Aanpak van Due Diligence in contractmanagement
De aanbesteding is afgerond en de contracten zijn gesloten met je toeleverancier(s). En hierin staan voorwaarden over ketenverantwoordelijkheid en due diligence. Hoe ga je nu verder? Met deze praktische aanpak kun je in gesprek gaan met je leveranciers, ze bevragen op ketentransparantie en concreet vastleggen wat de status is en gedurende de looptijd van het contract monitoren of en hoe er vorderingen gemaakt worden (sept 2023).
PIANOo heeft met Rijkswaterstaat en Circl8 een pilot uitgevoerd over ketenverantwoordelijkheid in meerjarige contracten voor kantoormeubilair. Daarin is een praktische aanpak ontwikkeld die bruikbaar is om het due diligence proces van de toeleveranciers inzichtelijk én bespreekbaar te maken, praktisch te kunnen beoordelen en jaarlijks te kunnen monitoren.
Dit format is nuttig om vooraf (dus in het aanbestedingsproces zelf) een beeld te krijgen van de verschillende leveranciers en hoe zij omgaan met hun productieketens.
Samenvatting
Kort samengevat is het volgende beschikbaar:
- Introductie: wat is due diligence en hoe verhoudt zich dit tot de OECD-richtlijnen, wat zijn aandachtspunten in gesprek met toeleveranciers en hoe ziet dit proces eruit (met bijbehorend tijdspad).
- Een overzicht (Excel) dat per toeleverancier gebruikt kan worden om de situatie in kaart te brengen: praktische, concrete vragen die met de toeleveranciers kunnen worden besproken, met vastlegging van de antwoorden en de voortgang hierin gedurende de looptijd van het contract.
- Tenslotte nog een Excel die naar een toeleverancier kan worden gestuurd om in te vullen, zodat dit eenvoudig overgenomen kan worden in het overzicht.
Praktisch instrument
Volg vanaf de start van het contract deze aanpak. Je hebt dan een praktisch instrument om alle relevante informatie gestructureerd in kaart te brengen en het gesprek met je toeleveranciers over ketenverantwoordelijkheid en ISV aan te gaan.