Deze contractvorm zorgt voor hogere bouwkwaliteit

Praktijkvoorbeeld publiek-private samenwerking Heerlen

De gemeente Heerlen laat een nieuw stadskantoor bouwen. Ook laat ze onderhoud plegen aan haar raadhuis. Beide activiteiten organiseert zij als één project. Langdurige publiek-private samenwerking en duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden vormen de kern van dit project.

Bijzonder

Heerlen koos voor een niet-traditionele aanbestedingsmethodiek: concurrentiegerichte dialoog. Anders gezegd: ze besprak mogelijke oplossingen met geselecteerde marktpartijen en werkte samen met hen toe naar de beste oplossing. Vervolgens koos ze de partij die deze oplossing het best kon aanbieden.
De gemeente koos voor een vernieuwende contractvorm: Design-Build-Maintain-Operate (DBMO). Bij deze contractvorm gaat de gemeente een langdurige relatie aan met een marktpartij en is die ene partij verantwoordelijk voor verschillende aspecten van de levenscyclus van een gebouw. Van ontwerp en bouw tot onderhoud en exploitatie.

Geleerde lessen & tips

• Laat je vakkundig adviseren als je geen ervaring hebt met een bepaalde contract- of aanbestedingsvorm. Die begeleiding betaalt zich dubbel en dwars terug.
• Betrek de hele organisatie bij het proces van een duurzame aanbesteding. Win ieders vertrouwen en verdrijf koudwatervrees. Draagvlak is nodig voor succes.
• Vertrouw erop dat de markt een goed product wil leveren. Laat daarvoor ruimte in de aanbesteding. Dit vertrouwen krijg je terug.
• Besef dat het invoeren van nieuwe contract- en aanbestedingsvormen tijd en investeringen vergt. Trainingen kunnen hierbij helpen.

‘We hadden een nieuw stadskantoor nodig. Eén die er minimaal honderd jaar moet staan.’ Aan het woord is Hans Scheijen, projectleider bij de gemeente Heerlen. ‘Daarnaast is ons raadhuis aan onderhoud toe. We wilden beide zaken in één project onderbrengen. En daarbij rekening houden met onze duurzame ambities als gemeente.’ Wat die ambities inhouden? ‘Onder andere dat ons vastgoed klimaatneutraal wordt en dat het onderhoud van gebouwen duurzaam is.’
De gemeente besefte dat zij zelf niet de kennis in huis had om de bouw van het stadskantoor en het onderhoud van het raadhuis zo duurzaam mogelijk te maken. ‘Dus schakelden we adviesbureau OPPS in’, vertelt Scheijen. ‘Dit bureau hielp ons de meest geschikte aanbestedingsmethodiek en contractvorm te vinden.’ Uiteindelijk koos de gemeente op advies van OPPS voor de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsvorm en de contractvorm DBMO.

Andere aanpak proberen

Wat maakt DBMO bijzonder? ‘Deze contractvorm wordt meestal gebruikt bij vastgoed- of infrastructuurprojecten’, vertelt Nico Aarts. Hij was wethouder in Heerlen toen hij DBMO daar in 2017 initieerde. ‘Overheid en markt gaan hierbij een langdurige samenwerking aan. Het ontwerp, de bouw, het onderhoud en de exploitatie komen voor rekening van één marktpartij. Of zoals in ons geval: van een marktconsortium.’

Vroeger was een marktpartij meestal voor één van die elementen verantwoordelijk, legt Aarts uit. ‘Alleen voor de bouw bijvoorbeeld. Dat ging geregeld ten koste van de kwaliteit. Als zo’n partij bijvoorbeeld een deurklink plaatste, koos ze niet per se de meest hoogwaardige optie; een minder goede deurklink was goedkoper en zij hoefde zich toch geen zorgen te maken over onderhoud.’
Aarts was erop gebrand een andere aanpak te proberen; één waarin een marktpartij voor alle vier de elementen verantwoordelijk is. ‘Als je naast bouw ook verantwoordelijk bent voor onderhoud, kies je veel sneller wél voor die hoogwaardige deurklink. Dan hoef je die immers minder snel te vervangen. De algehele kwaliteit van een gebouw gaat op deze manier omhoog, terwijl de totaalkosten niet per se hoger worden. Het budget is van te voren vastgelegd en gebaseerd op het oude huisvestingsbudget.’

Met de markt praten

Niet alle verantwoordelijkheden voor het nieuwe stadskantoor komen voor rekening van het marktconsortium. ‘Zo leveren wij zelf elektriciteit’, aldus projectleider Scheijen. ‘Wij zijn als gemeente ons eigen energiebedrijf aan het ontwikkelen. Daar sluiten we al ons vastgoed op aan.’
Het verdelen van verantwoordelijkheden vereist veel dialoog tussen de gemeente en marktpartijen. ‘Wat doe je bijvoorbeeld met storingsmeldingen? Wie pakt die op?’ De gemeente koos mede daarom voor de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsmethodiek. ‘Dat gaf ons namelijk de mogelijkheid om veel met de markt in gesprek te gaan over onze wensen en eisen – op het gebied van stedenbouw, architectuur én duurzaamheid. Dat waren er best veel. We hebben ze helder opgeschreven en aan de markt voorgelegd, als kader voor oplossingen. Daarna lieten we ze zo vrij mogelijk om dat kader zelf in te vullen.’
Voordat er oplossingen kwamen, kreeg de gemeente een boel goede vragen van de marktpartijen. ‘Ook vragen die we niet verwacht hadden. Bijvoorbeeld over de renovatie van het raadshuis. Dat is een monument en er was onduidelijkheid over de waarde. Die moesten we toen nog achterhalen. Niet ideaal, natuurlijk. We hadden ons nog beter in de markt moeten verplaatsen, zodat we voorbereid waren op wat die zou willen weten.’

Koudwatervrees overwinnen

Oud-wethouder Aarts vertelt dat veel collega’s wel wat koudwatervrees moesten overwinnen voordat ze met de aanbestedingsprocedure aan de slag gingen. ‘Bij deze procedure leg je als gemeente veel bij de markt neer. Zíj moeten met oplossingen komen. Je moet als ambtenaar dus de controle los durven laten. Dat is niet eenvoudig als je die controle decennialang vast hebt gehouden. Als gemeentelijke organisatie ben je geneigd te doen wat je al lange tijd gedaan hebt. Maar dat is niet altijd het beste. De kunst is daarvan los te komen, een wensen- en eisenkader te scheppen en vervolgens op de creativiteit van de markt te vertrouwen.’

Binnenkort start de uitvoerende fase van het project voor het stadskantoor en raadshuis. ‘De sloop van het oude stadskantoor is al afgerond’, vertelt Scheijen. ‘En de fundering van het oude pand wordt nu geprepareerd voor de bouw van het nieuwe. Want de oude kelderbak hebben we laten staan. Ook dat is een duurzaamheidsonderdeel uit de aanbesteding. Het laat zien dat we circulariteit ook belangrijk vinden. Met dit project zijn we als gemeente weer een beetje duurzamer geworden.’

‘Steeds meer bedrijven kiezen voor duurzame samenwerking’

Adviesbureau OPPS speelt een grote rol bij de aanbesteding en contractering voor het stadskantoor en raadhuis. De Utrechtse vastgoedspecialist heeft jarenlange ervaring met innovatieve contractvormen als DBMO. Math Feijen, partner en senior adviseur, vertelt over het werk van OPPS in Heerlen.

‘Bedrijven en overheden gaan steeds vaker duurzame samenwerking met elkaar aan. En bij grote projecten is DBMO dan steeds vaker de gewenste contractvorm. Ook in dit project in Heerlen. Wij zijn daar al bij betrokken sinds het moment waarop de gemeente de markt ging benaderen.’

Positieve invloed

‘De aanbesteding is inmiddels afgerond; momenteel begeleiden we de contract- en uitvoerende fase. Dat betekent dat we bij veel proces- en contractmanagement advies geven. Wat ik bijzonder vind aan dit project: we ondersteunen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Dat betekent dat we veel positieve invloed op de samenwerking kunnen uitoefenen.
Om wederzijdse verrassingen te voorkomen, zorgen we dat de gemeente en de markt continu in dialoog zijn met elkaar. En we managen de verwachtingen aan beide kanten. Hiervoor scheppen we duidelijkheid over wie waar verantwoordelijk voor is. Daar ontstaan vaak misverstanden over. Contractueel en in procesdocumenten worden verantwoordelijkheden meestal wel goed vastgelegd, maar dit is een nieuwe manier van samenwerken, met een verschuiving van verantwoordelijkheden. Dan is begeleiding welkom.’

Beperking kosten

‘Een belangrijk verschil met de gebruikelijke gang van zaken, is dat de gemeentelijke organisatie meer verantwoordelijkheid bij de markt legt. Dan moet zij de markt ook durven vertrouwen en niet te veel inhoudelijke eisen stellen. De markt moet op haar beurt veel meer over de lange termijn nadenken, om te voorkomen dat ze in de onderhouds- en exploitatiefase voor hoge kosten komen te staan. Want zij moet als opdrachtnemer natuurlijk wel leveren wat ze belooft.’