Gemeente Leiden: Leidse Ladder borgt circulariteit in de organisatie

De vragenlijst wordt in ongeveer 30 minuten ingevuld, waarna blijkt of het project voldoende scoort. “Het is een laagdrempelige manier om circulariteit uit de vrijblijvendheid te trekken.”

Vanaf 2023 moeten alle gemeentelijke bouwprojecten in Leiden circulair uitgevraagd worden, zo ook in de openbare ruimte. Om dit vorm te geven werd er samen met collega’s uit de hele organisatie gewerkt aan de routekaarten Circulaire Openbare Ruimte. Uit die routekaarten komen acties voor het toepassen van circulaire maatregelen. Om de voortgang te meten op het toepassen van die circulaire maatregelen in projecten, ontwikkelde het programmateam circulaire economie de Leidse Ladder.

Doel van Leidse Ladder

“Doel van het instrument is om circulariteit in de interne organisatie te borgen”, zegt beleidsadviseur Circulaire Bouw Romy Mathôt. “Het geeft antwoord op vragen als: wordt circulariteit daadwerkelijk toegepast in projecten? Maken betrokken medewerkers zich deze denkwijze eigen? En kunnen we de circulariteit in projecten verder verbeteren?”

Eerste versie

“Als gevolg van het project Circulaire Openbare Ruimte, kortweg COR, besloten we dit instrument eerst te ontwikkelen voor openbare ruimteprojecten”, vertelt Mathôt verder. “Daar hebben wij als gemeente namelijk de meeste invloed op. We begonnen met een eenvoudige spreadsheet met alle vragen die bij circulariteit horen, gebaseerd op 8 circulaire ontwerpprincipes (pdf). We testten de eerste versie bij ontwerpers, stadsingenieurs en beheerders en kregen onder andere terug dat we te veel jargon gebruikten en dat de spreadsheet onprettig was.’

Van schets tot aanbesteding

Na een verbeterslag ligt er nu een gebruiksvriendelijke versie van de Leidse Ladder. “Je beantwoordt online een aantal vragen over een project”, zegt Esmé Bosch, beleidsmedewerker Circulaire Bouw. “Dat kan al vanaf de fase van het schetsontwerp, maar moet voor het definitief ontwerp zijn ingevuld. De vragen zijn verdeeld over verschillende secties, zoals de sloop- en startfase, hergebruik van objecten, materiaalgebruik en circulair ontwerp. Zo is de Leidse Ladder gebaseerd op de 8 circulaire ontwerpprincipes gekoppeld aan een puntensysteem met een maximale score van 148 punten. Per vraag kun je een bepaald aantal punten scoren. Na het beantwoorden van alle vragen berekent de Leidse Ladder automatisch de score.”

Spelenderwijs introduceren

De afdeling Circulaire Bouw besloot de Leidse Ladder in het najaar van 2022 met een serie kick-offsessies aan de betrokken collega’s te introduceren. “Niet door iedereen individueel achter de computer te zetten, maar door er per groep mee te werken aan de hand van een bordspel”, vertelt Bosch. “Spelenderwijs en op zo’n interactieve manier blijft de werking veel beter hangen. Mensen worden zelfs fanatiek in hun poging om projecten zo circulair mogelijk te maken.”

Niet vrijblijvend

Hoe leuk het bordspel ter introductie ook is, de Leidse Ladder is serious gaming. “Het is een laagdrempelige manier om circulariteit uit de vrijblijvendheid te trekken”, zegt Mathôt. Afgesproken is dat projecten vanaf eind 2023 aan 2 van de 8 circulaire ontwerpprincipes moeten voldoen, wat gelijk staat aan 40 van de 148 punten. Wanneer deze score niet behaald wordt gaat de aanbesteding in de huidige vorm niet door. Mathôt: “Nu is het nog niet enorm moeilijk om die score te behalen. In de komende jaren gaan we toewerken naar het toepassen van alle 8 circulaire ontwerpprincipes. Dan wordt het puntenaantal een steeds grotere uitdaging”.

Lerend traject

Wat nog wel eens tot vragen leidt, is bij wie de verantwoordelijkheid van het invullen ligt, de reden voor bepaalde scores of vragen over circulaire maatregelen en wat deze inhouden. Wat maakt iets bijvoorbeeld een belangrijke circulaire maatregel? En hoe komt het dat je daar maar weinig punten op scoort en hoe kan dat beter? “We bieden de gebruikers daarom altijd de mogelijkheid contact met ons op te nemen”, zegt Mathôt. “Het is een lerend traject, samen met onze collega’s, waarbij we intern de samenwerking zoeken om projecten circulair te maken. Daardoor voelt het als een fijn, natuurlijk proces.”

Tips van Romy Mathôt en Esmé Bosch (gemeente Leiden):

• Stel de ontwikkeling van een instrument als de Leidse Ladder niet uit door eindeloos onderzoek en analyses uit te voeren, maar ga gewoon aan de slag. Door het te ontwikkelen en te testen ontdek je vanzelf hoe je het instrument verder kunt aanscherpen.
• Betrek de interne organisatie bij de ontwikkeling van het instrument.
• Denk na waar het instrument moet landen: waar vindt de toetsing van projecten plaats?
• Vergroot de bewustwording over circulariteit door het instrument onder de aandacht te houden. Laat zeker aan het begin regelmatig van je horen door bij een afdeling langs te gaan en contact te houden.