Innovatiepartnerschap

Factsheet: Innovatiepartnerschap

In juni 2016 heeft PIANOo voor deze aanbestedingsprocedure een factsheet opgesteld met eerste aanbevelingen. 

Onder innovatieve oplossingen worden producten, werken en diensten verstaan die nog niet (met het gewenste prestatieniveau) op de markt beschikbaar zijn. Deze oplossingen kunnen compleet nieuwe oplossingen zijn of aanmerkelijk verbeterde bestaande oplossingen. De procedure van het innovatiepartnerschap biedt bedrijven meer kansen om hun ideeën uit te werken tot een bruikbare oplossing, die vervolgens ook nog door u in een groter aantal kan worden afgenomen. Het zorgt ervoor dat specifieke wensen van aanbestedende diensten kunnen worden vervuld.

Om vast te stellen of voor uw probleem of behoefte een innovatieve oplossing noodzakelijk is, zult u gedegen marktonderzoek moeten uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een marktverkenning, patentenonderzoek of marktconsultatie. De reikwijdte van dit marktonderzoek kan per traject verschillend zijn en kan variëren van een marktonderzoek in enkele Europese landen tot een wereldwijde analyse. Een innovatieve oplossing wordt geacht nog niet op de markt beschikbaar te zijn als het onderzoek- en ontwikkeltraject nog niet volledig is afgerond.

Beschrijving procedure

Het innovatiepartnerschap bestaat uit 3 fases. Een innovatiepartnerschap kan worden afgesloten met 1 of meerdere bedrijven. Sluit u het innovatiepartnerschap met meerdere bedrijven dan kunt u in elke fase het aantal deelnemers reduceren. Bij het ramen van de waarde van de opdracht moet rekening worden gehouden met het doorlopen van alle fases inclusief eventuele opties en verlengingen.

De 3 fases van deze procedure zijn:

• Mededingingsfase
• Onderzoeks- en ontwikkelingsfase
• Commerciële fase

Mededingingsfase

De mededingingsfase van het innovatiepartnerschap is in grote lijnen gelijk aan de mededingingsprocedure met onderhandelingen (tot inwerkingtreding: onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking). Uiteraard is de inhoud van de inschrijvingen vanwege de aard van de procedure anders dan die in de mededingingsprocedure met onderhandeling. In de aanbestedingsstukken definieert u het probleem of de behoefte. Daarnaast benoemt u het doel waarvoor de innovatieve oplossing gewenst is en de minimumeisen waar de innovatieve oplossing aan moet voldoen. Deze beschrijving moet de opdracht voldoende bepaalbaar maken. Het innovatiepartnerschap moet worden gegund op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding.

Meer informatie: Mededingingsprocedure met onderhandelingen

Geschiktheidseisen

De gehanteerde geschiktheidseisen moeten betrekking hebben op de capaciteit van de gegadigden om onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden uit te voeren, de innovatieve oplossingen te ontwikkelen en deze te implementeren. Inschrijvingen op een innovatiepartnerschap zijn erop gericht om deel te nemen in het partnerschap. Inschrijvers beschrijven in hun inschrijving zo concreet mogelijk de innovatieve oplossing voor het probleem van de aanbestedende dienst en geven aan hoe zij deze oplossing in het innovatiepartnerschap samen met de aanbestedende dienst denken te gaan ontwikkelen.

Onderhandelingsrondes

In de daarop volgende onderhandelingsrondes borgt u gelijke behandeling van alle inschrijvers. Let erop dat u niet onderhandelt over de gestelde minimumeisen en de gunningscriteria en zorg ervoor dat alle inschrijvers voldoende tijd hebben tussen de onderhandelingsrondes om hun aanbieding aan te passen. Per onderhandelingsronde kunt u het aantal inschrijvers voor het innovatiepartnerschap terugbrengen door middel van het toepassen van de gunningscriteria. Dit zal u dan wel in de aankondiging (of de bevestiging van belangstelling of de aanbestedingsstukken) moeten hebben vermeld.

Intellectuele eigendom

In de uiteindelijke overeenkomst tot partnerschap moeten bepalingen rondom het ontwikkelde intellectuele eigendom zijn opgenomen. Het intellectuele eigendom kan bijvoorbeeld volledig worden toegekend aan de aanbestedende dient of volledig aan de deelnemende bedrijven waarbij de ander wel of niet licenties afneemt. Overweeg het intellectueel eigendom bij de deelnemende bedrijven te laten en in licentie af te nemen als de innovatieve oplossing erg waardevol kan zijn voor anderen en door de bedrijven verder vermarkt kan worden. Met een goed beschreven licentie kunt u voorkomen dat u in een vendor lock-in terecht komt.

Tevens maakt u afspraken over de voorwaarden waaronder u de ontwikkelde innovatieve oplossing zult inkopen in de commerciële fase. Hierbij maakt u in ieder geval afspraken over de maximale prijs en de minimale prestatieniveaus. Deze kunnen hoger ligger dan de minimumeisen, uiteraard niet lager.

Onderzoeks- en ontwikkelingsfase

De onderzoeks- en ontwikkelingsfase van het innovatiepartnerschap omvat de realisatie van de innovatieve oplossing, zoals het ontwikkelen van een prototype, de productie van een testserie en het uitvoeren van het pilotproject. In deze fase kan aan de hand van tussentijdse doelen het aantal partners worden verminderd of worden besloten het innovatiepartnerschap te beëindigen. De vergoeding aan de partners vindt in de onderzoeks- en ontwikkelingsfase plaats in passende termijnen. De duur van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase is afhankelijk van de noodzakelijke innovatiegraad. De omvang van de onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden moeten proportioneel zijn met de uiteindelijke verwachte afname.

Commerciële fase

In de commerciële fase vindt de aankoop van de ontwikkelde producten, diensten of werken plaats. Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen is, dan kunnen de overblijvende partners een commerciële inschrijving doen, mits deze voldoet aan de eerder overeengekomen voorwaarden.

Voordelen van het innovatiepartnerschap

• Gezamenlijk met het bedrijfsleven innoveren
• Meer ruimte voor interactie tussen opdrachtgever en potentiele opdrachtnemer
• Mogelijkheid om tussentijd het partnerschap te beëindigen
• Keuzevrijheid in het toekennen van het intellectueel eigendom
• Na de precommerciële fase kan de innovatieve oplossing direct worden ingekocht, zonder een aanbestedingsprocedure te doorlopen
• Objectief, transparant en niet-discriminerend

Nadelen van het innovatiepartnerschap

• Lange looptijd van de procedure, afhankelijk van de innovatiegraad
• Keuze in de commerciële fase is beperkt tot de deelnemers (oplossingen van andere bedrijven, die tegen die tijd op de markt gekomen zijn kunnen niet worden ingekocht onder het innovatiepartnerschap)

Verschil met precommercieel inkopen

Het belangrijkste verschil tussen precommercieel inkopen, zoals Small Business Innovation Research (SBIR) en pre-commercial procurement (PCP), en het innovatiepartnerschap is dat het innovatiepartnerschap de onderzoeks- en ontwikkelfase combineert met de grootschalige afname van de ontwikkelde oplossing. Of te wel, de precommerciële fase wordt in deze procedure gecombineerd met de commerciële fase. Precommercieel inkopen verschilt met het verstrekken van innovatiesubsidies. Bij precommercieel inkopen is het doel het ontwikkelen van een innovatieve oplossing voor de overheid, bij innovatiesubsidies het stimuleren van innovatie in generieke zin.

Bij een SBIR of PCP gebruikt u een biedprocedure waarbij u in concurrentie, in verschillende rondes een innovatieve oplossing laat ontwikkelen. De ontwikkelde oplossing kan echter niet grootschalig worden afgenomen. Er moet een nieuwe procedure gestart worden, waardoor ook partijen die niet betrokken waren in de precommerciële fase kunnen meedingen. Hier staat tegenover dat u bij een precommerciële inkoop meer vrijheid kan hebben dan bij de aanbesteding van een innovatiepartnerschap, aangezien Deel 2 van de Aanbestedingswet niet van toepassing is op specifieke onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten. Wel zult u moeten toetsen of er geen sprake is van onrechtmatige staatssteun.

Meer informatie:
Innovatiepartnerschap of pre-commercieel inkopen? 
Staatssteun en precommercieel inkopen
Het verschil tussen pre-commercieel inkopen en innovatiesubsidies