Onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging

U mag deze procedure alleen toepassen als één van de onderstaande specifieke omstandigheden van toepassing is. Houd in gedachte dat de toepassing van deze procedure zich beperkt tot zeer uitzonderlijke omstandigheden. 

Wanneer procedure toepassen

U mag de procedure toepassen in de volgende omstandigheden.

Er zijn geen of geen geschikte inschrijvingen

Als in een openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend of als bij een niet-openbare procedure geen of geen geschikt verzoek tot deelneming is ontvangen, is het toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging te volgen.

U mag de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk wijzigen. Ook moet u de Europese Commissie op haar verzoek een verslag overleggen. Hierin licht u de redenen voor toepassing van de procedure toe.

Een inschrijving is ongeschikt als deze niet relevant is voor de overheidsopdracht, omdat zij, zonder ingrijpende wijzigingen, kennelijk niet voorziet in de in de aanbestedingsstukken omschreven behoeften en eisen van de aanbestedende dienst. Een verzoek tot deelneming is ongeschikt indien op de betrokken onderneming uitsluitingsgronden van toepassing zijn of deze niet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheidseisen voldoet. Deze uitzonderingsgrond kan in de praktijk nog wel eens voorkomen. Het begrip 'geen geschikte inschrijvingen' wordt zeer restrictief uitgelegd. waardoor de toepassing van de uitzonderingsgrond  ‘geen geschikte inschrijving’ in de praktijk bijna niet mogelijk is.

Maar één bepaalde ondernemer kan de opdracht uitvoeren

Daar kan sprake van zijn als:

• een aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie.
• Een andere reden kan zijn dat de mededinging om technische redenen ontbreekt.  Deze redenen kunnen bijvoorbeeld zijn dat het voor een andere ondernemer technisch onhaalbaar is de vereiste prestaties te leveren, of dat specifieke kennis, instrumenten of middelen nodig zijn die maar één ondernemer tot zijn beschikking heeft. Technische redenen kunnen ook verband houden met specifieke interoperabiliteitseisen waaraan moet worden voldaan met het oog op het goed functioneren van de aan te besteden werken, leveringen of diensten.
• Een derde reden kan zijn dat uitsluitende rechten (met inbegrip van intellectuele eigendomsrechten) beschermd moeten worden. Voor een beroep op deze uitzondering geldt dat niet voldoende is dat de betrokken levering of de betrokken dienst door een uitsluitend recht, zoals een octrooi wordt beschermd, maar dat de aanbestedende dienst ook moet bewijzen dat de betrokken levering of dienst slechts door een bepaalde leverancier kunnen worden vervaardigd of geleverd, respectievelijk slechts door een bepaalde dienstverlener kan worden verleend.  

De uitzonderingsgronden onder de tweede en derde bullet kunt u alleen toepassen indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de aanbesteding (het toeschrijven naar één leverancier).

Uit jurisprudentie volgt dat u moet kunnen bewijzen dat deze redenen het noodzakelijk maken om de opdracht aan één bepaalde ondernemer te gunnen.

De opdracht heeft dwingende spoed

Dit is aan de orde als de termijnen voor de (versnelde) openbare of niet-openbare procedure dan wel de mededingingsprocedure met onderhandeling tekortschieten. Voorwaarde is daarnaast dat u deze spoed niet kon voorzien en deze ook niet aan u te wijten is en er een causaal verband is tussen de onvoorziene gebeurtenis en de dwingende spoed.
 
Aangezien u met toepassing van deze procedure van het transparantiebeginsel afwijkt, schrijft het Europees Hof van Justitie voor dat deze procedure slechts in uitzonderlijke gevallen mag worden toegepast. Er moet aan alle voorwaarden worden voldaan en de voorwaarden moeten restrictief worden geïnterpreteerd. Een rechtstreekse gunning aan een vooraf geselecteerde ondernemer blijft de uitzondering, die van toepassing is indien slechts één onderneming de opdracht binnen de door de dwingende spoed veroorzaakte technische beperkingen en termijn kan uitvoeren.  Ook indien aan de voorwaarden voldaan is, hoeft niet altijd één-op-één te worden gegund, Er zou met meerdere in aanmerking komende partijen onderhandeld kunnen worden.
 
U kunt de procedure gebruiken totdat structurele oplossingen weer voorhanden zijn zoals het aanbesteden van een (raam)overeenkomst volgens een reguliere (niet) openbare of versnelde procedure.

De opdracht vloeit voort uit een prijsvraag

Deze uitzonderingsgrond is van toepassing als een overheidsopdracht voortvloeit uit een prijsvraag en deze aan de winnaar of één van de winnaars van die prijsvraag gegund wordt en waarbij in het laatste geval de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitnodigt. Indien u de vervolgopdracht aan de winnaar(s) wilt gunnen, dient deze mogelijkheid in de aankondiging van de prijsvraag opgenomen te zijn.

Aanvullende werken of diensten

U kunt voor nieuwe werken of diensten tot 3 jaar volgend op de gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen. Het moet gaan om de herhaling van soortgelijke werken of diensten en u dient de uitvoering toe te vertrouwen aan de ondernemer aan wie u de oorspronkelijke overheidsopdracht heeft gegund.

Verder geldende voorwaarden

• De werken of diensten stemmen overeen met het basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund met toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling, innovatiepartnerschap of met toepassing van de procedure voor sociale en andere specifieke diensten.
• De aanvullende werken of diensten moeten deel uitmaken van het voorwerp van de oorspronkelijke overheidsopdracht.
• De omvang van de aanvullende werken en diensten in de oorspronkelijke raming zijn meegenomen.
• De aanbestedende dienst in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject heeft vermeld dat de procedure zonder aankondiging kan worden toegepast voor herhalingsopdracht(en).

Aanvullende leveringen

De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging bij aanvullende leveringen toepassen:

• Voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties of de
• uitbreiding van bestaande leveringen of installaties. Dit voor zover verandering van leverancier u ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat met reeds verworven leveringen of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen. De looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen mag niet meer bedragen dan 3 jaar.

Andere toepassingen

Voorts staat de onderhandelingsprocedure mogelijk open bij:

• Voor op de grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen. 
  Dit geldt ook handelsplatforms voor producten zoals landbouwproducten en grondstoffen alsmede energiebeurzen, indien de gereguleerde en onder toezicht staande multilaterale handelsstructuur automatisch marktprijzen garandeert.
• Voor de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet (faillissement) of een vergelijkbare procedure.
• Voor de levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen.

Gebruik van procedure motiveren

Deze procedure kent geen aankondiging. U moet achteraf bij de melding van de geplaatste opdracht via TenderNed in het EU-publicatieblad in het formulier 'aankondiging van een gegunde opdracht' motiveren waarom u deze procedure gebruikt heeft. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt daarnaast dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure (artikel 1.4 van de Aanbestedingswet 2012). U moet de keuze voor het toepassen van deze uitzonderingsprocedure op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen motiveren.  

Beschrijving procedure

De aanbestedende dienst die de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepast doorloopt de volgende stappen. De aanbestedende dienst:

• onderhandelt met de betrokken ondernemers;
• maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening;
• deelt de gunningsbeslissing mee;
• kan de overeenkomst sluiten;
• maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend.

U hoeft de opdracht niet vooraf aan te kondigen in het EU-publicatieblad. Afhankelijk van de bijzondere omstandigheden, onderhandelt u met een of meerdere inschrijvers over de te verstrekken opdracht.

Voordelen:

• Korte procedure, termijnen in de procedure zijn niet voorgeschreven.
• Onderhandelen geeft veel ruimte aan de aanbestedende dienst en de aanbieder om elkaar te vinden.
• U kunt ervaringen uit het verleden in de procedure betrekken.

Nadelen:

• Beperkte concurrentiedruk op aanbieder, daardoor niet altijd beste prijs-kwaliteitverhouding.
• Minder transparant.

Meer informatie

Jurisprudentie Onderhandelingsprocedures
Stappenplan een-op-een gunnen