Inkoopstrategie

Wie koopt in?

De inkoop-/aanbestedingsprocedure kan door uw eigen inkoopafdeling worden begeleid, maar ook door een inkoopadviesbureau of door een samenwerkingsverband van overheden. Soms koopt de ene overheidsorganisatie in voor een andere. In de Aanbestedingswet 2012 is de figuur van de aankoopcentrale opgenomen. Een aankoopcentrale plaatst opdrachten en sluit overeenkomsten op eigen naam, en hanteert daarbij de verplichtingen die de Europese aanbestedingsrichtlijnen opleggen. Bij gebruikmaking van een aankoopcentrale kunt u als aanbestedende dienst zonder toepassing van een procedure producten of diensten bestellen bij die aankoopcentrale. De aankoopcentrale komt in Nederland weinig voor.

Inkoopteam

U kunt voor uw opdrachten een inkoopteam samenstellen. Een dergelijk team kan bestaan uit ten minste een inkoper, een expert met betrekking tot hetgeen ingekocht moet gaan worden (materiedeskundige) en een gebruiker van het product, de dienst of het werk. Verder kan het verstandig zijn om bij een nationale of Europese aanbesteding een jurist met kennis van aanbestedingsrecht aan dit team toe te voegen en eventueel de budgethouder (als dat niet de gebruiker is). De grootte van het inkoopteam hangt sterk af van de aard en omvang van de opdracht. Niet ieder teamlid hoeft continu volledig betrokken te zijn tijdens de verschillende fasen van het inkoopproces. Zorg dat het team voldoende groot is, zodat uiteindelijk alle onderdelen van een inschrijving door minstens twee personen worden beoordeeld. 

Inkoopplan en termijnen

Een inkoopplan is een verzameling van activiteiten, die gericht zijn op het realiseren van het inkoopbeleid. In het inkoopplan zijn de taken, de verantwoordelijkheden, het inkoopbudget en een planning opgenomen.

Het is belangrijk dat u voor een grotere opdracht een gedegen plan van aanpak opstelt waarin staat hoe de aanbestedingsprocedure wordt aangepakt. Bij het plan van aanpak hoort een planning waarin is vastgelegd wie wanneer welke stappen zet. Bij een Europese aanbestedingsprocedure zijn minimumtermijnen voorgeschreven voor de verschillende fases van de aanbestedingsprocedure. Deze termijnen zijn in TenderNed opgenomen.

Strategie per inkooppakket

Voor de verschillende inkooppakketten kunt u een plan maken dat is gericht op de realisatie van de korte- en lange termijndoelstellingen van uw organisatie. Onderdeel van een dergelijke strategie is het vastleggen van de karakteristieken (en het belang voor de organisatie) van de verschillende inkooppakketten. Maar ook de inrichting van het leveranciersbestand, het inkoopbeleid, het naleven van wet- en regelgeving en de logistieke inrichting van het inkoopproces kunnen hierbij aan de orde komen. U bepaalt een passende inkoopstrategie per inkooppakket waarin zowel prestatie-indicatoren als een implementatieplan zijn opgenomen.

Voor de vaststelling van de verschillende inkooppakketten kunt u gebruikmaken van de nieuwe indeling van de pagina inkooppakketten. Deze bestaat uit 178 inkooppakketten voor tien hoofdgroepen. De pakketten zijn aangemerkt als levering, dienst, werk of combinatie van deze elementen. Verder zijn de pakketten voorzien van Common Procurement Vocabulary codes (CPV) en is voor zover mogelijk een link gemaakt met relevante duurzaamheidscriteria. Inkoopuitgaven die voor eenzelfde doel bestemd zijn of die gezamenlijk één technische en/of economische functie vervullen, ongeacht of zij al dan niet in afzonderlijke overeenkomsten worden ondergebracht, worden als 'homogeen' aangemerkt en aanbestedingstechnisch als geheel beschouwd (voor de waardebepaling van de opdracht dient u homogene leveringen bij elkaar op te tellen).

Meer informatie: Categoriemanagement

Percelen

Bij aanbesteden wordt met percelen bedoeld het binnen de regels onderverdelen van een opdracht in meer stukken. Uitgangspunt van de Aanbestedingswet 2012 is dat geclusterde opdrachten in principe in percelen verdeeld moeten worden. Het opdelen van opdrachten verhoogt de marktwerking, ook kunnen kleinere ondernemingen inschrijven. Wanneer een opdracht niet in percelen verdeeld wordt moet dit gemotiveerd worden in de aanbestedingsstukken. Bij het opdelen van een opdracht in percelen kunnen de volgende overwegingen van belang zijn:

Schaalgrootte

Door opdrachten op te delen in percelen die beter aansluiten op de bedrijfsgrootte en de capaciteit van mogelijke leveranciers kunnen meer bedrijven meedingen naar de opdracht. Op erg grote opdrachten kunnen mogelijk slechts door enkele leveranciers of alleen door combinaties van bedrijven worden ingeschreven waardoor de marktwerking voor deze opdracht kleiner wordt. Let er wel op dat percelen die erg klein zijn mogelijk minder interessant kunnen worden voor grotere bedrijven. Ook dit kan de marktwerking doen verkleinen.

Specialisme

Door een opdracht, waarvoor specifieke specialismen nodig zijn, op te delen in percelen, krijgen (kleinere) gespecialiseerde ondernemingen de mogelijkheid om zelfstandig een deel van de opdracht uit te voeren. Het opdelen in percelen zorgt er zo voor dat de opdracht toegankelijker wordt voor specialistische ondernemingen. Marktwerking tussen specialistische ondernemingen kan innovatie stimuleren. Uiteraard kunnen specialistische ondernemingen altijd ook in onderaanneming of in combinatie met andere ondernemingen meedoen met een opdracht, mocht een hoofdaannemer hier behoefte aan hebben of andere ondernemingen dezelfde ambititie hebben om mee te dingen naar deze opdracht.

Coördinatie

Wanneer meerdere ondernemingen werkzaam zijn aan een opdracht, zal tussen deze ondernemingen coördinatie moeten plaatsvinden. In de regel is de aanbestedende dienst voor deze coördinatie verantwoordelijk. Het opdelen in percelen kan de noodzaak tot coördinatie doen vergroten en zo de uitvoeringslast voor de aanbestedende dienst vergroten.

Kosten

Een aanbesteding doen kost geld en tijd voor de aanbesteder en voor de potentiele inschrijvers. Door verschillende delen van een project in percelen in één aanbesteding onder te brengen kunnen deze kosten worden beperkt. Ook kunnen schaal- en synergievoordelen worden behaald door percelen samen te voegen tot een opdracht.

Marktordening

Door een opdracht op te delen in percelen kan verschraling van de markt worden voorkomen. Grote opdrachten kunnen op de lange termijn ervoor zorgen dat een aanbestedende dienst nog slechts met één of enkele ondernemingen zaken kan doen, omdat ondernemingen hebben besloten uit deze markt te stappen of te fuseren met een branchegenoot. Ook kunnen kleinere percelen de kansen vergroten voor nieuwe toetreders en start-ups.

Innovatie

Ten slotte kan het opdelen van een opdracht in percelen een kans bieden om meerdere innovatieve oplossingen te testen. Eventueel kan hierbij de Small Business Innovation Research (SBIR) aanpak van extra toegevoegde waarde zijn.

Risico's

Door een opdracht op te delen in percelen kan een aanbestedende dienst de risico's van deze opdracht spreiden. Mocht een leverancier failliet gaan of niet goed presteren, dan is het moeilijk om dit verlies snel op te vangen. Dit kan bijvoorbeeld door de overeenkomst met een leverancier voor een ander perceel (tijdelijk) te intensiveren. Let er dan wel op dat u de opdracht niet wezenlijk wijzigt. Ook kunnen de risicovolle onderdelen van de opdracht worden afgeschermd door de opdracht op te delen in percelen. Zo kan worden voorkomen dat deze directe impact op de realisatie van de overige onderdelen hebben. Eventueel kunnen voor deze onderdelen opschortende of ontbindende voorwaarden worden opgenomen. Let er wel op dat het opdelen in percelen (of projectfasen) het kans op verwezenlijking van andere risico's zoals technische inconsistenties kan vergroten.

Meer informatie: Gids Proportionaliteit

Economische overwegingen

Aanbesteden is een economische activiteit. Het is een door de Aanbestedingswet gereguleerd proces, dat vraag en aanbod bij elkaar brengt. PIANOo heeft diverse thematische artikelen over de economische dimensie van het aanbesteden opgesteld, deze vindt u in de rubriek Economische afwegingen bij een aanbesteding.

Aanbesteden en derde landen

Ondernemingen uit derde landen hebben geen gelijke toegang tot uw aanbesteding. U hoeft als aanbestedende dienst een onderneming uit een derde land niet toe te laten. Maar u mag dit wel doen. U vindt meer informatie op de pagina Aanbesteden en derde landen.