Contracten met ingenieursbureaus

In de Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW)-sector worden veel opdrachten verstrekt aan ingenieursbureaus. Zij voeren werkzaamheden uit in de precontractuele en in de realisatiefase van GWW-projecten. Ingenieursbureaus werken zowel aan opdrachtgevende als opdrachtnemende zijde. Hierdoor dient er voldoende aandacht te zijn voor de scheiding van belangen.

Bij contractering van ingenieursbureaus moeten een aantal afwegingen worden gemaakt: los aanbesteden of raamovereenkomst en uitbesteden of inhuren.

Individuele opdrachten of raamovereenkomst

Benader voor iedere opdracht opnieuw de markt. Deze aanpak is flexibel, voor iedere opdracht worden de best geschikte ingenieursbureaus gevraagd.

Het is ook mogelijk om een raamovereenkomst (mantelovereenkomst) met één of meerdere opdrachtnemers te sluiten. Een raamovereenkomst heeft voordelen als je met regelmaat opdrachten aan de markt gunt of uitvragen regelmatig boven de Europese aanbestedingsgrens uit komen.

Werk met minicompetities bij een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers. Met een minicompetitie blijft de concurrentie behouden terwijl je in vergelijking tot een Europese aanbesteding sneller kunt gunnen.

Samenwerking met andere aanbestedende diensten

Kies voor individueel opdrachtgeven of zoek samenwerking met andere aanbestedende diensten. Dit kan leiden tot:

Lagere transactiekosten, zowel bij de leveranciers als bij de aanbestedende dienst.
Versnelling van de professionalisering.
Uniformere opdrachtverlening en werkwijze.
Meer uitwisseling van kennis tussen aanbestedende diensten.

Keerzijde is wel dat het vaak tijd en moeite kost om draagvlak te creëren voor een gezamenlijke aanbesteding en dat voor kleinere bureaus de drempel om in te schrijven hoog kan zijn. Een voorbeeld hiervan is de landelijke raamovereenkomst van Rijkswaterstaat met de ingenieursmarkt.

Inhuur of uitbesteden

Bij ingenieursdienstopdrachten is er de keuze tussen inhuur en uitbesteden.

Kenmerkend voor uitbesteden:

Opdrachtgever stuurt niet op de inzet van specifieke capaciteit.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de geleverde kwaliteit.
Werkzaamheden vinden niet altijd op het kantoor van de opdrachtgever plaats.
Het risico voor realisatie van het gevraagde product ligt bij de opdrachtnemer.

Kenmerkend voor inhuur:

Werkzaamheden worden onder regie van de aanbestedende dienst uitgevoerd.
De inhuurkracht heeft een inspanningsverplichting.
Resultaatverantwoordelijkheid ligt bij de aanbestedende dienst.

Ingenieursbureaus geven er de voorkeur aan om op basis van uitbesteding te werken. Voornamelijk omdat ze hun medewerkers en kennis dan optimaal kunnen inzetten voor de realisatie van de producten. Ook kunnen ze zo hun toegevoegde waarde t.o.v. detacheerders beter benutten. Dus uitbesteding heeft de voorkeur mits de aanbestedende dienst het op te leveren resultaat of dienst goed kan omschrijven. Lukt dit niet dan kan inhuur de voorkeur hebben.

Scheiding van belangen

Belangrijk bij het werken met ingenieursbureaus is de scheiding van belangen. Voorkom dat een ingenieursbureau die in de voorbereidende fase aan de zijde van de opdrachtgever is betrokken zijn voorkennis te gelde maakt aan opdrachtnemerszijde. Rijkswaterstaat hanteert al sinds 2007 de Nota scheiding van belang waarin richtlijnen en maatregelen staan om belangenverstrengeling te voorkomen. Een aantal aanbestedende diensten heeft deze beleidslijnen overgenomen.

Kwaliteit

Belangrijke afwegingaspect bij ingenieursdiensten is kwaliteit zowel bij de uitvraag en de gunning als bij de uitvoering en controle van de werkzaamheden. Ingenieursbureaus hebben een sterke voorkeur voor gunnen op kwaliteit in plaats van prijs, dus aanbesteden op Beste Prijs Kwaliteit Verhouding met een (zeer) gering gewicht voor de prijscomponent. Bij een raamcontract kan bijvoorbeeld in eerste instantie alleen op kwaliteit gegund worden en kan de aanbesteder pas in de minicompetitie ook een prijscomponent hanteren.