Praktijkvoorbeeld: Beter Aanbesteden dankzij data-analyses
Data zijn een belangrijke bron van informatie om aanbestedingen (extra) goed vorm te geven. Deze data-analyses zijn voor veel inkopers nog onbekend terrein. Wout Groeneveld, specialist Tenderdata en medeoprichter van DataConsultatie, en Aletta Peelen, teamleider Inkoop en Contractmanagement bij de gemeente Utrecht, delen in dit praktijkvoorbeeld relevante kennis over en handvatten voor succesvolle data-analyses.
“Een data-analyse is geen doel op zich, maar een middel dat helpt om uiteindelijk de juiste keuze(s) te maken in een aanbestedingsproces”, vertelt Wout Groeneveld. “Een aanbestedende dienst analyseert eerst bestaande data: wat zegt de data en hoe kan deze informatie vervolgens helpen om een (inkoop)strategie of een aanbestedingsprocedure vorm te geven? Vervolgens kun je deze resultaten toetsen door potentiële leveranciers aanvullende vragen te stellen tijdens een marktconsultatie.”
Data-analyse versus marktconsultatie
“Met een data-analyse onderzoek je bestaande data, om vervolgens op basis van de onderzoeksresultaten een (inkoop)strategie te bepalen voor een aanbesteding in de voorbereidingsfase. Deze bevindingen kun je hierna toetsen bij de markt. Een marktconsultatie houdt in dat de aanbestedende dienst verschillende partijen raadpleegt over een voorgenomen opdracht. Je stelt vragen aan de markt om te bepalen of leveranciers invulling kunnen geven aan bijvoorbeeld creatieve ideeën, verduurzaming of risicobereidheid. Dankzij deze kennis kun je een scherpere uitvraag doen die beter aansluit bij de markt”, vertelt Groeneveld.
Belangrijkste tips en quick wins voor een succesvolle data-analyse van Wout Groeneveld en Aletta Peelen:
- Begin met stap 1: bepaal de inkoopbehoefte. Denk hierbij aan de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst. En wat is het budget, de planning en het werkproces.
- Check de data en informatie, zoals gekozen procedures, aantal inschrijvers en gunningscriteria. Denk aan bronnen als TenderNed, PIANOo en de Rabobank.
- Besteed een analyse deels uit aan een data-analist, bijvoorbeeld om informatie op te vragen over de hoeveelheid inschrijvingen en de gekozen gunningscriteria en wegingsfactoren. Met TenderNed kun je een inzichten verkrijgen, maar soms is het goed een expert te raadplegen die kan helpen met het plaatsen van de inzichten in de juiste context.
- Maak een data-analyse visueel, bijvoorbeeld met een infographic.
- Houd in gedachten dat het gebruik van data een middel is voor een beter resultaat en geen doel op zich (ondersteunend).
- Gebruik de uitkomsten van de data voor het stellen van gerichtere vragen aan de markt.