Prijsvraag

De procedure wordt vooral gebruikt bij architectuuropdrachten. Voorbeelden zijn een plan of ontwerp voor bijvoorbeeld ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur, weg- en waterbouw of automatische gegevensverwerking. U mag een prijsvraag (en een eventuele vervolgopdracht) alleen toepassen voor diensten.

Als u een prijsvraag organiseert waarbij het prijzengeld of de vergoeding hoger is dan het drempelbedrag voor diensten, moet u de regeling voor een Europese prijsvraag toepassen. Het bijzondere aan de prijsvraag is dat u een uit de prijsvraag voorvloeiende opdracht, via een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, uit de hand mag gunnen aan de winnaar (artikel 2.34 Aanbestedingswet 2012). Dit is niet mogelijk indien de prijsvraag meerdere winnaars heeft. In dat geval dienen alle winnaars toegelaten te worden tot de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.

Indien u voornemens bent om na de prijsvraag een vervolgopdracht te gunnen met toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging dient u dit voornemen in de aankondiging van de prijsvraag al op te nemen.

Als u de mogelijke gunning van de vervolgopdracht aan de winnaar in het vooruitzicht stelt, moet u de waarde van die opdracht meetellen bij het bepalen van de waarde van de prijsvraag. De waarde van het prijzengeld of de vergoeding en de waarde van de vervolgopdracht moet derhalve bij elkaar tellen.

Beschrijving procedure

U moet een prijsvraag Aankondigen via TenderNed in het EU-publicatieblad. U kunt eventueel alleen deelnemers toelaten die over een bijzondere beroepskwalificatie beschikken.

Alle belangstellenden die willen deelnemen aan een prijsvraag moeten over de procedureregels kunnen beschikken. De toelating tot de prijsvraag kan volgens een openbare of niet-openbare procedure verlopen (dus al dan niet met voorselectie). Het aantal deelnemers kan dus beperkt worden door het gebruik van niet-discriminerende selectiecriteria. Het aantal deelnemers dat uiteindelijk wordt uitgenodigd voor de prijsvraag dient een daadwerkelijke mededinging te waarborgen. Een jury beoordeelt de projecten op basis van door de deelnemers anoniem voorgelegde inzendingen. De jury moet zich houden aan het op te stellen wedstrijdreglement. De samenstelling van de jury moet aan bepaalde eisen voldoen, zo moet zij bestaan uit natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van de deelnemers. Als van de deelnemers een bijzondere beroepskwalificatie wordt geëist, dan moet ten minste een derde van de juryleden dezelfde kwalificatie of gelijkwaardige kwalificatie hebben.

Gebruik van procedure motiveren

Alleen als een opdracht aan de winnaar van de prijsvraag wordt verstrekt via onderhandelingen via de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging moet u achteraf bij de melding van de geplaatste opdracht in het EU-publicatieblad motiveren waarom u deze onderhandelingsprocedure heeft gebruikt. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt daarnaast dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure. U moet de keuze voor een prijsvraag op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren. Wij adviseren u dan ook de motivering voor de keuze op te nemen in het aanbestedingsdossier. 

Voordelen:

• De procedure geeft veel ruimte voor het creatieve proces.
• Het vormen van een idee en het gunnen van de opdracht blijft gescheiden. Dit kan echter desgewenst ook gecombineerd worden. In de regelgeving is niet bepaald of de winnaar van de prijsvraag ook de opdracht tot realisatie van het winnende idee mag uitvoeren. Dit moet u daarom expliciet besluiten.

Nadelen:

• Het is lastig om een onafhankelijke deskundige jury samen te stellen.
• Het juridisch kader met betrekking tot de procedure is beperkt, er is dus nog veel zelf te regelen. In de praktijk wordt vaak niet goed geregeld welke ruimte u heeft om af te wijken van de beslissing van de jury. Leg deze zaken echter in het aanbestedingsdocument goed vast.