Raamovereenkomsten

Wat is een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst. Deze sluit u af tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers. Het doel is om een stroom van toekomstige opdrachten te plaatsen. Voor de looptijd van de raamovereenkomst spreekt u meteen alle voorwaarden of een aantal belangrijke voorwaarden (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd) af. Opdrachten binnen de raamovereenkomst worden gegund op basis van deze afspraken. Voor elke opdracht (ook wel nadere opdrachten genoemd) sluit u een aparte overeenkomst af. Deze aparte overeenkomsten worden nadere overeenkomsten genoemd.

Wanneer een raamovereenkomst

Soms verwacht u een stroom van toekomstige opdrachten, bijvoorbeeld gelijksoortige opdrachten die met een zekere regelmaat worden verstrekt. Hiervan raamt u de totale waarde van de opdrachten over de afgelopen (of de komende) 12 maanden. 

Als dit bedrag hoger is dan de Europese aanbestedingsdrempels, moet u elke afzonderlijke opdracht Europees aanbesteden. In dat geval kan het eenmalig Europees aanbesteden van een raamovereenkomst een goede optie zijn. U kunt dan één keer Europees aanbesteden en de toekomstige opdrachten aan de raamcontractpartijen gunnen. U hoeft deze opdrachten (onder of boven de drempel) dus niet opnieuw afzonderlijk nationaal of Europees aan te besteden.

Na het aanbesteden van een raamovereenkomst kunt u bij een concrete opdracht snel een eenvoudig offerte- en gunningstraject doorlopen. Veel voorwaarden (en soms zelfs alle) zijn immers al tijdens de aanbestedingsprocedure afgesproken. Voorbeelden van voorwaarden zijn: prijs, kwaliteit, hoeveelheid, leveringsvoorwaarden, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en levertijd, enzovoort.

Welke procedure om een raamovereenkomst te sluiten

Als de gezamenlijke waarde van de opdrachten onder de raamovereenkomst hoger is dan de Europese aanbestedingsdrempel, moet u een Europese aanbestedingsprocedure volgen. Meestal kiest u voor een openbare of niet-openbare EU-aanbesteding. In specifieke gevallen mag u één van de andere procedures toepassen, zoals de concurrentiegerichte dialoog (zie artikel 2.44 van de Aanbestedingswet 2012).

Raamovereenkomst met 1 ondernemer

Als u een raamovereenkomst met één ondernemer heeft gesloten, plaatst u de opdrachten bij deze ondernemer. Dit doet u volgens de voorwaarden die in de raamovereenkomst zijn afgesproken. U benadert de ondernemer schriftelijk. Als het nodig is, vraagt u hem om de inschrijving aan te vullen. In de inschrijving (offerte) mogen geen nadere voorwaarden staan die niet in de raamovereenkomst zijn opgenomen. U beoordeelt de offerte en gunt de opdracht volgens de afgesproken voorwaarden.
Als in de raamovereenkomst alle voorwaarden (inclusief de prijs of bindende prijsformule) al zijn bepaald en alleen de af te nemen hoeveelheden nog niet zijn vastgelegd, kunt u gebruik maken van een eenvoudig bestelformulier. Hierin vraagt u de ondernemer de gevraagde hoeveelheden te leveren onder de voorwaarden van de raamovereenkomst. Een nadere offerte is dan niet altijd nodig. Deze methode, ook wel levering op afroep genoemd, wordt vaak gebruikt bij het inkopen van kantoorartikelen, hulpmiddelen in de zorg of andere regelmatige leveringen.

Raamovereenkomst met meerdere ondernemers

In een raamovereenkomst met meerdere ondernemers kan de gunning van opdrachten op 3 manieren worden vormgegeven: rechtstreekse gunning, gecombineerde gunning en minicompetitie.

Rechtstreekse gunning

U kunt rechtstreeks gunnen als in de raamovereenkomst:

• alle benodigde voorwaarden voor de uitvoering zijn vastgesteld 
• objectieve voorwaarden zijn opgenomen over welke ondernemer wanneer welke opdracht krijgt gegund

U hoeft de betrokken ondernemers niet meer te vragen om in concurrentie (mededinging) een offerte in te dienen. De raamovereenkomst bepaalt al hoe de opdrachten worden verdeeld. U moet de voorwaarden voor rechtstreekse gunning vooraf in de aanbestedingsstukken bekendmaken.

U kunt objectieve voorwaarden voor het verdelen van de opdrachten stellen door een verdelingsmechanisme op te nemen in de aanbestedingsstukken. Dit kan zo simpel zijn als indeling naar locatie. U wijst elke ondernemer een geografisch gebied toe. Opdrachten binnen dat gebied zijn voor die ondernemer. In de aanbestedingsstukken bepaalt u welk geografisch gebied de nummer 1 van de aanbesteding krijgt, en welk de nummer 2, enzovoort. U kunt ook kiezen om opdrachten beurtelings aan de ondernemers toe te bedelen. U begint bijvoorbeeld bij de ondernemer die als eerste eindigde bij de aanbesteding. De volgende opdracht is voor de ondernemer die tweede werd, enzovoort. Als de wijze van toebedeling maar objectief is en vooraf vastgesteld in de aanbestedingstukken.

U kunt ook kiezen voor een getrapt systeem. Bij dit systeem biedt u de opdracht eerst aan de beste inschrijving van de aanbesteding aan. Als die ondernemer de opdracht niet kan of wil uitvoeren, bijvoorbeeld door gebrek aan capaciteit, gaat u naar nummer 2. U gaat dan op dezelfde manier verder naar nummer 3, enzovoort. Een getrapt systeem geeft ondernemers de mogelijkheid om een opdracht niet aan te nemen. Het is aan een aanbestedende dienst om te bepalen of dat voor het voorwerp van de raamovereenkomst gewenst is. Dit moet uiteraard vooraf zijn vastgesteld in de aanbestedingsstukken.

Gecombineerde gunning

In deze raamovereenkomst zijn alle voorwaarden al bepaald, zoals ook bij de rechtstreekse gunning. U behoudt echter het recht om ondernemers bij specifieke opdrachten om een offerte te vragen. Dit wordt een minicompetitie genoemd. In de aanbestedingsstukken moet al zijn vastgesteld in welke specifieke gevallen u hiervan gebruikmaakt en op basis van welke voorwaarden er wordt gegund. De aanbestedende dienst heeft onder deze raamovereenkomst dus 2 mogelijkheden om te gunnen: rechtstreeks of in de vooraf benoemde specifieke gevallen via minicompetitie. 

Voorbeeld van gecombineerde gunning: U gunt rechtstreeks onder een bepaalde opdrachtwaarde. Boven deze waarde houdt u een minicompetitie. Vaak wordt de grens voor rechtstreekse gunning gelijkgetrokken met de drempel voor enkelvoudig onderhands aanbesteden. Dit verschilt per aanbestedende dienst.

Minicompetitie (oproep tot mededinging)

Hoewel in de aanbestedingstukken voor de raamovereenkomst wezenlijk onderdelen moeten zijn bepaald, bevat deze raamovereenkomst nog niet alle voorwaarden voor de uitvoering van de betrokken werken, leveringen of diensten. U vraagt bij elke opdracht alle betrokken ondernemers om een offerte in te dienen. Dit heet een minicompetitie. De gunningscriteria op basis waarvan de beste offerte wordt bepaald, heeft u al vastgelegd in de aanbestedingstukken. Dit zorgt ervoor dat de competitie eerlijk verloopt.

Stappen minicompetitie:

• U roept alle deelnemende ondernemers schriftelijk op om een offerte in te dienen. 
• U geeft de ondernemers hiervoor voldoende tijd en bepaalt een uiterste datum voor het indienen van de offertes. 
• U beoordeelt de offertes volgens de gunningscriteria die in de aanbestedingstukken over de minicompetitie zijn vastgelegd. Zo bepaalt u op eerlijke wijze welke ondernemer het beste aanbod heeft gedaan.
• U sluit met die ondernemer de nadere overeenkomst voor het uitvoeren van de opdracht af.  

Bij het beoordelen van de inschrijvingen gaat het niet meer om de voorwaarden die al in de raamovereenkomst zijn overeengekomen. Het gaat bijvoorbeeld om planning, aflevermoment, prijs en cv's van personen die de opdracht gaan uitvoeren. U past de gunningsvoorwaarden toe die in de aanbestedingsstukken voor de raamovereenkomst zijn vastgesteld. U mag dus geen afwijkende gunningscriteria gebruiken bij het plaatsen van de opdracht binnen de raamovereenkomst (let wel, de gunningscriteria voor de opdrachten binnen de raamovereenkomst kunnen geheel andere zijn dan de gunningscriteria waarop de raamovereenkomst zelf is gegund). 

Raming van een raamovereenkomst

Bij het in de markt zetten van een raamovereenkomst gaat u uit van de geraamde waarde. Dit betreft alle voorgenomen overheidsopdrachten voor de duur van de raamovereenkomst. In de aanbestedingsstukken maakt u bekend:

de geraamde hoeveelheid en/of waarde en
de maximumhoeveelheid en/of maximumwaarde

Zie hiervoor ook de  uitspraken van het Hof van Justitie van de Europese Unie (C-216/17 en C-23/20) Bij het bereiken van de maximale hoeveelheid en/of waarde heeft de raamovereenkomst geen effect meer. Met andere woorden, de omvang van de raming bepaalt tot wanneer de raamovereenkomst geldig is. Als u door het gunnen van overheidsopdrachten boven de maximale waarde uitkomt, worden die opdrachten daarboven als onrechtmatig beschouwd. De raamovereenkomst heeft immers zijn werking verloren. 

Tip

U kunt in de aanbestedingsstukken opnemen dat een raamovereenkomst eindigt als de geraamde waarde wordt bereikt.

Wezenlijke wijziging in relatie tot maximale waarde 

Het is niet toegestaan een raamovereenkomst tijdens de looptijd wezenlijk te wijzigen. Aangenomen kan worden de redenen waarom een wijziging niet wezenlijk is, ook gelden voor het bereiken van de maximum hoeveelheid/waarde. Toelichting: De raamovereenkomst blijft geldig wanneer een uitbreiding van de bij aanbesteding opgegeven maximumwaarde en/of hoeveelheid  niet meer is dan 10% (bij diensten en leveringen) of 15% (werken).

Maximale duur raamovereenkomst

Over het algemeen geldt dat een raamovereenkomst een looptijd heeft van maximaal 4 jaar.

Een raamovereenkomst kan alleen in bijzondere omstandigheden voor langer dan 4 jaar worden aangegaan. Bijvoorbeeld als het in een branche gebruikelijk is om producten over een langere tijd af te schrijven. U moet de keuze voor een langere looptijd goed onderbouwen.

Gedurende de hele looptijd van een raamovereenkomst mag u opdrachten verstrekken. Een opdracht kan tot de laatste dag van de looptijd worden gegund.

Bij speciale sectoropdrachten mag de looptijd van een raamovereenkomst maximaal 8 jaar zijn. Uitzonderingen zijn mogelijk, maar moeten goed gemotiveerd zijn (artikel 51 Richtlijn 2014/25).

Maximale duur nadere overeenkomst

De maximale looptijd van een onder de raamovereenkomst gesloten nadere overeenkomst is niet vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012. Hierdoor kan een nadere overeenkomst de looptijd van de raamovereenkomst (ruim) overschrijden. Verlenging van een nadere overeenkomst is alleen mogelijk als dit in de nadere overeenkomst zelf staat. 

Als de raamovereenkomst is verlopen, geldt elke na die datum volgende opdracht als nieuwe opdracht. De nieuwe opdracht moet afhankelijk van de waarde ervan nationaal of Europees worden aanbesteed.

Wijzigen looptijd nadere overeenkomst

Het wijzigen van de looptijd van een nadere opdracht zonder afdoende verlengingsopties wordt gezien als een wezenlijke wijziging van de opdracht. Dit leidt tot een nieuwe opdracht, die onder de raamovereenkomst moet worden gegund (rechtstreeks of via minicompetitie). 

Om discussie over verlenging te voorkomen, is het verstandig het einde van een opdracht anders te formuleren. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat de nadere overeenkomst pas eindigt wanneer de klus is afgerond en door de opdrachtgever geaccepteerd.

Afsluiten vlak voor einde looptijd raamovereenkomst

Het afsluiten van een nadere overeenkomst voor langere tijd in de laatste weken van de looptijd van een raamovereenkomst, kan een goede oplossing lijken wanneer een nieuwe Europese aanbesteding nog niet is afgerond (continuering bedrijfsvoering). Het is echter niet altijd verstandig. Het is echter niet altijd verstandig. U kunt hierdoor lange tijd verbonden blijven aan een opdrachtnemer die mogelijk niet meer de beste partij is

Bestaat er een afnameplicht

Een raamovereenkomst biedt geen afnamegarantie. U bent dus niet verplicht iets af te nemen. Het is verstandig om in de aanbestedingsdocumenten en de raamovereenkomst duidelijk te vermelden dat u het recht behoudt geen opdrachten te verstrekken. Wilt u wel een opdracht plaatsen, dan moet dat bij de ondernemers binnen de raamovereenkomst gebeuren. Het benaderen van andere ondernemers is alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan. In dat geval moet u de opdracht nationaal of Europees aanbesteden, afhankelijk van de waarde.

Het kan voorkomen dat raamcontractpartijen niet kunnen of willen leveren. Controleer dan of de vraag juist is geformuleerd en of andere marktpartijen dan wel kunnen leveren. Bekijk ook kritisch de selectiecriteria van de eerdere Europese aanbesteding.

Toelaten andere aanbestedende diensten

Een raamovereenkomst wordt gesloten door 1 of door meerdere aanbestedende diensten samen. Tijdens de looptijd mogen er geen extra aanbestedende diensten worden toegevoegd. De inschrijvende ondernemers hebben hun aanbiedingen gedaan op basis van de informatie die in de publicatie van opdracht stond. Het uitbreiden van het aantal partijen binnen de raamovereenkomst wordt gezien als een wezenlijke wijziging. 

Wat als contractpartijen afhaken

Bij het opstellen van een raamcontract is het verstandig rekening te houden met de mogelijkheid dat partijen willen of moeten afhaken. U kunt het risico op een faillissement van een contractpartij mogelijk verkleinen door de juiste selectiecriteria toe te passen, maar het is niet altijd te voorkomen. Het tussentijds afhaken van contractpartijen kunt u ontmoedigen met een boetebeding voor het niet uitdienen van de maximale contractduur. 

Als tijdens de looptijd partijen afhaken, mogen geen nieuwe partijen worden toegevoegd. Daarom is het belangrijk om voldoende partijen in de raamovereenkomst op te nemen. Gaat een contractpartij over in andere handen, en is er sprake van overgang van onderneming waarbij alle rechten en plichten mee overgaan, dan gaat de  raamovereenkomst 1 op 1 over naar de nieuwe ondernemer. 

Mag enkelvoudig onderhands gunnen bij geen geldige aanbieding

Nee, voor deze opdrachten is geen concurrentiestelling geweest. U mag dus niet overgaan tot de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (artikel 2.23, Aanbestedingswet 2012). U moet een dergelijke opdracht dus opnieuw in de markt zetten en daarbij rekening houden met de (Europese) aanbestedingsregels.

Inkopen buiten de raamovereenkomst

U mag niet buiten de raamovereenkomst inkopen als de opdracht onder de werkingssfeer van de raamovereenkomst valt. U stelt altijd eerst de raamcontractanten in de gelegenheid om een (nadere) offerte uit te brengen. Zij hebben immers aan een aanbestedingsprocedure meegedaan om raamcontractant te worden.

Het is (theoretisch) mogelijk om bepaalde opdrachten buiten de raamovereenkomsten te houden, bijvoorbeeld opdrachten beneden of juist boven een bepaald bedrag. Dit moet duidelijk in het aanbestedingstukken voor de raamovereenkomst  aangegeven worden. Opdrachten die buiten de raamovereenkomst worden gehouden, vallen nog steeds onder de aanbestedingsregels.

Voorbeeld

Stel: U vermeldt in het beschrijvend document dat alle opdrachten onder de 50.000 euro en boven de 500.000 euro niet onder de raamovereenkomst vallen. Deze opdrachten worden gegund aan een andere partij (niet zijnde een raamcontractant). Inschrijvers weten dan vooraf wat wel en niet onder de raamovereenkomst valt. Op basis hiervan kunnen zij besluiten om zich al dan niet in te schrijven.

In de praktijk betekent dit dat voor de kleine opdrachten die soortgelijk zijn aan de opdrachten waarvoor raamovereenkomsten worden afgesloten, er toch een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd voordat er gegund kan worden. Dit komt omdat bij het ramen alle soortgelijke opdrachten, zowel binnen als buiten de raamovereenkomsten, meetellen bij het bepalen of  het drempelbedrag wordt overschreden. 

Voor opdrachten voor leveringen en diensten die soortgelijk zijn en waarvoor is aangegeven dat ze boven de 500.000 euro niet onder de raamovereenkomsten vallen, geldt in ieder geval dat er een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd . Pas dan kunt u  gunnen aan andere partijen dan aan de raamcontractanten.

De opdrachten die niet onder de raamovereenkomst(en) vallen, en niet soortgelijk zijn, moeten uiteraard volgens de nationale en Europese aanbestedingsregels worden gegund.

Raamovereenkomsten en toegang van het mkb

Een aandachtspunt bij het aanbesteden van raamovereenkomsten is de toegang van het Midden en Kleinbedrijf (mkb). Denk hierbij aan het volgende:

• bij een raamovereenkomst voor generieke leveringen, diensten of werken kunnen kleinere ondernemingen geen grote volumes leveren. 
• sommige opdrachten worden als raamovereenkomst in de markt worden gezet, terwijl dit ook als een gewone overheidsopdracht zou kunnen. Dit zorgt voor minder omzetgarantie voor ondernemers en dus minder zekerheid. 
• er worden regelmatig hoge geschiktheidseisen gesteld (zoals bijvoorbeeld aan referenties en financiële draagkracht). 
• de eisen die gesteld worden tijdens de aanbesteding en aan de uitvoering van de opdracht zijn regelmatig van dusdanige omvang zijn dat kleinere ondernemingen niet mee kunnen dingen. 

Het is raadzaam om bij het aanbesteden van een raamovereenkomst rekening te houden met het effect op de markt en de positie van het mkb. Houd daarbij rekening met het uitgangspunt dat dat geclusterde opdrachten opgedeeld moeten worden in percelen. 

Raamovereenkomsten en MVOI

Denk bij het aanbesteden van uw raamovereenkomst ook na over de impact die u met inkoop kunt maken. Met maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) let u, naast de prijs, ook op de effecten op milieu en sociale aspecten. Neem deze beleidsdoelen op in uw inkoopbeleid en geef hier in de praktijk invulling aan. 

Rechtsbescherming

Bij raamovereenkomsten is eigenlijk 2 keer sprake van 'gunnen'. Eerst bij de aanbesteding van de raamovereenkomst en vervolgens bij het gunnen van de opdrachten op basis van nadere overeenkomsten.

Alleen bij de initiële aanbesteding van een raamovereenkomst moet u rekening houden met de regels voor rechtsbescherming. U moet hierbij alle inschrijvers 20 dagen de tijd geven om een gerechtelijke procedure te starten tegen een voornemen tot gunnen. Bij opdrachten die onder een raamovereenkomst worden gegund geldt deze verplichting niet. Echter, een partij mag altijd bezwaar maken tegen een beslissing van de aanbestedende dienst, wanneer deze handelt in strijd met het aanbestedingsrecht.

Samengevat: voor- en nadelen raamovereenkomst

Voordelen:

• Raamovereenkomsten kunt u voor een periode van maximaal 4 jaar sluiten. 
• U hoeft de opdrachten die hieruit voortkomen niet telkens Europees aan te besteden.
• U heeft geen afnameplicht.

Nadelen

• U mag opdrachten die vallen onder een raamovereenkomst niet zonder meer bij een andere leverancier afnemen buiten de raamovereenkomst om.
• Raamovereenkomsten met meerdere ondernemers zijn niet populair binnen de markt omdat er geen zekerheid is over de gunning van opdrachten. Ondernemers moeten wel tijd en geld investeren om partij te worden.
• Een raamovereenkomst beperkt de marktwerking tijdens de looptijd. Bij een sterk fluctuerende markt kan dit een groter nadeel zijn, dan bij een stabielere markt.