Beleidsdoelen bij inkoop

Op deze pagina:
Inkoopbeleid /aanbestedingsbeleid
Beste prijs-kwaliteitverhouding
Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen)
Social return
Internationale sociale voorwaarden
Innovatie bevorderen
Kansen voor MKB
Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen

Inkoopbeleid / aanbestedingsbeleid

De meeste inkopende organisaties hebben een eigen inkoopbeleid met economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten. Hun inkoopbeleid is een afgeleide van hun algemene beleid.

Het zijn de algemene uitgangspunten voor de inkoop die door de organisatie worden vastgesteld, en die door de medewerkers in alle beslissingen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden meegenomen.

Het beschrijft hoe uw organisatie doelmatig en rechtmatig wil inkopen. Het verlagen van de inkoopkosten, het verminderen van toeleveringsrisico's, het verhogen van de product- en leverancierskwaliteit en het verbeteren van de inkoopfunctie zijn andere algemene doelstellingen die in uw inkoopbeleid terug kunnen komen.
Daarnaast kunt u specifieke doelstellingen in het inkoopbeleid opnemen zoals:

• duurzaam inkopen;
• innovatie bevorderen;
• sociale criteria en;
• het betrekken van het MKB.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een aanbestedende dienst heeft vaak de vorm van eigen inkoopregels die worden vastgesteld door het bestuur van de inkopende organisatie. Besteed in uw inkoopbeleid ook aandacht aan integriteit. 

Beste prijs-kwaliteitverhouding

Doelmatig inkopen met de voor de aanbestedende dienst economische meest voordelige inschrijving is een algemene inkoopdoelstelling. Binnen deze doelstelling kunt u bijvoorbeeld inkopen voor de laagste prijs of voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u als aanbestedende dienst verplicht bent te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, bij Europese aanbestedingen (boven de drempel) en bij aanbestedingen onder de drempel op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Het gunningscriterium laagste prijs mag u alleen toepassen als u uw keuze in de aanbestedingsdocumenten motiveert. De keuze het gunningscriterium laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten, dient eveneens gemotiveerd te worden. 

Op basis van de geldende regelgeving, uw inkoopbeleid en de specifieke gebruikstoepassing van uw opdracht zult u voor de verschillende procedures uw keuze bepalen. In het ene geval volstaat een zekere minimumkwaliteit en streeft u naar kostenreductie, in een ander geval wilt u een optimale verhouding tussen kwaliteit en kosten. En soms wilt u de kosten van de totale levensloop bij uw afweging betrekken.

Meer informatie: Opstellen (sub)gunningscriteria

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), ook wel duurzaam inkopen, betekent dat u, naast op de prijs van de producten, diensten of werken ook let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Inkoop is een effectief instrument om impact te maken. In januari 2021 is het Nationaal plan MVI gepubliceerd. Concreet betekent dit voor uw organisatie dat u bij het inkopen:

• door marktverkenningen of -consultaties inventariseert wat de markt te bieden heeft op het gebied van duurzaamheid voor uw organisatie en welke kosten daaraan verbonden zijn;
• in uw inkoop- of aanbestedingsdocument en/of in het contract duurzaamheidscriteria opneemt;
• leveranciers, aannemers of dienstverleners selecteert die voldoen aan bepaalde duurzaamheidscriteria;
• controleert of de leverancier, aannemer of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidsafspraken ook daadwerkelijk nakomt.

MVI-criteria

De Rijksoverheid heeft voor verschillende productgroepen een lijst van MVI-criteria ontwikkeld die u bij de specificatie van uw opdracht in uw aanbestedingsdocument moet of kunt opnemen. De MVI-criteria zijn gebaseerd op de Europese criteria (GPP).

Social return

Social return on Investment (SROI) is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. Social return wordt sinds 1 juli 2011 rijksbreed toegepast bij alle aanbestedingen van 'werken' en 'diensten' boven het bedrag van 250.000 euro (exclusief btw).

In uw inkoopbeleid kunt u (of bij het Rijk moet u) aandacht besteden aan dit onderwerp. Social return is in principe mogelijk bij alle inkoopprocedures onder én boven de Europese aanbestedingsdrempel. Social return bij inkoop kan op verschillende manieren vormgegeven worden. U dient daarbij wel rekening te houden met de juridische kaders en proportionele eisen te stellen. Vaak wordt social return toegepast door in het de aanbestedingsstukken een contracteis op te nemen. Er dient dan 5% van de opdrachtwaarde aan social return te worden ingezet. Soms wordt social return in de gunningcriteria verwerkt.

Er zijn meer mogelijkheden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten op de uitvoering van een opdracht te bevorderen, bijvoorbeeld door:

• het voorbehouden van opdrachten aan onder andere zogenoemde Sociale Werkbedrijven (SW);
• kleine percelen via de percelenregeling uit de aanbesteding te houden, zodat u die via een onderhandse procedure bij een geselecteerde sociale ondernemer kunt plaatsen.

Meer informatie: Voorbehouden opdrachten en percelenregeling (social return)

Internationale sociale voorwaarden

Kinderarbeid, hongerlonen, onmenselijke arbeidsomstandigheden. Overheden kunnen bijdragen aan het uitbannen van dergelijke misstanden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens.

Innovatie bevorderen

U kunt in uw inkoopbeleid ruimte bieden voor innovatieve oplossingen uit de markt. Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag specificeert dan niet een product, maar formuleert een probleem waar een oplossing voor moet komen(functioneel specificeren). U kunt innovatie ook bevorderen door als overheid innovatieve producten aan te schaffen (launching customer), door ruimte te bieden voor initiatiefvoorstellen van marktpartijen of door innovatieve oplossingen in te kopen. Ook kan de procedure van het innovatiepartnerschap (en de concurrentiegerichte dialoog) in de wet omschreven gevallen worden toegepast om tot nieuwe producten en/of oplossingen te komen. In uw inkoopbeleid kunt u aan al deze aspecten aandacht besteden.

MKB betrekken

Volgens de grondbeginselen van het Europese aanbestedingsrecht mag u als overheid geen enkel bedrijf, dus ook geen MKB-bedrijf, voortrekken bij de gunning van opdrachten. Noch mag de overheid onnodige drempels opwerpen voor het inschrijven op aanbestedingen. Toch kunt u als overheid ervoor zorgen dat ook het MKB succesvol kan meedingen naar opdrachten door hieraan aandacht te besteden in uw inkoopbeleid.

De belangrijkste problemen die door het MKB worden ondervonden bij de inschrijving op overheidsopdrachten houden verband met:

• de omvang van opdrachten;
• de toegang en kwaliteit van informatievoorziening;
• onevenredige kwalificatie-eisen en financiële voorwaarden;
• hoge administratieve lasten;
• onvoldoende tijd voor het indienen van een offerte;
• niet tijdig betalen van facturen.

In uw inkoopbeleid kunt u expliciet opnemen dat inkopers geen disproportionele eisen mogen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de financiële draagkracht en technische capaciteiten van inschrijvers. De eisen moeten in ieder geval relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In de Aanbestedingswet 2012 is het proportionaliteitsbeginsel expliciet opgenomen, zowel voor opdrachten boven de drempel als opdrachten onder de drempel. Het beginsel wordt in de Gids Proportionaliteit nader uitgewerkt. Zo is het stellen van omzeteisen in beginsel niet meer toegestaan, tenzij u het stellen van deze eisen kunt motiveren. Deze motivering dient in de aanbestedingsstukken te worden opgenomen.

U kunt opnemen dat inkopers de administratieve last voor marktpartijen zoveel mogelijk moeten beperken. Bijvoorbeeld door geen onnodige eisen te stellen. Daarnaast is in de wet bepaald dat u aanbestedingsdocumenten kosteloos ter beschikking moet stellen. Er gelden verder modellen, zoals het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument en de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Het opvragen van de GVA is overigens niet verplicht, maar als u ervoor kiest deze op te vragen, dan moet het vastgestelde model worden gebruikt.

Ook zou u kunnen opnemen dat inkopers in beginsel de beste prijs-kwaliteitsverhouding als gunningscriterium toepassen en dat gewaarborgd wordt dat de administratie de facturen zo snel als mogelijk betaalt.

Ten slotte kunt u voorschrijven dat het samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan zonder goede reden. In de Aanbestedingswet 2012 is expliciet bepaald dat het onnodig samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan. Indien u toch besluit om opdrachten samen te voegen dient u de redelijke motivering hiervoor op te nemen in de aanbestedingsstukken.

U dient tevens een opdracht in meerdere percelen te verdelen, tenzij u dat niet passend acht. U dient (wederom) te motiveren in het aanbestedingsdocument waarom u een opdeling in percelen niet passend vindt.

Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen

De aanbestedingsregelgeving en uw inkoopbeleid bepalen de ruimte die u heeft om de beleidsdoelstellingen bij een bepaalde opdracht mee te nemen.

U geeft invulling aan uw beleidsdoelstellingen door de keuze van wat u wilt inkopen, door de specificaties, eisen en wensen die u aan de opdracht verbindt en door het stellen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.

Uit de aanbestedingsregeling en jurisprudentie volgt dat u alleen eisen en wensen mag hanteren die rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht. Het gevolg is dat deze dus niet enkel gericht mogen zijn op de algemene bedrijfsvoering van ondernemers. Een duurzame bedrijfsvoering van de leverancier verlangen is dus niet toegestaan.