Werkwijzer Dynamische Contractbeheersing
Infrastructurele projecten worden steeds complexer. Niet alleen in techniek, maar zeker als het gaat om rolverdeling en verantwoordelijkheden. Dit vraagt om stevig contractmanagement. Van voorbereiding en aanbesteding tot beheersing. Deze Werkwijzer biedt informatie dynamische contractbeheersing. (oktober 2022)
Beide partijen hebben er belang bij het project zo goed mogelijk uit te voeren. Naast de kwaliteit, speelt hierbij ook geld, (politieke) druk, planning en prestige een rol.
Contractbeheersing
Om contractbeheersing uit te kunnen voeren op (geïntegreerde) contracten, is het belangrijk om bekend te zijn met de basis waarop je dit doet. Zo worden in de Werkwijzer onder meer SCB, de UAV-GC, de verschillende contractvormen en het belang van ISO 9001 besproken.
Werkwijze contractbeheersing
Een eenduidige werkwijze is noodzakelijk om bij elk project de juiste kwaliteit te kunnen leveren en te zorgen dat de klant (altijd) herkenbare producten ontvangt. Om dit te realiseren dien je de volgende stappen te doorlopen:
- Project Start Up (PSU);
- Het opstellen van een contractbeheersplan;
- Het uitvoeren van een risicoanalyse inclusief
- risicodossier en toetsplanning die input vormen
- voor het toetsplan;
- Het uitvoeren van toetsen;
- Projectafsluiting.
Dynamische contractbeheersing in de praktijk
In de Werkwijzer staan enkele praktijkvoorbeelden die je verder zullen helpen. Wat je wel moet realiseren is dat elke project
weer anders is. Het heeft een eigen dynamiek, een andere organisatie en stakeholders en andere doelstellingen. Dit maakt dat het beheersen van een contract maatwerk is. Het is dus afhankelijk van de situatie of de genoemde maatregelen in de Werkwijzer kunnen worden toegepast. Desondanks is het gebruik van de vermelde beheersmaatregelen in de praktijk getoetst en bruikbaar.
Organisatie en projectinrichting
Om dynamische contractbeheersing efficiënt, effectief en succesvol te kunnen uitvoeren, is een goede organisatiestructuur van belang. De opzet van deze organisatiestructuur is afhankelijk van de grootte en complexiteit van het betreffende project en dient
afgestemd te worden met Opdrachtgever. De organisatiestructuur wordt vastgelegd en beschreven in het contractbeheersplan.
(UAV-GC) processen
Op contracten voor projecten waarin ontwerp en uitvoering en optioneel ook meerjarig onderhoud zijn geïntegreerd, wordt vrijwel altijd de UAV-GC toegepast. In de praktijk blijkt dat niet altijd conform deze kaders wordt gewerkt omdat er onduidelijkheden
bestaan over de processen en definities. Ook is er behoefte is aan duidelijkheid over de interpretatie van de UAV-GC. Deze Werkwijzer beoogt om met tips en aandachtspunten uit de praktijk in deze behoefte te voorzien.