Praktijkvoorbeeld: Belastingdienst koopt kantoormeubilair circulair en sociaal in

De rijksbrede inkoopcategorie Werkplekomgeving wil impact maken via inkoop. “Sinds 2013 hebben we de beweging ingezet om van lineair naar circulair inkopen te gaan en zo de markt te stimuleren om circulaire oplossingen te ontwikkelen”, zegt categoriemanager Werkplekomgeving Martijn van der Rijt. Versleten bureaustoelen worden niet meer weggegooid. Deze worden nu onderhouden, gerepareerd, gemoderniseerd of hergebruikt dankzij de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiermee verminderen we bovendien de CO2-uitstoot en het gebruik van primaire grondstoffen.

Op weg naar volledig circulair

Toen de Belastingdienst in 2021 een nieuwe raamovereenkomst moest sluiten voor onderhoud en levering van kantoormeubilair, kozen zij voor een circulaire en sociale denkwijze. “Ook wij willen in 2030 een 50% circulaire en in 2050 een 100% circulaire organisatie zijn”, zegt Hairo van den Berg, aspectmanager Duurzaamheid bij het CFD. “Uiteraard waren ook wij al bezig met circulariteit, maar met dit nieuwe contract maken we echt grote stappen naar volledig circulaire producten en diensten.”

De aanbesteding

Het CFD en de inkoopcategorie Werkplekomgeving schreven samen een aanbesteding uit voor een raamovereenkomst verdeeld over 2 percelen: voor plaatmeubilair, zoals tafels en kasten, en voor zitmeubilair. Van der Rijt: “De overeenkomst geldt voor een periode van 4 jaar met een optie tot verlenging van 3 jaar. We vroegen de inschrijvers om een plan van aanpak te schrijven met als streven om geen nieuw meubilair aan te schaffen. In de vorm van gunningscriteria konden inschrijvers scoren op onderdelen als reductie van materiaal en refurbishment van kantoormeubilair.” Van den Berg: “En als er nieuw materiaal moet worden aangeschaft, dan graag nieuw-circulair, dus demontabel en herbruikbaar.”

Een raamovereenkomst heeft een maximale duur van 4 jaar (8 jaar voor speciale sectoropdrachten) en mag alleen in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen een langere looptijd hebben.

Circulaire en sociale werkwijze

Inmiddels zijn beide percelen van de aanbesteding aan partijen gegund. Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit? “We laten periodieke controles en kleinere reparaties uitvoeren op de kantoren”, zegt Van den Berg. “Is er meer aan de hand, dan wordt het materiaal verzameld voor vervoer naar de leverancier. Vervolgens worden er bijvoorbeeld onderdelen vervangen of het meubilair wordt gemoderniseerd en opnieuw gestoffeerd.” Mede dankzij de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden stoelen zo lang mogelijk als stoelen gebruikt. “Maar als dat niet meer lukt, krijgen onderdelen een andere toepassing in het kantoor,” zegt Van der Rijt.

Premium kwaliteit

De nieuwe werkwijze vraagt ook om een nieuwe denkwijze bij gebruikers. “Het shoppen uit een catalogus zal veranderen”, zegt Van den Berg. “We werken niet langer vraaggestuurd maar aanbodgericht: in eerste instantie wordt gekeken naar het beschikbare meubilair en op basis daarvan wordt een inrichtingsplan gemaakt. Het uitgangspunt binnen deze overeenkomst was dat de kwaliteit van de meubels minimaal op hetzelfde niveau zou blijven. Zo moeten de stoelen voldoen aan de arbo- en kwaliteitseisen en ze moeten er uiteraard ook goed uit zien. Dat vergroot letterlijk en figuurlijk het draagvlak voor een circulaire aanpak. En dat is gelukt: 95% van de medewerkers heeft niet door dat ze op gebruikt materiaal zitten. Bovendien leveren we per afdeling veel meer maatwerk. Van tevoren overleggen we hoe mensen de ruimte gebruiken en welk meubilair daarbij nodig is.”

True pricing

Op een circulaire manier meubilair inkopen en onderhouden betekent niet per se dat het ook goedkoper wordt. “Een bestaande stoel refurbishen vraagt immers handwerk en is dus per definitie maatwerk”, zegt Van der Rijt. “Gunstig is in elk geval dat onze leveranciers over grote aantallen meubels en onderdelen beschikken en ze kunnen een steeds efficiënter reparatie- en refurbishproces opzetten. Bovendien is er zoiets als true pricing: door reductie van CO2-uitstoot, minder materiaalgebruik en het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zijn de maatschappelijke kosten een stuk lager. Daarbij is interessant dat circulariteit en social return elkaar versterken. Doordat onze leveranciers onder meer mensen met een arbeidsbeperking en voortijdige schoolverlaters inschakelen voor het circulaire werk, geven we mensen met een achterstand in de maatschappij een mooie kans.”

Visitekaartje

Al met al pakt circulair kantoormeubilair op tal van vlakken voordelig uit. “Denk niet alleen aan de milieu-impact en social return”, zegt Van den Berg. “We geven hiermee ook een visitekaartje af, bijvoorbeeld voor de nieuwe generatie die duurzaamheid hoog op de agenda heeft staan. We hebben als overheid een voorbeeldfunctie.” Van der Rijt: “Bovendien ziet het meubilair er leuk uit: geen standaardkantoormeubels maar maatwerk dat wordt afgestemd op de omgeving.”

Aanvullende tips van Martijn van der Rijt en Hairo van den Berg voor circulair en sociaal opdrachtgeverschap

• Ga vooral een partnerschap aan met je leverancier als je een circulaire en/of sociale werkwijze wilt opstarten. Dit vraagt om veel overleg, om geven en nemen en om experimenteren.
• Overweeg om een aanbesteding voor circulaire inkoop op te splitsen in levering van circulair en nieuw materiaal. Zo kun je eerst de circulaire leverancier uitdagen om tot het uiterste te gaan. Lukt hergebruik niet, dan schakel je over op inkoop van nieuw materiaal.
• Werk aanbodgericht in plaats van vraaggestuurd. Schrijf dus geen assortiment voor, maar ga uit van wat beschikbaar is en welk maatwerk er mogelijk is.