Stap 6: Maak een opschalingsplan

Stap 6 is een verdiepingsslag bij de uitwerking van de uitkomst ‘Succes’ uit Stap 5. In het opschalingsplan werkt u nader uit wat uw organisatie gaat doen na een succesvol ontwikkeltraject. Onderdelen van dit opschalingsplan kunnen onder andere zijn:

• Aanpassingen in beleid, kaders, richtlijnen en werkwijzen
• Opleiden, voorlichten en enthousiasmeren van medewerkers, leveranciers en stakeholders
• Het intellectuele eigendom (zie het kader hieronder)
• Financiële dekking
• Inkoopstrategie

Inkoopstrategie

In de inkoopstrategie beschrijft u hoe u tot een leverancier komt die de ontwikkelde technologie gaat leveren. Twee mogelijke keuzes daarbij zijn:

• Bij toekomstige aanbestedingen biedt u leveranciers de ruimte om de succesvol ontwikkelde technologie te leveren. Dit vraagt om functioneel specificeren en vaak ook om het wijzigen van beleid.
• U koopt de ontwikkelde technologie direct in bij een van de deelnemers van het ontwikkeltraject. In dit geval geeft u bij de start van het ontwikkeltraject aan dat u de intentie heeft om, bij een geslaagd traject, de technologie direct af te nemen. U neemt dit ook mee in de raming. De deelnemers krijgen zo de zekerheid dat u hun oplossingen afneemt, als deze succesvol blijkt. Dit maakt deelname voor hen een stuk aantrekkelijker.

Toetsing bij betrokkenen en markt

Toets de uitwerkingen van de uitkomsten uit Stap 5 en het opschalingsplan bij de mogelijke betrokkenen en de markt. Misschien hebben zij nog belangrijke aanvullingen. Dit kan door middel van een marktconsultatie. Een consultatie zorgt voor steun en zo kunt u verifiëren of er partijen zijn die vanuit hun perspectief bezwaren zien. Dit hoeft niet alleen vanuit technisch oogpunt, vaak gaat het ook om de praktische veranderingen die een innovatie tot gevolg hebben. Zo leert de ervaring dat bij AI-innovaties er drempels kunnen ontstaan bij de betrokken partijen, omdat de AI-innovatie veranderingen vergt in hun organisatie. Of omdat er gevoeligheden zijn op het vlak van ethiek. Bij Blockchain-innovaties is het kunnen én durven delen van data binnen een (open of gesloten) Blockchain omgeving soms een drempel.

Interne projectmanagement

Het interne projectmanagement speelt een cruciale factor. Kijk vanuit dat oogpunt ook goed naar het projectteam. Een projectmanager zal het overzicht moeten behouden tot en met het einde (Stap 10).

De mensen die het meest enthousiast zijn over een innovatie zijn niet per definitie de beste projectmanagers. Naast enthousiasme is een gedegen uitvoering minstens zo belangrijk, om te kunnen anticiperen op eventuele opkomende barrières of gevoeligheden. Het streven is immers om Stap 10 te bereiken en het ontwikkelproces succesvol af te ronden.

Het innovatieteam moet met volle enthousiasme willen doorwerken aan de ontwikkelde oplossing wanneer het ontwikkelproces een ‘succes’ is. Ondertussen moeten ook alle andere stakeholders in dit enthousiasme meegaan. Aangezien er een verandering aankomt, kan bij Stap 10 soms wrijving ontstaan met personen of onderdelen binnen een organisatie. Probeer dit te voorkomen door hen op regelmatige basis tot en met het einde op de hoogte te houden. Op deze manier leert u ook van hun feedback en loopt u niet onverhoopt tegen teleurstellingen aan wanneer u bij de laatste stap het opschalingsplan wilt uitvoeren. 

Aspecten van het intellectuele eigendom

Er kunnen eigendomsvraagstukken bij digitale innovaties spelen rondom de oplossing én rondom de data. Het kan per digitale innovatie verschillen bij welke partij het intellectuele eigendom het beste gelegd kan worden en op welke wijze. Het intellectuele eigendom is relevant voor zowel aanbestedende dienst als ondernemer. Vandaar dat het onderdeel moet zijn van het opschalingsplan. U bespreekt het opschalingsplan namelijk in Stap 8 met de geselecteerde ondernemers, nog voordat u het ontwikkeltraject in gaat.

Het intellectueel eigendom kan bij de ondernemer liggen, of u kunt het naar eigen inzicht verdelen. Het is van groot belang om hierover van te voren duidelijke afspraken vast te leggen en, voor zo ver dat kan, na te gaan of er geen inbreuk wordt gepleegd op het intellectueel eigendom van derden. Afhankelijk van de complexiteit van de eigendomsvraagstukken is het aan te raden om een expert hierbij te betrekken.

Verdeling van het intellectuele eigendom

Om risico’s te beperken zijn opdrachtgevers vaak geneigd om (een gedeelte van) het eigendom te claimen. Daartegenover staat dat het intellectuele eigendom waardevol is voor ondernemers. Een opdrachtgever kan daarom ook een prikkel inbouwen in het ontwikkelproces: door het eigendom te verleggen naar de ondernemer zal de ondernemer meer bereid zijn om extra te investeren en extra gemotiveerd om het ontwikkeltraject tot een succes te maken. Een succesvol ontwikkelde oplossing kan de ondernemer immers ook aan anderen verkopen.

Leveranciersafhankelijkheid

Aandachtspunt bij eigendomsvraagstukken is het voorkomen van een vendor lock-in situatie. Een vendor lock-in is een omstandigheid waarbij een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.

Regel daarom dat u in een later stadium, indien nodig, kunt overstappen naar een andere ondernemer/oplossing. Ervaring leert dat overheden regelmatig het intellectuele eigendom bij zichzelf houden om een vendor lock-in te voorkomen. U kunt ook overwegen om het intellectueel eigendom bij de ondernemer te laten en alleen voor specifieke toepassingen een (exclusieve) licentie te krijgen. Een professionele opdrachtgever houdt rekening met zowel de eigen belangen, als die van de onderneming die haar nek uitsteekt. Bespreek een eventuele vendor lock-in situatie met de partijen vooraf om te zorg voor afspraken hierover.

Analyseer en anticipeer

Essentiële punten om in een vroeg stadium te verkennen zijn:

• Het auteursrecht op de broncode van software. Auteursrecht ontstaat automatisch ten tijde van creatie; de maker verkrijgt dit recht. Hierdoor heeft de maker het recht om de creatie openbaar te maken en te verveelvoudigen. Het is dus raadzaam om nauwkeurig vast te leggen bij wie het auteursrecht van een innovatie komt te liggen: bij de ondernemer of bij de opdrachtgever. Zijn de ARBIT-voorwaarden van toepassing, dan komt het auteursrecht op in opdracht ontwikkelde software in beginsel toe aan de opdrachtgever. Indien gewenst, is auteursrecht contractueel over te dragen.
• Eventuele octrooien. Een ondernemer kan ‘computer-implemented inventions’ octrooieren als er sprake is van een ‘verder technisch effect’ boven de normale werking van een computer. De uitvinding moet nieuw, inventief en industrieel toepasbaar zijn. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld AI en algoritmen. Met andere woorden: per casus verschilt het of een onderneming een octrooi kan verkrijgen op een algoritme.
• Inbreuk op intellectueel eigendom. Het is mogelijk om onbedoeld inbreuk te maken op het intellectueel eigendom van anderen. Adviseer ondernemers daarom nadrukkelijk om in octrooidatabanken te kijken. Octrooicentrum Nederland (RVO) kan hen hierbij ondersteunen.
• Eigendom en gebruiksvoorwaarden verzamelde data/informatie. Databankenrecht beschermt een producent van een databank tegen het onbevoegd opvragen of hergebruiken van data door derden. Om dit recht te verkrijgen is het noodzakelijk dat u kunt aantonen een flinke investering in de bouw van de databank heeft gedaan.
• Geheimhouding. Vaak zijn de code en technische werkwijze van software te bewaren als bedrijfsgeheim. Ook voor allerlei data kunnen bedrijfsgeheimen van groot belang zijn. Sta dus stil bij bedrijfsgeheimen en leg de geheimhoudingsmaatregelen tijdig vast. .

U moet van tevoren weten waarvoor de data wordt gebruikt en daarover vooraf transparant in zijn.