Praktijkvoorbeeld: NS kiest circulaire en sociale oplossing voor verbandtrommels in treinen

Voor de levering van onder andere verbandtrommels heeft NS een raamcontract afgesloten met Fabory. Deze leverancier zorgt voor verzegelde verbandtrommels waarin alle verbandmiddelen zitten om bij een ongeval eerste hulp te bieden aan reizigers en treinmedewerkers. Trommels waarvan het zegel is verbroken of de houdbaarheidsdatum is verstreken, worden bij een eerstvolgende onderhoudsbeurt vervangen. In 2022 kwamen de levertijden van de nieuwe trommels onder druk te staan en daarom zocht NS samen met haar leverancier naar een duurzame oplossing.

In gesprek met leverancier

“Vanwege de oplopende levertijden gingen we in gesprek met onze leverancier”, zegt senior inkoper Casper Verboord. “We hebben meerdere opties besproken om toch op korte termijn te kunnen leveren. Niet alleen om een compleet nieuw product te leveren, maar ook om out-of-the-box opties te bespreken, zoals het hervullen van de trommels. Met die laatste optie zouden we de interne NS-organisatie belasten met de inzameling van de trommels, om deze vervolgens naar 1 locatie te vervoeren. Maar omdat dit past in de circulaire economie die NS voorstaat, hebben we deze optie door laten rekenen. Daarbij heeft de leverancier de markt benaderd en voorgesteld om een sociaal werkbedrijf de verbandtrommels te laten hervullen. De positieve business case die hieruit volgde, heeft ons doen besluiten voor deze optie te gaan. Niet alleen vanwege het kostenvoordeel, maar ook vanwege het duurzame karakter, zowel sociaal als circulair.”

Sturen op duurzaamheid

Vanuit het oogpunt van duurzaamheid is het hervullen van de verbandtrommels natuurlijk het gewenste scenario. Annemaren Kingma geeft leiding aan een team van NS dat zich richt op duurzaam inkopen. “We werken met categorieplannen waarin we per inkoopcategorie onder meer nagaan hoe we verder kunnen verduurzamen. Op basis van marktonderzoek achterhalen we wat mogelijk is, we houden data bij om te zien hoe het staat met duurzame inkoop en voeren gesprekken met leveranciers.”

Duurzame oplossing is niet duurder

Bij NS staat duurzaam inkopen stevig op de kaart. Dat maakte de keuze voor een circulaire oplossing voor de verbandtrommels eenvoudiger. “We hebben van tevoren gezegd dat als het bijvullen even duur zou zijn als het aanschaffen van nieuwe trommels, we voor circulair zouden gaan”, zegt Verboord. Voor de nieuwe werkwijze schakelden Fabory en NS een extra partner in: Lucrato, een sociale werkplaats in Apeldoorn. “De door ons ingezamelde verbandtrommels brengen we daarheen, waarna de mensen van de sociale werkplaats de artikelen controleren en waar nodig aanvullen.”

Uiteindelijk bleek NS kosten te besparen. “In de businesscase die we met Fabory opstelden om vooral de beschikbaarheid van de verbandtrommels aan te tonen, kwam de kostenbesparing al naar voren”, zegt Verboord. “Dit is puur vanwege het feit dat we veel minder materialen en trommels weggooien. Dat levert per saldo meer op dan de extra handlingkosten van ons en de inzet van de sociale werkplaats.”

Beslissen op basis van cijfers

“Duurzaam hoeft niet duur te zijn”, zegt Kingma. “Vaak wordt dat wel gedacht en vanwege die angst voor hogere kosten wordt een duurzaam initiatief bij voorbaat afgewezen. Bij NS willen we geen beslissingen nemen op basis van gevoel, maar op basis van cijfers en berekeningen.”

Geen aangepast contract

Sinds eind 2022 zorgen NS, Fabory en Lucrato voor voldoende verbandtrommels volgens de nieuwe, sociale, circulaire, kostenbesparende methode. “We hebben dit geïnterpreteerd als geen wezenlijke wijziging en onze raamovereenkomst dan ook niet aangepast”, zegt Verboord. “De keuze heeft geleid tot een verlaging van de kosten. Er is dus geen sprake van een toename van de opdrachtsom. Ook het eindproduct blijft identiek. Daarnaast hebben we het niet aannemelijk geacht dat dit had geleid tot andere aanbieders bij de aanbesteding.” Kingma: “Mooie bijkomstigheid is dat er door het inschakelen van de sociale werkplaats sprake is van social return, een belangrijk aandachtspunt voor NS bij aanbestedingen.”

Wezenlijke wijziging

PIANOo adviseert aanbestedende diensten om bij wijziging van een overeenkomst altijd goed te controleren op wezenlijke wijzigingen. Als sprake is van een wezenlijke wijziging, dan bent u verplicht de overeenkomst te beëindigen en de opdracht opnieuw aan te besteden. Kijk voor meer informatie op onze pagina. (niet-)wezenlijke wijziging.

Vliegwiel voor verduurzaming

De nieuwe werkwijze verloopt goed. De inspectie van NS bij de eerste levering pakte positief uit en er is tot nu toe geen aanleiding voor extra controles. “Een project als dit werkt als een vliegwiel om de inkoop van andere producten circulair te krijgen”, zegt Verboord. “Zo gaan we de mogelijkheden onderzoeken voor onze BHV-producten (voor bedrijfshulpverlening, red.). En wellicht dat we de sociale werkplaats ook kunnen inschakelen voor eenvoudige, repeterende technische klussen.”

Tips van Casper Verboord en Annemaren Kingma voor duurzaam inkopen

• Voer structureel gesprekken met je leveranciers over duurzaamheid. Gebruik bijvoorbeeld de R-ladder en kies de meest circulaire optie.
• Maak plannen om per inkoopcategorie toe te werken naar duurzaamheidsdoelstellingen en stuur daarop.
• Baseer je op data om duurzame impact van inkoop te monitoren. Denk aan productgegevens als gewicht, materiaalsoorten en de bron (nieuw, gerecycled of hergebruikt).