neomax erin is geslaagd in (in productie 9) de tekst exclusief afbeeldingen, figuren en/of tabellen te beperken tot 4 pagina’s niet dat zij conform de eis heeft ingeschreven. Het is niet aan de aanbestedende dienst om als meer dan vier pagina’s tekst zijn ingediend, eigenhandig te gaan beoordelen of die tekst is terug te brengen tot het maximaal toegestane aantal vier pagina’s. Het voorgaande leidt tot het oordeel dat de Provincie terecht heeft geconcludeerd dat Neomax bij de inschrijving op Onderdeel 1 niet heeft voldaan aan de vormvereisten.”

Vormverzuim en geen klaarblijkelijke omissie

“Gelet op dit oordeel volgt de voorzieningenrechter Neomax niet in haar standpunt dat de Provincie haar wegens onduidelijkheden had moeten vragen de inschrijving op dit punt toe te lichten of te verduidelijken. Hier is sprake van een vormverzuim en niet van een onduidelijke inschrijving die vragen oproept of een klaarblijkelijke omissie, omdat de inschrijving van Neomax op Onderdeel 1 bestond uit vijf pagina’s A4 met overwegend tekst.”

Sanctie niet disproportioneel

“Neomax meent dat deze sanctie disproportioneel is, maar naar het oordeel van de voorzieningenrechter heeft de Provincie aan het vormverzuim terecht de sanctie van uitsluiting verbonden. De aan het aanbestedingsrecht ten grondslag liggende beginselen van transparantie en gelijke behandeling vereisen dat voor betrokkenen de (procedurele) verplichtingen en eisen duidelijk zijn, en zij er zeker van kunnen zijn dat deze verplichtingen voor alle inschrijvers gelden, zodat elk risico van favoritisme en willekeur door de aanbestedende dienst wordt uitgebannen. Hierbij dient de aanbestedende dienst nauwgezet de door haar vastgestelde criteria in acht te nemen. Niet optreden tegen het vormverzuim is in strijd met genoemde beginselen. Om de strijd met het vormvereiste weg te nemen is aanpassing van het ingediende Plan van Aanpak, en daarmee aanpassing van de inschrijving, noodzakelijk. Een dergelijke vergaande aanpassing, zonder dat sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals een kennelijke fout, is in strijd met de hiervoor genoemde beginselen. Daarnaast is het in strijd met deze beginselen om bij het niet voldoen aan een helder geformuleerde eis, waar andere partijen hun inschrijving op hebben aangepast, zoals hier, ongeldigverklaring achterwege wordt gelaten.”

(VdLC publishers/consultants BV, 2 januari 2025)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl