ProRail kiest proeftuin voor innovatie uit markt

ProRail is verantwoordelijk voor de aanleg, het beheer en de veiligheid van het Nederlandse spoorwegnet. Via het spoor worden dagelijks 1,2 miljoen reizigers en 100.000 ton goederen vervoerd. Het baanlichaam (de fundering van het spoor) wordt steeds belangrijker door toegenomen treinverkeer en klimaatverandering. Zo beïnvloeden extreme regen en droogte de constructieve stevigheid. Projectmanager René Sales was net als tendermanager André Gosens nauw betrokken bij het uitvraagproces. Sales: “Op dit moment is de meest voorkomende verstevigingsoplossing het toepassen van zand (steunbermen) of stalen damwanden.”

Gezocht: innovatieve, goedkopere en duurzame oplossingen

Via de proeftuin zoekt ProRail naar innovatieve oplossingen die minstens zo goed zijn als deze verstevigingsmethoden. Ook moeten ze goedkoper en duurzaam zijn. Daarnaast wil ProRail tijdens de bouwfase zo min mogelijk hinder voor het treinverkeer. Sales: “De partijen die aan de proeftuin meedoen, mogen onderzoeken hoe nieuwe oplossingen presteren op het gebied van stabiliteit en draagvermogen. Deze onderzoeken doen ze samen met ons in zowel een laboratorium- als praktijkomgeving. De resultaten uit de proeftuin leren ons welke oplossingen goed werken voor welk type bodem. De ervaringen en oplossingen zetten we weer in voor toekomstige aanbestedingen van projecten. Ons palet van mogelijke toepassingen wordt zo weer vergroot.”

Proeftuin in 2 percelen

ProRail deelde de proeftuin bewust op in 2 percelen. Gosens: “We hielden eerst een marktconsultatie. Hieruit bleek dat de technische volwassenheid van de oplossingen sterk verschilde. Zo was een aantal innovatieve ontwikkelingen al in het buitenland met goed gevolg getest, terwijl andere kansrijke ideeën nog in de laboratoriumfase zaten. Door onderscheid te maken in 2 percelen - meer en minder ontwikkelde oplossingen - wilden we zoveel mogelijk ideeën een kans geven.” Voor beide percelen moest de inschrijver een projectvoorstel maken.

“Door onderscheid te maken in 2 percelen - meer en minder ontwikkelde oplossingen - wilden we zoveel mogelijk ideeën een kans geven.” - André Gosens, tendermanager ProRail

Lage drempel voor inschrijving

Om zowel reacties van startups als gevestigde partijen te krijgen, zorgde ProRail voor een zo laag mogelijke drempel voor aanmelding. “De proeftuinaanvraag werd op TenderNed en TED gezet, zodat deze voor alle partijen vindbaar was”, legt Gosens uit. “We stelden bewust geen eisen aan ervaring of omzet. Het idee was dat alle relevante partijen zich vrij voelden om zich aan te melden. Dus ook de niet door ProRail erkende aannemers en ingenieursbureaus. Dat is ten dele gelukt. De hoeveelheid inschrijvingen door grotere bedrijven met volwassen oplossingen was ongeveer wat we verwacht hadden. Hiervan hebben we 3 oplossingen geselecteerd die we in de praktijk gaan testen. Het aantal minder ontwikkelde ideeën bleef echter een beetje achter.”

Balans tussen verplichte eis en vrijheid in beantwoording

Een lage drempel tot inschrijven zit ook in de functionele eisen die je stelt aan een oplossing. Een lastige balans. Want hoe completer of scherper je je eisen maakt, hoe beter de oplossing wordt. Het wordt dan echter óók moeilijker om in te schrijven. Sales: “Om die drempel te verlagen hebben we alleen maar de belangrijkste eisen geformuleerd en uitgevraagd. De constructieve eis is daarbij verreweg het belangrijkste. Daaraan hebben we eisen op het gebied van circulariteit, CO2-uitstoot, veiligheid en duurzaamheid toegevoegd. Normaal gesproken vragen we meer eisen in veel meer detail uit. Dat hebben we nu bewust niet gedaan.”

“We stelden bewust geen eisen aan ervaring of omzet zodat ook de niet door ProRail erkende aannemers of ingenieursbureaus zich vrij voelden om zich aan te melden.” - André Gosens, tendermanager ProRail

Onafhankelijke beoordeling

Voor de beoordeling van de inschrijvingen stelde ProRail een beoordelingsformat en beoordelingscommissie vast. “In het format is per functionele eis een doelstelling benoemd”, zegt Gosens. “Aan deze doelstelling zijn meerdere vragen gekoppeld met een weging. Deze is vervolgens vermenigvuldigd met een waarderingscijfer waarbij 1 slecht en 5 boven verwachting is. Alle leden van de beoordelingscommissie analyseren en waarderen zo elk projectvoorstel. Daarna komen de leden bij elkaar, bespreken de uitkomsten en motiveren hun keuze. De commissie wordt geleid door een onafhankelijke voorzitter als extra zekerheid voor een juiste beoordeling.”

Vergoeding voor deelname

ProRail vraagt voor de proeftuin een behoorlijke inspanning van de marktpartijen voor het indienen van een projectvoorstel. Gosens: “Om bedrijven te stimuleren mee te doen, hebben we gekozen voor een vergoeding. Om de hoogte van deze vergoeding te bepalen, hebben we een inschatting gemaakt van het aantal uur dat nodig is om het voorstel te schrijven. Vervolgens hebben we een percentage hiervan genomen als vergoeding conform het beleid dat ProRail hanteert. Dus niet kostendekkend, maar wel zodanig dat de motivatie om in te schrijven voldoende hoog is.”

3 bedrijven gaan proeftuin opzetten

De uitvraag is afgerond en de gunningsbeslissing inmiddels verzonden. Sales: “Voor perceel 2 ‘volwassen oplossingen’ zijn 3 bedrijven geselecteerd die daadwerkelijk een proeftuin gaan opzetten om het functioneren onder praktijkomstandigheden in beeld te brengen. De engineering en voorbereiding hiervoor, denk aan grond- en ecologisch onderzoek, is op dit moment in volle gang. Daarna, na uitvoering, worden de oplossingen een jaar gemonitord om te bepalen of ze potentie hebben om in het palet van mogelijk oplossingen terecht te komen. Voor perceel 1 ‘minder ontwikkelde oplossingen’ presenteerden de indieners recent hun oplossingen. Op basis hiervan zijn we op dit moment aan het inventariseren welke oplossingen in aanmerking komen voor verder onderzoek.”

Tips van René Sales en André Gosens:   

• Vraag een beperkt aantal eisen uit om de drempel tot inschrijven te verlagen.
• Reserveer dan wel voldoende tijd voor het uitwerken van die eisen en het beoordelingskader. Anders voldoe je mogelijk niet aan de transparantie- en gelijkheidsbeginselen.
• Neem ook de tijd voor een zorgvuldig beoordelingsproces. Juist omdat de belangrijkste functionele eisen alleen op hoofdlijnen zijn uitgewerkt.
• Hiermee samenhangend: wijs vooraf een onafhankelijke voorzitter aan om dit proces efficiënt te laten verlopen.